Khai sai số lượng hàng nhập khẩu là lỗi rất đời thường: nhà cung cấp giao thừa vài thùng, packing list ghi một đơn vị tính còn hóa đơn ghi đơn vị khác, hoặc người khai gõ nhầm một con số. Nhưng hậu quả thì không nhỏ. Từ 01/7/2026, mức phạt được tính theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP, thay cho Nghị định 128/2020/NĐ-CP mà nhiều bài viết cũ vẫn dẫn.
Tin tốt là phần lớn trường hợp khai sai số lượng hàng nhập khẩu đều sửa được, và sửa sớm thì mức phạt nhẹ hơn hẳn, thậm chí không bị phạt. Bài này đi theo đúng thứ tự câu hỏi mà bạn sẽ gặp khi phát hiện sai: sai kiểu gì, phạt khai sai số lượng bao nhiêu, sửa tờ khai sai số lượng ra sao, xử lý hàng nhập khẩu bị thiếu hoặc thừa thế nào, và làm gì để lần sau không lặp lại.
Nội dung chính:
- 1. Khai sai số lượng hàng nhập khẩu thường xảy ra ở đâu
- 2. Phạt khai sai số lượng theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP
- 3. Sửa tờ khai sai số lượng: khai bổ sung trước và sau thông quan
- 4. Xử lý hàng nhập khẩu bị thiếu hoặc thừa so với tờ khai
- 5. Cách phòng tránh khai sai số lượng hàng nhập khẩu
- 6. Câu hỏi thường gặp
- 7. Kết luận
1. Khai sai số lượng hàng nhập khẩu thường xảy ra ở đâu
Số lượng trên tờ khai hải quan phải khớp với hàng thực tế và với bộ chứng từ. Chỉ cần một trong ba chỗ lệch nhau là tờ khai hải quan đã có rủi ro. Theo kinh nghiệm làm hàng của chúng tôi, lỗi thường rơi vào năm tình huống sau:
- Nhà cung cấp giao khác đơn hàng. Người bán xếp thêm hàng mẫu, giao bù lô trước hoặc giao thiếu vì hết hàng, nhưng không sửa hóa đơn.
- Chứng từ lệch nhau. Packing list ghi 120 thùng, hóa đơn thương mại (commercial invoice) ghi 1.200 cái. Người khai lấy nhầm con số.
- Sai đơn vị tính. Khai theo bộ trong khi biểu thuế yêu cầu chiếc, khai theo tấn trong khi hàng tính theo kg.
- Hàng rời, hàng cân. Sắt thép, phế liệu, nông sản có hao hụt tự nhiên, số cân tại cảng khác số trên vận đơn.
- Lỗi gõ và lỗi thông tin vận tải. Nhầm số kiện, trọng lượng hoặc số container. Hai tình huống hay gặp đã có bài riêng: tờ khai hàng air bị sai trọng lượng và tờ khai bị sai số container.
Điểm cần nhớ: hải quan không xét bạn cố ý hay vô ý khi áp mức phạt hành chính cho hành vi khai sai. Họ xét sai cái gì, có làm thiếu thuế không, và ai phát hiện trước.
2. Phạt khai sai số lượng theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP
Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 169/2026/NĐ-CP ngày 15/5/2026 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan, thay thế toàn bộ Nghị định 128/2020/NĐ-CP (đã sửa bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP). Nghị định 127/2013/NĐ-CP mà bài cũ của chúng tôi từng trích cũng đã hết hiệu lực từ lâu. Nếu bạn đọc một bài viết còn dẫn hai văn bản này, mức phạt trong đó không còn dùng được.
Mức phạt khai sai số lượng phụ thuộc vào việc lỗi đó có làm thay đổi số thuế phải nộp hay không. Vì vậy, trước khi lo tiền phạt khai sai số lượng, bạn cần tính lại xem số thuế trên tờ khai hải quan có thay đổi không.
2.1. Khai sai số lượng hàng nhập khẩu không làm thiếu thuế (Điều 9)
| Trường hợp | Căn cứ | Mức phạt (tổ chức) |
|---|---|---|
| Khai sai về lượng (tang vật trên 10 triệu đồng), tên hàng, xuất xứ của hàng viện trợ nhân đạo | Khoản 1 Điều 9 | 1 – 2 triệu đồng |
| Khai sai về lượng, tên hàng, chất lượng, trị giá, xuất xứ của hàng quá cảnh, chuyển cảng, chuyển khẩu và một số trường hợp tương tự | Khoản 2 Điều 9 | 2 – 4 triệu đồng |
| Khai sai về lượng, tên hàng, chất lượng, trị giá hải quan của hàng nhập khẩu thuộc đối tượng miễn thuế, không chịu thuế | Điểm a khoản 3 Điều 9 | 3 – 5 triệu đồng |
| Khai sai số lượng vận đơn trên bản khai hàng hóa, số lượng kiện hành lý (hãng tàu, hãng bay) | Khoản 4 Điều 9 | Xem khoản 4 và khoản 6 Điều 9 |
Theo khoản 3 Điều 6 của Nghị định, mức phạt tiền ở trên là mức áp cho tổ chức. Cá nhân vi phạm chịu một nửa mức này. Người khai tự phát hiện và khai bổ sung nhưng quá thời hạn thì được áp khung phạt nhẹ hơn theo khoản 6 Điều 9.
2.2. Khai sai số lượng hàng nhập khẩu dẫn đến thiếu thuế (Điều 10)
Đây là trường hợp phổ biến nhất với hàng nhập khẩu chịu thuế. Khai ít hơn thực tế thì số thuế nhập khẩu, thuế GTGT tính ra cũng ít hơn. Điều 10 phạt theo phần trăm số tiền thuế khai thiếu, không theo khung cố định:
| Tình huống | Căn cứ | Mức phạt |
|---|---|---|
| Người khai tự phát hiện, khai bổ sung sau khi hải quan thông báo kiểm tra trực tiếp, hoặc sau 60 ngày kể từ ngày thông quan nhưng trước khi có quyết định kiểm tra | Khoản 2 Điều 10 | 10% số tiền thuế khai thiếu |
| Hải quan phát hiện trong lúc làm thủ tục hoặc khi kiểm tra sau thông quan; tự khai bổ sung nhưng ngoài kết luận kiểm tra | Khoản 3 Điều 10 | 20% số tiền thuế khai thiếu |
Kèm theo tiền phạt, bạn buộc phải nộp đủ số thuế còn thiếu vào ngân sách. Nghị định cũng đặt ngưỡng: chỉ xử phạt khi số thuế chênh lệch từ 500.000 đồng/tờ khai với cá nhân và từ 2.000.000 đồng/tờ khai với tổ chức (khoản 6 Điều 10). Với vi phạm về thuế, thời hiệu xử phạt là 5 năm, nên một tờ khai đã thông quan từ lâu vẫn có thể bị truy lại khi kiểm tra sau thông quan.
2.3. Khi nào khai sai số lượng hàng nhập khẩu bị coi là trốn thuế (Điều 15)
Nếu có dấu hiệu cố ý, ví dụ khai thiếu số lượng lặp lại nhiều tờ khai hoặc dùng chứng từ không đúng thực tế, hành vi bị xử lý theo Điều 15. Mức phạt là 1 lần số thuế trốn, mỗi tình tiết tăng nặng cộng thêm 0,2 lần, tối đa 3 lần. Đây là khoảng cách rất lớn so với mức 10–20% ở Điều 10, nên hồ sơ giải trình phải chứng minh được lỗi là do nhầm lẫn.
Hồ sơ giải trình tốt nhất là hồ sơ có đủ thư xác nhận của người bán và biên bản kiểm đếm. Muốn đọc thêm về cách tính tiền phạt khi khai sai làm thiếu thuế, xem bài khai sai thuế nhập bị phạt bao nhiêu. Riêng hàng gia công miễn thuế có cách xử lý khác, đã phân tích ở bài căn cứ xử phạt khai sai số lượng, trị giá hàng nhập gia công.
Chưa chắc lỗi trên tờ khai của bạn rơi vào Điều 9 hay Điều 10? Nhắn số tờ khai và mô tả sai lệch qua Zalo 0909 742 035, chúng tôi xem giúp và phản hồi trong 2 giờ làm việc.
3. Sửa tờ khai sai số lượng: khai bổ sung trước và sau thông quan
Việc sửa tờ khai sai số lượng hàng nhập khẩu làm theo Điều 20 Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015, đã sửa bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 và Thông tư 121/2025/TT-BTC (ban hành 18/12/2025, hiệu lực 01/02/2026). Thông tư 121 rút gọn hồ sơ khai bổ sung, còn nguyên tắc thời điểm vẫn giữ như sau.
Bước 1. Xác định tờ khai hải quan đang ở giai đoạn nào
- Tờ khai hải quan chưa thông quan: khai bổ sung trực tiếp trên hệ thống VNACCS bằng nghiệp vụ khai sửa đổi trong thông quan. Nếu sai lệch lớn hoặc sai cả lô, cân nhắc hủy tờ khai hải quan để khai lại.
- Đã thông quan, còn trong 60 ngày và hải quan chưa quyết định kiểm tra: khai bổ sung sau thông quan. Nếu phần sai không làm thiếu thuế, đây là cách an toàn nhất.
- Quá 60 ngày hoặc hải quan đã thông báo kiểm tra: vẫn nên chủ động khai bổ sung, vì mức phạt 10% vẫn nhẹ hơn 20% khi để hải quan tự phát hiện.
Một số lỗi trên tờ khai hải quan không sửa được mà phải hủy. Bài tờ khai luồng xanh sửa hay hủy được không giải thích rõ ranh giới này.
Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ sửa tờ khai sai số lượng
Hải quan chỉ chấp nhận số lượng mới khi có căn cứ. Hồ sơ thường gồm: văn bản giải trình lý do sai, hóa đơn hoặc packing list đã điều chỉnh từ người bán, biên bản giám định hoặc biên bản kiểm đếm tại kho, và thư xác nhận của hãng tàu nếu sai do vận tải.
Bước 3. Nộp thuế chênh lệch và lưu hồ sơ
Khai tăng số lượng thì nộp thêm thuế cùng tiền chậm nộp (nếu có). Khai giảm số lượng thì số thuế nộp thừa được xử lý theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Sau khi hệ thống chấp nhận, lưu bản khai bổ sung cùng hồ sơ hải quan gốc để dùng khi kiểm tra sau thông quan.
Khai sai số lượng hàng nhập khẩu rồi sửa sai cách còn tốn hơn lỗi ban đầu. Một lỗi nhỏ ở bước chọn nghiệp vụ hoặc thời điểm khai có thể đẩy bạn từ mức không phạt sang mức phạt 20%. Nếu không muốn tự xử lý, xem dịch vụ khai báo hải quan của Lê Nguyễn Logistics.
4. Xử lý hàng nhập khẩu bị thiếu hoặc thừa so với tờ khai
Không phải lúc nào khai sai số lượng hàng nhập khẩu cũng do người khai. Nhiều lô hàng về đến kho mới thấy thiếu hoặc thừa so với tờ khai hải quan. Cách xử lý hàng nhập khẩu bị thiếu và hàng thừa khác nhau tùy nguyên nhân, nhưng điểm chung là phải có biên bản ngay khi phát hiện.
4.1. Xử lý hàng nhập khẩu bị thiếu so với tờ khai hải quan
- Người bán giao thiếu: yêu cầu người bán xác nhận bằng văn bản và phát hành chứng từ điều chỉnh, sau đó khai bổ sung giảm số lượng. Khoản thuế nộp thừa được bù trừ hoặc hoàn theo Luật Quản lý thuế.
- Thiếu do tổn thất trong vận chuyển: lập biên bản với hãng tàu hoặc kho cảng ngay khi phát hiện, mời giám định nếu cần. Hàng đang trong giám sát hải quan mà bị hư hỏng, mất mát và có xác nhận giám định thì được xét giảm thuế theo Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 107/2016/QH13. Lô hàng có mua bảo hiểm hàng hóa quốc tế thì dùng chính bộ biên bản này để đòi bồi thường.
- Hạch toán hàng nhập khẩu bị thiếu: kế toán ghi nhận theo số thực nhận, phần chênh lệch treo ở tài sản thiếu chờ xử lý cho đến khi có kết luận của người bán, hãng tàu hoặc bảo hiểm.
4.2. Xử lý hàng nhập khẩu thừa so với tờ khai hải quan
- Bạn đồng ý mua phần thừa: người bán phát hành hóa đơn bổ sung, bạn khai bổ sung tăng số lượng và nộp thêm thuế.
- Hàng gửi nhầm, không mua: làm thủ tục tái xuất trả người bán. Cách làm tương tự bài xử lý khi tái xuất hàng không đạt chất lượng.
- Hàng mẫu đi kèm, không thanh toán: vẫn phải khai đủ số lượng, trị giá khai theo quy định về hàng không thanh toán. Đây là chỗ nhiều doanh nghiệp bỏ sót nhất.
Đang có lô hàng lệch số lượng khi kiểm đếm? Gửi biên bản kiểm đếm và bộ chứng từ về marketing@lenguyentst.com.vn, chúng tôi xem nên khai bổ sung, tái xuất hay đòi bồi thường trước.
5. Cách phòng tránh khai sai số lượng hàng nhập khẩu
Làm hàng cho khách, chúng tôi thấy phần lớn lỗi khai sai số lượng hàng nhập khẩu, kể cả những ca phải sửa tờ khai sai số lượng nhiều lần, xuất phát từ khâu chuẩn bị, không phải khâu khai. Năm việc dưới đây chặn được gần hết:
- Đối chiếu ba chứng từ trước khi khai. Trong hồ sơ nhập khẩu, hợp đồng, hóa đơn và packing list phải cùng số lượng, cùng đơn vị tính. Lệch ở đâu thì hỏi người bán trước khi truyền tờ khai.
- Chốt đơn vị tính theo biểu thuế. Tra đơn vị tính của mã HS trước, rồi quy đổi số lượng trên chứng từ cho khớp.
- Yêu cầu người bán báo trước mọi thay đổi. Hàng mẫu, hàng giao bù, hàng thiếu đều phải có trên chứng từ, không chỉ báo qua tin nhắn.
- Xem hàng trước khi khai khi nghi ngờ. Luật Hải quan 54/2014/QH13 cho phép người khai xem trước hàng hóa. Với hàng rời hoặc lô nhiều mã, bước này rẻ hơn nhiều so với tiền phạt.
- Tự rà lại tờ khai hải quan trong 60 ngày sau thông quan. Phát hiện sai trong thời hạn này và khai bổ sung ngay là cách tránh phạt khai sai số lượng hiệu quả nhất.
Những lỗi khác dễ khiến doanh nghiệp bị phạt khi làm thủ tục, bạn có thể xem thêm ở bài 5 tình huống dễ bị xử phạt vi phạm hành chính khi làm thủ tục hải quan, xử lý khi phát hiện sai phạm trong quá trình gia công và lỗi thường gặp khi nhập khẩu hàng vào Hoa Kỳ.
Đang vướng đúng một trong các lỗi trên? Gọi 0909 742 035, đội ngũ Lê Nguyễn Logistics đã xử lý nhiều ca khai bổ sung số lượng tương tự.
6. Câu hỏi thường gặp
Khai sai số lượng phạt bao nhiêu?
Phạt khai sai số lượng tùy trường hợp. Nếu không làm thiếu thuế, mức phạt theo Điều 9 Nghị định 169/2026/NĐ-CP, ví dụ 3–5 triệu đồng với hàng miễn thuế hoặc không chịu thuế (mức của tổ chức, cá nhân bằng một nửa). Nếu làm thiếu thuế, phạt 10% hoặc 20% số thuế khai thiếu theo Điều 10, cộng với nộp đủ thuế còn thiếu.
Khai sai số lượng kiện có bị phạt không?
Số kiện trên tờ khai hải quan hàng nhập khẩu là thông tin phải khai đúng. Nếu sai số kiện nhưng số lượng hàng, trị giá và thuế vẫn đúng, bạn nên khai bổ sung ngay trước thông quan hoặc trong 60 ngày sau thông quan. Sai số lượng kiện trên bản khai hàng hóa của hãng tàu, hãng bay thì bị xử lý theo khoản 4 Điều 9.
Sửa tờ khai sai số lượng sau thông quan được không?
Được. Muốn sửa tờ khai sai số lượng sau thông quan, trong 60 ngày kể từ ngày thông quan và trước khi hải quan quyết định kiểm tra, bạn khai bổ sung kèm chứng từ chứng minh. Quá thời hạn đó vẫn khai bổ sung được, nhưng nếu làm thiếu thuế thì bị phạt 10% số thuế khai thiếu theo khoản 2 Điều 10.
Hàng nhập khẩu bị thiếu có được hoàn thuế không?
Có. Với hàng nhập khẩu bị thiếu do người bán giao thiếu mà bạn đã khai, nộp thuế theo số lượng trên hóa đơn, phần thuế nộp thừa được bù trừ hoặc hoàn sau khi khai bổ sung giảm số lượng. Nếu thiếu do mất mát khi hàng còn trong giám sát hải quan, bạn đề nghị xét giảm thuế kèm kết quả giám định.
Khai sai số lượng hàng xuất khẩu có bị phạt như hàng nhập khẩu không?
Khai sai số lượng hàng xuất khẩu và khai sai số lượng hàng nhập khẩu dùng cùng khung Điều 9 và Điều 10. Riêng hành vi đã làm thủ tục nhưng không xuất khẩu hoặc xuất khẩu thiếu so với khai hải quan bị phạt 20–40 triệu đồng theo khoản 5 Điều 9, trừ một số loại hình như gia công, sản xuất xuất khẩu.
7. Kết luận
Khai sai số lượng hàng nhập khẩu không đáng sợ nếu bạn phát hiện sớm và khai bổ sung đúng thời điểm, vì mức phạt khai sai số lượng theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP tăng dần theo mức độ chậm trễ. Điều cần làm ngay là đối chiếu hồ sơ trước khi khai, sửa tờ khai sai số lượng ngay khi phát hiện, rà lại tờ khai trong 60 ngày sau thông quan và giữ đủ biên bản khi hàng về thiếu hoặc thừa.
Các cập nhật về thủ tục hải quan được Lê Nguyễn Logistics đăng thường xuyên trên fanpage.
Lê Nguyễn Logistics
Hotline / Zalo: 0909 742 035
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Website: https://lenguyentst.com.vn/
