Dịch vụ giao nhận hàng hóa là phần việc đứng giữa người bán, người mua và hãng vận chuyển: đặt chỗ, gom hàng, làm chứng từ, khai hải quan và đưa hàng tới kho người nhận. Cái khó là cùng một cái tên “forwarder” nhưng mỗi đơn vị nhận một phạm vi khác nhau, nên doanh nghiệp hay chọn nhầm người hoặc bị tính thêm phí ngoài báo giá. Bài này đi qua: khái niệm, các dịch vụ giao nhận hàng hóa thường gặp, đại lý giao nhận làm gì, nhà cung cấp dịch vụ logistics khác gì, quy trình thuê dịch vụ, các khoản phí, trách nhiệm pháp lý và kinh nghiệm chọn đơn vị.
Mục lục
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa là gì
- Các dịch vụ giao nhận hàng hóa thường gặp
- Đại lý giao nhận là ai và làm gì
- Nhà cung cấp dịch vụ logistics khác gì đơn vị giao nhận hàng hóa
- Phân biệt đại lý giao nhận, nhà cung cấp logistics, hãng tàu và đại lý hải quan
- Quy trình thuê dịch vụ cho lô hàng nhập khẩu
- Phí dịch vụ giao nhận hàng hóa gồm những khoản nào
- Trách nhiệm pháp lý của đơn vị giao nhận
- Kinh nghiệm chọn đơn vị giao nhận hàng hóa và lỗi hay gặp
- Câu hỏi thường gặp
- Kết luận
1. Dịch vụ giao nhận hàng hóa là gì
Dịch vụ giao nhận hàng hóa (freight forwarding service) là việc một thương nhân thay chủ hàng tổ chức đưa hàng từ nơi gửi tới nơi nhận. Đơn vị giao nhận lo các khâu nhận hàng, đặt chỗ với hãng vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, làm chứng từ và giao hàng. Chủ hàng trả một khoản thù lao cho phần việc đó.
Trong luật Việt Nam, hoạt động này nằm trong khái niệm dịch vụ logistics tại Điều 233 Luật Thương mại 2005. Luật này thay cho cách gọi cũ trong Luật Thương mại 1997, nên hai tên gọi “giao nhận” và “logistics” thường được dùng lẫn cho nhau. Nghị định 163/2017/NĐ-CP liệt kê cụ thể các nhóm dịch vụ logistics, trong đó có dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa và dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan.
Nói gọn: đơn vị giao nhận là “người tổ chức” chuyến hàng, còn tàu, máy bay, xe tải là “người chở”. Một lô hàng nhập khẩu có thể đi qua ba đến năm đơn vị, và đơn vị giao nhận là đầu mối nối các đơn vị đó.
Chưa rõ lô hàng của bạn cần thuê trọn gói hay chỉ một khâu? Nhắn mô tả hàng và tuyến đi qua Zalo 0909 742 035, chúng tôi tư vấn phạm vi phù hợp trong 2 giờ làm việc.
2. Các dịch vụ giao nhận hàng hóa thường gặp
Các dịch vụ giao nhận hàng hóa có thể mua lẻ từng khâu hoặc mua trọn gói từ kho người bán tới kho người mua (door to door). Bảng dưới đây gom theo nhóm việc mà doanh nghiệp hay thuê nhất khi giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
| Nhóm dịch vụ | Việc đơn vị giao nhận làm | Chứng từ liên quan |
|---|---|---|
| Tư vấn tuyến và đặt chỗ | Chọn phương thức, chọn hãng, làm booking với hãng tàu hoặc hãng bay | Booking confirmation |
| Vận chuyển quốc tế | Hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL), hàng air, hàng đường bộ qua biên giới | Vận đơn (B/L, AWB) |
| Gom hàng lẻ | Gom nhiều lô nhỏ của nhiều chủ hàng vào một container, hoặc đi nhờ qua co-loader | House B/L |
| Thủ tục hải quan | Tra mã HS, khai tờ khai, xử lý kiểm tra chuyên ngành, nộp thuế thay | Tờ khai, C/O, giấy phép |
| Giao nhận tại cảng | Lấy lệnh D/O, đóng phí cảng, kéo container, trả vỏ | D/O, phiếu EIR |
| Vận tải nội địa | Xe tải, xe container từ cảng hoặc kho về nhà máy | Biên bản giao nhận |
| Kho bãi | Lưu kho thường, kho CFS, kho ngoại quan | Phiếu nhập/xuất kho |
| Bảo hiểm hàng hóa | Mua bảo hiểm thay chủ hàng, hỗ trợ khi có tổn thất | Đơn bảo hiểm |
Với dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế, phạm vi đơn vị nhận còn phụ thuộc vào điều kiện Incoterms trong hợp đồng. Mua FOB thì người mua phải tự lo cước biển và mọi việc ở đầu nhập. Mua CIF thì người bán đã trả cước, bạn chỉ cần dịch vụ giao nhận hàng hóa ở đầu Việt Nam. Hỏi rõ điều kiện này trước khi xin báo giá để khỏi trả hai lần cho một khâu.
Cần một bảng phạm vi dịch vụ cho đúng điều kiện Incoterms của hợp đồng? Gửi hợp đồng hoặc proforma invoice qua email marketing@lenguyentst.com.vn, chúng tôi đánh dấu khâu nào bạn phải thuê.
3. Đại lý giao nhận là ai và làm gì
Đại lý giao nhận (freight forwarder) là cá nhân hoặc tổ chức đứng giữa người gửi hàng (shipper), người nhận hàng (consignee) và người chuyên chở (carrier). Đa số đơn vị loại này không có tàu hay máy bay. Họ mua chỗ của hãng vận chuyển rồi tổ chức chuyến hàng qua mạng lưới đối tác ở cả hai đầu.
Khi forwarder phát hành vận đơn của chính mình (House B/L) và chịu trách nhiệm như một người chuyên chở, họ hoạt động theo mô hình NVOCC. Phần khác biệt này được giải thích kỹ ở bài NVOCC là gì và khác gì freight forwarder.
3.1. Chọn phương thức và tuyến vận chuyển
Forwarder dựa vào đặc điểm hàng (hàng dễ hỏng, hàng nguy hiểm, hàng giá trị cao, hàng cồng kềnh) để chọn phương thức. Hàng cần gấp thì đi air. Hàng nặng, không gấp thì đi biển để giảm cước. Hàng từ Trung Quốc còn có thể đi đường bộ qua cửa khẩu Lạng Sơn.
3.2. Giảm chi phí và rủi ro
Forwarder gom sản lượng của nhiều chủ hàng nên thường có giá cước tốt hơn chủ hàng tự đặt với hãng tàu. Họ cũng giúp tránh các rủi ro hay gặp:
- Hàng hỏng, thất lạc do đóng gói không đúng.
- Hàng nằm cảng vì thiếu chứng từ.
- Khai sai vận đơn hoặc manifest, phải sửa và chịu phạt.
3.3. Lo chứng từ giao nhận hàng hóa và thủ tục hải quan
Forwarder kiểm tra bộ chứng từ hồ sơ (hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ) trước khi hàng tới. Nếu đơn vị đó đồng thời là đại lý làm thủ tục hải quan, họ đứng tên khai tờ khai thay bạn. Điều kiện để làm đại lý hải quan được quy định tại Điều 20 Luật Hải quan 2014; xem thêm bài đại lý hải quan là gì.
3.4. Theo dõi hàng và xử lý sự cố
Trong lúc hàng đi, forwarder cập nhật lịch tàu, gửi giấy báo hàng đến và xử lý khi tàu đổi lịch hoặc hàng bị giữ lại kiểm tra.
Bạn đang tìm một đại lý giao nhận nhận cả phần hải quan ở đầu nhập? Gọi 0909 742 035 để chúng tôi xem lô hàng cụ thể của bạn.
4. Nhà cung cấp dịch vụ logistics khác gì đơn vị giao nhận hàng hóa
Nhà cung cấp dịch vụ logistics (Logistics Service Provider, viết tắt LSP) là đơn vị nhận quản lý một phần lớn hoặc toàn bộ hoạt động hậu cần của doanh nghiệp: vận chuyển, lưu kho, xử lý đơn hàng và quản lý tồn kho. Khác với forwarder thuần túy, nhiều LSP có kho bãi, đội xe riêng và hệ thống phần mềm quản lý.
4.1. Quản lý vận chuyển, lưu kho ngoài khâu giao nhận hàng hóa
LSP tổ chức hàng đi từ nhà cung cấp tới nhà máy rồi tới nhà phân phối, kèm kho bãi bảo quản đúng điều kiện như kho lạnh cho thực phẩm.
4.2. Dùng phần mềm để theo dõi hàng
LSP thường dùng hệ thống quản lý kho (WMS) và hệ thống quản lý vận tải (TMS) để theo dõi hàng và tồn kho theo ngày.
4.3. Dịch vụ giá trị gia tăng
- Đóng gói lại, dán nhãn phụ tiếng Việt cho hàng nhập khẩu.
- Kiểm đếm, kiểm tra ngoại quan hàng trước khi xuất kho.
- Xử lý đơn hàng, giao thẳng tới tay người mua cho các shop bán online.
Nói cách khác, forwarder lo cho từng chuyến hàng, còn LSP lo cho cả dòng hàng chạy đều quanh năm. Doanh nghiệp nhập khẩu theo từng lô thường chỉ cần đơn vị giao nhận; doanh nghiệp có kho phân phối mới cần thêm LSP.
5. Phân biệt đại lý giao nhận, nhà cung cấp logistics, hãng tàu và đại lý hải quan
Bốn khái niệm này hay bị dùng lẫn trong báo giá dịch vụ giao nhận hàng hóa và hợp đồng. Bảng sau giúp bạn biết mình đang làm việc với ai và ai chịu trách nhiệm phần nào.
| Tiêu chí | Forwarder | Nhà cung cấp logistics (LSP, 3PL) | Hãng tàu (shipping line) | Đại lý hải quan |
|---|---|---|---|---|
| Việc chính | Tổ chức chuyến hàng, chứng từ | Quản lý vận chuyển, kho, tồn kho | Chở hàng bằng tàu của mình | Khai và làm thủ tục hải quan |
| Phương tiện, kho | Thường không có | Thường có kho, đội xe | Có tàu, container | Không cần |
| Vận đơn phát hành | House B/L (nếu làm NVOCC) | Tùy dịch vụ | Master B/L | Không phát hành |
| Dịch vụ giá trị gia tăng | Ít | Nhiều (đóng gói, dán nhãn, xử lý đơn) | Không | Tư vấn mã HS, thuế |
| Điều kiện riêng | Theo Nghị định 163/2017/NĐ-CP | Theo Nghị định 163/2017/NĐ-CP | Theo luật hàng hải | Điều 20 Luật Hải quan 2014 |
Trên thực tế, một công ty có thể làm cả bốn vai trừ vai hãng tàu. Lê Nguyễn Logistics vừa làm giao nhận hàng hóa vừa nhận khai báo hải quan, nên chủ hàng chỉ cần làm việc với một đầu mối. Đọc thêm bài local forwarder và global forwarder nếu bạn đang cân nhắc giữa đơn vị trong nước và đơn vị mạng lưới toàn cầu.
6. Quy trình thuê dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Với một lô hàng nhập khẩu đường biển, quy trình dùng dịch vụ giao nhận hàng hóa thường gồm 6 bước, từ lúc gửi thông tin tới khi tờ khai hải quan thông quan và hàng về kho.
Bước 1. Gửi thông tin lô hàng
Bạn gửi tên hàng, điều kiện Incoterms, cảng đi, cảng đến, số kiện, trọng lượng, thể tích và ngày hàng sẵn sàng. Thiếu thể tích thì đơn vị giao nhận không báo được giá hàng lẻ.
Bước 2. Nhận báo giá và chốt phạm vi dịch vụ giao nhận hàng hóa
Báo giá phải tách cước chính, phụ phí đầu nước ngoài, phụ phí đầu Việt Nam và phí dịch vụ. Chốt rõ khâu nào đơn vị làm, khâu nào bạn tự làm.
Bước 3. Đặt chỗ và lấy hàng ở nước ngoài
Đơn vị giao nhận làm booking, liên hệ đại lý ở nước xuất khẩu để lấy hàng, đóng container và gửi bản nháp vận đơn cho bạn kiểm tra. Đây là chứng từ giao nhận hàng hóa quan trọng nhất của cả lô.
Bước 4. Chuẩn bị chứng từ trước khi hàng tới
Bạn gửi hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, C/O (nếu có). Đơn vị giao nhận tra mã HS, kiểm tra hàng có thuộc diện giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành không, rồi khai trước tờ khai hải quan. Hồ sơ đủ từ bước này thì lô hàng thông quan nhanh hơn.
Bước 5. Nhận giấy báo hàng đến, lấy D/O và thông quan tờ khai hải quan
Khi tàu cập, đơn vị giao nhận đóng phí địa phương, lấy lệnh giao hàng, truyền tờ khai và xử lý theo luồng xanh, vàng hoặc đỏ. Chi tiết từng bước ở bài quy trình làm hàng nhập của forwarder.
Bước 6. Giao hàng về kho và trả vỏ container
Hàng thông quan xong được kéo về kho của bạn. Đơn vị giao nhận trả vỏ container đúng hạn để tránh phí lưu vỏ, rồi gửi lại bộ chứng từ gốc để bạn lưu hồ sơ.
Không muốn tự khai tờ khai ở bước 4 và bước 5? Xem dịch vụ khai báo hải quan của Lê Nguyễn Logistics.
7. Phí dịch vụ giao nhận hàng hóa gồm những khoản nào
Chi phí cho một lô giao nhận hàng hóa không phải một con số. Nó là tổng của nhiều khoản, và mỗi lô hàng có một tổ hợp khác nhau. Khi so báo giá giữa các đơn vị, bạn nên đặt các khoản dưới đây cạnh nhau thay vì chỉ so tổng tiền.
| Nhóm phí | Gồm những gì | Ai thu |
|---|---|---|
| Cước vận chuyển chính | Cước biển (O/F) hoặc cước hàng không (A/F) | Hãng vận chuyển, qua đơn vị giao nhận |
| Phụ phí địa phương | THC, phí chứng từ, phí D/O, phí CFS với hàng lẻ… xem bài local charge là gì | Hãng tàu hoặc đại lý |
| Phí dịch vụ hải quan | Khai tờ khai, xử lý kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành | Đơn vị giao nhận |
| Vận tải nội địa | Kéo container hoặc xe tải từ cảng về kho | Nhà xe, qua đơn vị giao nhận |
| Phí lưu container, lưu bãi | DEM, DET, phí lưu bãi khi hàng nằm cảng quá hạn miễn phí — xem cách tính ở bài phí lưu container | Hãng tàu, cảng |
| Bảo hiểm | Phí bảo hiểm hàng hóa nếu điều kiện giao hàng yêu cầu bên mua mua | Công ty bảo hiểm |
Ba yếu tố làm phí dịch vụ giao nhận hàng hóa thay đổi nhiều nhất là tuyến đi, mùa vận chuyển và loại hàng. Hàng lẻ tính theo khối hoặc theo trọng lượng (lấy số lớn hơn), hàng nguyên container tính theo container. Hàng phải kiểm tra chuyên ngành tốn thêm phí đăng ký và thời gian chờ kết quả. Kinh nghiệm hỏi giá cho đúng nằm ở bài kinh nghiệm xin giá cước vận chuyển.
Muốn báo giá chính xác cho lô hàng của bạn? Gửi invoice và packing list về marketing@lenguyentst.com.vn, chúng tôi tính trong ngày.
8. Trách nhiệm pháp lý khi dùng dịch vụ giao nhận hàng hóa
Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics được quy định từ Điều 235 Luật Thương mại 2005. Luật này cũng nêu các trường hợp thương nhân được miễn trách nhiệm (Điều 237) và giới hạn trách nhiệm (Điều 238). Nghị định 163/2017/NĐ-CP quy định chi tiết thêm phần giới hạn trách nhiệm này.
Ba điểm bạn nên nắm khi ký hợp đồng:
- Đơn vị giao nhận phải làm đúng chỉ dẫn của bạn. Nếu bạn chỉ dẫn sai (khai sai tên hàng, sai trọng lượng) dẫn tới tổn thất, đơn vị đó có thể được miễn trách nhiệm.
- Mức bồi thường tối đa thường bị giới hạn. Hàng giá trị cao nên khai giá trị hoặc mua bảo hiểm riêng thay vì trông vào trách nhiệm của đơn vị giao nhận.
- Đơn vị giao nhận có quyền cầm giữ hàng hoặc chứng từ khi chủ hàng chưa thanh toán các khoản đã thỏa thuận.
Hợp đồng nên ghi rõ phạm vi việc, thời hạn, cách tính phí phát sinh và mức giới hạn trách nhiệm, để khi hàng hỏng bạn có căn cứ đòi bồi thường.
9. Kinh nghiệm chọn đơn vị giao nhận hàng hóa và lỗi hay gặp
Làm hàng cho khách, chúng tôi thấy phần lớn rắc rối không đến từ hãng tàu mà đến từ việc hai bên hiểu khác nhau về phạm vi dịch vụ giao nhận hàng hóa. Một số lỗi lặp lại:
- Chỉ so tổng tiền: báo giá rẻ thường để ngoài phí D/O, phí CFS hoặc phí nâng hạ. Đến khi hàng về mới phát sinh.
- Không hỏi thời gian miễn phí lưu container: hàng phải kiểm tra chuyên ngành có thể nằm cảng lâu hơn số ngày miễn phí, tiền lưu vỏ cao hơn cả phí dịch vụ.
- Gửi hồ sơ sát ngày tàu cập: đơn vị giao nhận không kịp kiểm tra mã HS và chính sách, tờ khai hải quan bị sửa nhiều lần, hàng chậm thông quan.
- Không kiểm tra bản nháp vận đơn: sai tên người nhận hoặc mô tả hàng phải sửa manifest, mất phí và thời gian.
Khi chọn đơn vị, nên hỏi họ đã làm mặt hàng giống của bạn chưa và ai trực tiếp khai hải quan. Năm tiêu chí cụ thể có ở bài cách lựa chọn đơn vị vận tải phù hợp. Bạn có thể xem thêm năng lực và kinh nghiệm làm hàng của chúng tôi ở trang giới thiệu Lê Nguyễn Logistics.
Đang vướng đúng một trong các lỗi trên? Gọi 0909 742 035, chúng tôi đã xử lý nhiều ca tương tự cho hàng nhập từ Trung Quốc, Hàn Quốc và châu Âu.
10. Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ giao nhận hàng hóa tiếng Anh là gì?
Tên tiếng Anh là freight forwarding service. Người làm dịch vụ gọi là freight forwarder, thường viết tắt là forwarder.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa và dịch vụ logistics có giống nhau không?
Theo Luật Thương mại 2005, giao nhận là một phần của dịch vụ logistics. Logistics rộng hơn, gồm cả kho bãi, quản lý tồn kho, đóng gói và phân phối.
Có nên thuê trọn gói từ kho người bán tới kho người mua không?
Nên thuê trọn gói khi bạn mới nhập khẩu, hàng có kiểm tra chuyên ngành hoặc mua theo điều kiện EXW, FOB. Doanh nghiệp đã có người làm chứng từ có thể chỉ thuê cước và vận tải nội địa.
Forwarder có được khai hải quan thay doanh nghiệp không?
Chỉ khi đơn vị đó đủ điều kiện làm đại lý làm thủ tục hải quan theo Điều 20 Luật Hải quan 2014 và có nhân viên đại lý hải quan. Nếu không, tờ khai vẫn phải đứng tên doanh nghiệp.
Phí dịch vụ giao nhận hàng hóa có chịu thuế GTGT không?
Có, phí dịch vụ trong nước chịu thuế GTGT theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15. Riêng một số dịch vụ gắn với vận tải quốc tế được áp mức thuế khác; bạn nên hỏi đơn vị giao nhận tách dòng thuế trên hóa đơn.
11. Kết luận
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là cầu nối giữa chủ hàng, hãng vận chuyển và cơ quan hải quan. Forwarder lo tổ chức chuyến hàng, nhà cung cấp dịch vụ logistics lo cả kho và tồn kho; hiểu rõ phạm vi và các khoản phí dịch vụ giao nhận hàng hóa giúp bạn chọn đúng đơn vị và không trả thêm tiền ngoài báo giá.
Theo dõi fanpage Lê Nguyễn Logistics để nhận cập nhật cước và chính sách xuất nhập khẩu mới nhất.
Lê Nguyễn Logistics
Hotline / Zalo: 0909 742 035
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Website: https://lenguyentst.com.vn/
