Xin giá cước vận chuyển là bước đầu tiên của mọi lô hàng xuất nhập khẩu, và cũng là bước quyết định phần lớn chi phí logistics bạn sẽ trả. Cùng một lô hàng 1 container 40 feet, hai bản báo giá cước có thể lệch nhau vài trăm USD chỉ vì một bên tính trọn phụ phí, bên kia tách riêng local charge. Bài này tổng hợp kinh nghiệm xin giá cước vận chuyển mà Lê Nguyễn Logistics dùng hằng ngày: chuẩn bị thông tin gì, gửi yêu cầu ra sao, đọc báo giá cước biển và hàng không thế nào, và những lỗi khiến chi phí đội lên sau khi hàng đã đi.
Nội dung bài gồm 7 phần:
- 1. Thông tin cần có trước khi xin giá cước vận chuyển
- 2. Gửi yêu cầu xin giá cước vận chuyển: gửi cho ai, gửi thế nào
- 3. Cách đọc báo giá cước biển và hàng không
- 4. So sánh và check giá cước giữa các đơn vị
- 5. Thương lượng và chốt giá cước
- 6. Những sai lầm hay gặp khi xin giá cước vận chuyển
- 7. Câu hỏi thường gặp
1. Thông tin cần có trước khi xin giá cước vận chuyển
Đơn vị vận chuyển chỉ báo giá cước đúng khi nhận đủ dữ liệu. Vì vậy trước khi xin giá cước vận chuyển, bạn cần gom đủ thông tin lô hàng. Thiếu một chi tiết, họ sẽ báo theo giả định của họ, và giả định đó thường là phương án rẻ nhất để giữ khách. Khi hàng thật đi, phần chênh lệch quay lại thành phụ phí cộng vào cước vận chuyển.
Bảng thông tin tối thiểu cho một yêu cầu báo giá cước
| Nhóm thông tin | Cần ghi rõ | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Tên hàng | Tên thương mại, mô tả ngắn, mã HS nếu đã có | Hàng nguy hiểm, hàng lạnh, hàng quá khổ có biểu giá riêng |
| Số lượng, trọng lượng | Số kiện, trọng lượng cả bì (GW), kích thước từng kiện | Quyết định số khối (CBM) hoặc trọng lượng tính cước |
| Loại lô | Nguyên container (FCL) loại 20/40/40HC hay hàng lẻ (LCL) | Hai cách tính giá cước khác nhau hoàn toàn |
| Điểm đi, điểm đến | Cảng/sân bay đi và đến, địa chỉ lấy hàng, giao hàng nếu có | Tách được cước vận chuyển quốc tế và cước nội địa hai đầu |
| Điều kiện Incoterms | EXW, FOB, CFR, CIF, DAP, DDP… | Xác định bạn phải trả những chặng nào |
| Thời gian | Ngày hàng sẵn sàng, hạn cần hàng về | Giá cước thay đổi theo tuần, mùa cao điểm có phụ thu |
| Dịch vụ kèm | Khai báo hải quan, bảo hiểm, kiểm tra chuyên ngành | Tránh báo giá thiếu hạng mục |
Điều kiện giao hàng là chỗ người mới hay bỏ qua. Mua theo CIF thì người bán đã trả cước chính, bạn chỉ cần giá cước từ cảng đến trở về kho. Mua theo EXW thì phải xin giá trọn từ xưởng người bán. Nếu chưa chắc mình đang chịu chặng nào, xem lại bài Incoterms là gì và cách vận dụng trước khi gửi yêu cầu.
Với hàng lẻ, số khối và trọng lượng quyết định giá. Hãy lấy số liệu từ packing list và giá trị lô hàng từ hóa đơn thương mại (commercial invoice) để báo giá dựa trên con số thật. Chưa rõ nên đi nguyên container hay ghép lẻ, bài so sánh hàng FCL và LCL có cách tính ngưỡng hòa vốn.
Chưa chắc lô hàng của bạn cần những thông tin nào để xin giá cước vận chuyển và nhận báo giá cước chính xác? Gửi packing list qua Zalo 0909 742 035, chúng tôi chỉ ra chỗ còn thiếu trong 2 giờ làm việc.
2. Gửi yêu cầu xin giá cước vận chuyển: gửi cho ai, gửi thế nào
2.1. Hãng tàu, hãng bay hay công ty giao nhận
Doanh nghiệp nhỏ và vừa hiếm khi xin giá cước vận chuyển trực tiếp từ hãng tàu mà được giá tốt. Hãng tàu ưu tiên khách có sản lượng đều hàng tháng và ký hợp đồng giá năm. Công ty giao nhận (forwarder) gom sản lượng của nhiều chủ hàng nên thường có cước biển ngang hoặc thấp hơn giá hãng tàu báo cho khách lẻ. Họ còn lo luôn chặng nội địa và thủ tục hải quan.
Kinh nghiệm của chúng tôi khi xin giá cước vận chuyển: gửi yêu cầu cho 3–4 đơn vị, gồm ít nhất 1 forwarder có tuyến mạnh đúng cảng bạn cần. Gửi cho 10 đơn vị không giúp giá tốt hơn, chỉ tốn thời gian đọc báo giá.
2.2. Mẫu email xin báo giá cước
Một email xin giá cước vận chuyển tốt chỉ cần đủ ý và dễ trả lời, để bên nhận tính đúng cước vận chuyển cho từng chặng. Bạn có thể dùng khung dưới đây:
Tiêu đề: Xin báo giá cước biển FCL 1x40HC Ninh Bo – Cát Lái, hàng sẵn 10/10
Chào anh/chị,
Công ty chúng tôi cần báo giá cước cho lô hàng sau:
– Hàng: bàn ghế gỗ đóng thùng carton, hàng thường, không nguy hiểm
– Số lượng: 1 container 40HC, khoảng 12.000 kg
– Tuyến: Ninh Bo (Trung Quốc) – Cát Lái (TP.HCM), điều kiện FOB Ninh Bo
– Ngày hàng sẵn sàng: 10/10/2026
– Dịch vụ: cước biển + local charge đầu nhập + khai báo hải quan + vận chuyển về kho Bình Dương
Nhờ anh/chị báo rõ: cước biển, từng khoản phụ phí, local charge, thời gian vận chuyển, số ngày miễn phí lưu cont và thời hạn hiệu lực của giá.
Câu cuối của email là phần quan trọng nhất. Nó buộc bên báo giá phải liệt kê đủ các khoản thay vì chỉ đưa một con số đẹp.
2.3. Xin giá cước vận chuyển hàng không khác gì
Với hàng air, báo giá cước tính theo trọng lượng tính cước, là số lớn hơn giữa trọng lượng thật và trọng lượng quy đổi từ thể tích. Hàng nhẹ mà cồng kềnh thường bị tính theo thể tích. Vì vậy khi xin giá cước hàng không, bạn bắt buộc gửi kích thước từng kiện. Các yếu tố khác làm giá air dao động được tổng hợp ở bài 10 yếu tố ảnh hưởng đến giá cước vận tải đường hàng không. Hàng có pin, hóa chất, bình xịt phải khai trước vì thuộc 9 nhóm hàng nguy hiểm theo IATA và có phụ phí riêng.
3. Cách đọc báo giá cước biển và hàng không
Kết quả của việc xin giá cước vận chuyển là một bản báo giá cước. Một bản báo giá cước biển thường gồm ba phần: cước chính (ocean freight), phụ phí của hãng tàu và phí địa phương (local charge) tại hai đầu cảng. Người mới hay chỉ nhìn dòng cước vận chuyển chính, trong khi phần còn lại có thể cao ngang hoặc hơn cước chính trên tuyến ngắn châu Á.
3.1. Các khoản thường gặp trong báo giá cước
| Khoản phí | Tên thường gặp | Tính theo | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Cước chính | O/F (ocean freight), A/F (air freight) | Container, CBM hoặc kg | Biến động theo tuần |
| Phụ phí nhiên liệu | BAF, FAF, LSS | Container | Có thể đã gộp trong cước hoặc tách riêng |
| Phụ phí mùa cao điểm | PSS, GRI | Container | Hay xuất hiện trước các dịp lễ lớn |
| Phí xếp dỡ tại cảng | THC | Container | Thu ở cả cảng đi và cảng đến |
| Phí chứng từ | DOC, B/L fee, D/O fee | Bộ chứng từ | Đầu xuất thu phí vận đơn, đầu nhập thu phí lệnh giao hàng |
| Phí vệ sinh, cân bằng cont | CLN, CIC | Container | Tùy hãng tàu, tùy tuyến |
| Phí hàng lẻ tại kho | CFS | CBM | Chỉ có với hàng LCL |
Nhóm phí thu tại cảng Việt Nam thường gọi chung là local charge. Danh sách chi tiết từng khoản cho lô hàng nguyên container có trong bài các loại phí trong xuất nhập khẩu đường biển cho lô hàng FCL. Còn chữ viết tắt lạ trong bảng giá của hãng, bạn tra ở bài tariff là gì.
3.2. Ba dòng nhỏ quyết định chi phí thật
- Thời hạn hiệu lực (validity): giá cước biển thường chỉ giữ trong một khoảng ngắn, có khi chỉ đến hết tháng. Hàng đi sau ngày đó, giá được báo lại theo thị trường.
- Số ngày miễn phí lưu cont, lưu bãi (free time): hết số ngày này bắt đầu tính phí lưu container. Cách tính được giải thích ở bài phí demurrage, detention, storage.
- Chữ “subject to”: báo giá ghi “subject to space and equipment” nghĩa là giá chỉ đúng khi còn chỗ trên tàu và còn container rỗng.
3.3. Quy định về niêm yết giá và phụ thu
Nghị định 146/2016/NĐ-CP quy định việc niêm yết giá, phụ thu ngoài giá dịch vụ vận chuyển hàng container bằng đường biển và giá dịch vụ tại cảng biển. Theo đó, hãng tàu phải công khai các khoản phụ thu, và khi tăng giá phải niêm yết trước khi áp dụng. Giá dịch vụ tại cảng biển (bốc dỡ container và các dịch vụ liên quan) thực hiện theo Thông tư 12/2024/TT-BGTVT, đã sửa đổi bởi Thông tư 31/2024/TT-BGTVT.
Đọc báo giá cước biển mà không chắc khoản nào hợp lý? Chụp báo giá gửi qua Zalo 0909 742 035, chúng tôi chỉ ra khoản nào cao bất thường và khoản nào còn thiếu.
4. So sánh và check giá cước giữa các đơn vị
So sánh báo giá cước chỉ có ý nghĩa khi các bản cùng phạm vi, cùng tính hoặc cùng không tính local charge. Cách làm của chúng tôi sau khi xin giá cước từ 3–4 nơi là dựng một bảng tính: mỗi cột một bản báo giá cước, mỗi hàng một khoản phí, cộng ra tổng chi phí đến kho. Khoản nào bên nào không báo thì ghi “chưa báo” và hỏi lại, không tự điền số 0.
4.1. Check giá cước trên kênh công khai
Muốn check giá cước trước khi xin giá cước vận chuyển chính thức hoặc trước khi đàm phán, bạn có thể tham khảo mặt bằng giá trên trang báo giá trực tuyến của hãng tàu lớn hoặc sàn giao dịch cước. Số liệu ở đó là giá tham khảo tại thời điểm tra, thường chưa gồm đầy đủ local charge và phí nội địa. Dùng nó để biết giá cước đang lên hay xuống và để đối chiếu với báo giá cước forwarder gửi, không dùng làm giá chốt.
4.2. Tiêu chí ngoài giá
- Thời gian vận chuyển và tuyến đi thẳng hay chuyển tải: tàu chuyển tải rẻ hơn nhưng dễ trễ và dễ phát sinh phí lưu cont ở đầu nhập.
- Số ngày free time: chênh 7 ngày miễn phí có thể đáng giá hơn chênh 50 USD giá cước.
- Mức local charge đầu nhập: hai forwarder dùng chung hãng tàu vẫn có thể thu local charge khác nhau, vì một số bên cộng thêm phí dịch vụ riêng.
- Người xử lý chứng từ: đơn vị lo được cả hồ sơ, tờ khai hải quan và thông quan giúp bạn giảm rủi ro chậm lấy hàng. So với tổng cước vận chuyển, khoản này nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn đến tiến độ.
- Bảo hiểm hàng hóa: trách nhiệm bồi thường của người vận chuyển theo Bộ luật Hàng hải 2015 có giới hạn, thường thấp hơn giá trị hàng. Hàng giá trị cao nên mua thêm bảo hiểm hàng hóa quốc tế.
5. Thương lượng và chốt giá cước
Giá cước không phải con số cố định, nhất là với forwarder. Có bảng so sánh trong tay, bạn còn dư địa để thương lượng. Một số cách thương lượng hiệu quả:
- Đưa sản lượng cả năm: nói rõ bạn đi bao nhiêu container mỗi tháng. Sản lượng đều là thứ đổi được giá tốt nhất.
- Linh hoạt ngày tàu: chấp nhận đi tàu sớm hơn hoặc muộn hơn vài ngày giúp bên vận chuyển xếp chỗ rẻ hơn.
- Xin giá trọn gói đến kho: một con số gồm cước, local charge, thủ tục hải quan và xe nội địa giúp bạn khóa chi phí và dễ so sánh.
- Hỏi riêng số ngày free time: nhiều hãng tàu cho thêm ngày miễn phí nếu xin trước khi đặt chỗ.
- Chốt bằng văn bản: xác nhận qua email hoặc booking note, ghi rõ giá các khoản phụ phí, thời hạn hiệu lực. Giá nói qua điện thoại không có giá trị khi phát sinh tranh chấp.
Muốn cắt giảm chi phí ở các khâu khác ngoài giá cước, xem thêm bài cách tối ưu chi phí logistics để tăng cạnh tranh.
Nếu không có thời gian tự xin giá cước vận chuyển từ nhiều nơi rồi ngồi so từng khoản, Lê Nguyễn Logistics báo giá trọn gói gồm vận tải đường biển, vận tải đường hàng không và dịch vụ khai báo hải quan. Gửi invoice và packing list về marketing@lenguyentst.com.vn, chúng tôi báo giá trong ngày.
6. Những sai lầm hay gặp khi xin giá cước vận chuyển
Làm hàng cho khách nhiều năm, chúng tôi thấy phần lớn chi phí phát sinh không đến từ giá cước chính mà từ những lỗi dưới đây.
6.1. Khai thiếu hoặc sai thông tin hàng
Khai hàng thường nhưng thực tế có pin lithium, hoặc khai 10 khối nhưng đo thực tế 12 khối. Hậu quả: hãng tính lại cước, thu phụ phí hàng nguy hiểm, có khi từ chối xếp hàng. Cách tránh: đo lại kích thước kiện trước khi xin giá cước vận chuyển và ghi rõ mọi đặc tính đặc biệt của hàng.
6.2. Chỉ so giá cước chính
Bản báo giá cước biển rẻ hơn 30 USD nhưng không có local charge như THC, phí D/O, phí vệ sinh cont. Khi hàng về, tổng tiền cao hơn bản báo giá đắt. Cách tránh: luôn so tổng chi phí đến kho trên cùng một bảng.
6.3. Bỏ qua thời hạn hiệu lực
Xin giá đầu tháng, hàng đi cuối tháng sau, báo giá đã hết hiệu lực và thị trường tăng. Cách tránh: đặt chỗ ngay khi chốt giá, hoặc xin giá gần ngày hàng sẵn sàng.
6.4. Không hỏi số ngày miễn phí ở đầu nhập
Hàng về kẹt thủ tục kiểm tra chuyên ngành 10 ngày, free time chỉ có 5 ngày. Phí lưu cont có thể vượt cả tiền cước. Cách tránh: hỏi free time khi xin giá, chuẩn bị hồ sơ đăng ký kiểm tra và tờ khai hải quan trước khi tàu cập cảng để hàng thông quan sớm.
Kinh nghiệm thực tế của đội ngũ chúng tôi được giới thiệu tại trang giới thiệu Lê Nguyễn Logistics. Đang vướng đúng một trong các lỗi trên? Gọi 0909 742 035, chúng tôi đã xử lý nhiều ca tương tự.
7. Câu hỏi thường gặp
Mẫu báo giá cước biển gồm những gì?
Một mẫu báo giá cước biển đầy đủ gồm: tuyến và cảng đi, cảng đến; loại container hoặc số khối; cước biển; từng khoản phụ phí của hãng tàu; local charge hai đầu; thời gian vận chuyển; tàu đi thẳng hay chuyển tải; số ngày free time; thời hạn hiệu lực của giá. Báo giá cước thiếu mục nào, bạn nên hỏi lại trước khi so sánh.
Phí local charge gồm những gì?
Local charge là các khoản thu tại cảng Việt Nam ngoài cước chính, thường gồm phí xếp dỡ container (THC), phí chứng từ, phí vận đơn hoặc lệnh giao hàng, phí seal, phí vệ sinh container, phí cân bằng container. Hàng lẻ có thêm phí CFS. Mỗi hãng tàu và mỗi cảng có mức thu khác nhau.
Check giá cước tàu ở đâu?
Bạn có thể check giá cước tàu trên trang báo giá trực tuyến của các hãng tàu lớn hoặc sàn giao dịch cước quốc tế. Giá ở đó chỉ để tham khảo mặt bằng, thường chưa gồm local charge, phí nội địa và thủ tục hải quan. Để có giá chốt, hãy xin giá cước vận chuyển kèm thông tin lô hàng từ forwarder.
Cách tính giá cước hàng lẻ LCL như thế nào?
Cước LCL tính theo đơn vị cước, lấy số lớn hơn giữa số khối thực tế và trọng lượng quy đổi (thường 1 tấn tương đương 1 khối với đường biển). Tổng tiền bằng đơn giá nhân số đơn vị cước, cộng phí CFS, THC và phí chứng từ. Nhiều đơn vị áp mức tối thiểu 1 khối cho lô rất nhỏ.
Giá cước biển hiện tại tăng hay giảm?
Giá cước biển thay đổi theo tuần, phụ thuộc tuyến, mùa cao điểm, giá nhiên liệu và tình hình tắc nghẽn cảng. Không có con số chung cho mọi tuyến. Cách nhanh nhất là xin giá cước vận chuyển cho đúng tuyến và ngày hàng sẵn sàng, rồi so với mức giá trên kênh công khai.
Kết luận
Xin giá cước vận chuyển đúng cách gồm bốn việc: gửi đủ thông tin lô hàng, yêu cầu báo giá cước tách từng khoản, so sánh tổng chi phí đến kho và chốt bằng văn bản kèm thời hạn hiệu lực, free time. Làm đủ bốn việc này, bạn tránh được phần lớn phụ phí bất ngờ khi hàng về.
Cập nhật giá cước và các lô hàng thực tế chúng tôi làm mỗi tuần, bạn theo dõi trên fanpage Lê Nguyễn Logistics.
Lê Nguyễn Logistics
Hotline / Zalo: 0909 742 035
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Website: https://lenguyentst.com.vn/
