Tờ khai hải quan bị hệ thống từ chối là lỗi không hiếm gặp, gây nhiều trở ngại cho doanh nghiệp trong quá trình làm thủ tục hải quan. Đặc biệt, trong thời gian gần đây, một số lỗi hệ thống lặp lại thường xuyên khiến nhiều đơn vị loay hoay xử lý. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân và hướng dẫn cách khắc phục dựa trên hướng dẫn mới nhất từ Tổng cục Hải quan.
1. Tình Trạng Tờ Khai Hải Quan Bị Từ Chối Gần Đây
Từ giữa năm 2024 đến nay, nhiều doanh nghiệp liên tiếp phản ánh về tình trạng tờ khai hải quan bị hệ thống từ chối không rõ nguyên nhân. Lỗi thường xảy ra trong giai đoạn nộp hồ sơ điện tử tại VNACCS/VCIS. Khi gặp tình huống này, hệ thống trả thông báo lỗi như “Chứng từ không được tiếp nhận”, “Sai định dạng dữ liệu” hoặc “Không hợp lệ do thiếu mã phân loại”.
Lỗi này ảnh hưởng lớn đến tiến độ thông quan và gây áp lực cho công ty vận tải khi hàng hóa buộc phải lưu kho tại cảng, phát sinh chi phí lưu bãi không mong muốn.
2. 5 Nguyên Nhân Khiến Tờ Khai Hải Quan Bị Hệ Thống Từ Chối
2.1 Thiếu hoặc sai định dạng bộ chứng từ
Trường hợp thường gặp là thiếu file hoặc định dạng file không đúng yêu cầu (PDF không có text, file đính kèm quá dung lượng). Một số doanh nghiệp scan tài liệu ở định dạng ảnh, dẫn đến hệ thống không nhận diện được nội dung.
2.2 Mã HS không đúng hoặc không phù hợp nhóm hàng
Việc khai sai mã HS hoặc chọn sai nhóm hàng dễ khiến hệ thống từ chối. Ví dụ, mã HS 9401.61.00 dành cho ghế có khung bằng gỗ bọc đệm, nếu khai nhầm sang 9403.30.00 (đồ nội thất bằng kim loại) sẽ gây lỗi phân loại, hệ thống không duyệt.
2.3 Thiếu mã phân loại chứng từ (code file)
Mỗi loại tài liệu khi nộp lên hệ thống đều cần có mã định danh (ví dụ: C/O là C07, Invoice là I01). Việc thiếu mã hoặc nhập sai khiến hồ sơ không được nhận diện và bị từ chối tự động.
2.4 Lỗi hệ thống VNACCS/VCIS không tiếp nhận tạm thời
Trong một số trường hợp, lỗi không đến từ doanh nghiệp mà do hệ thống lỗi kỹ thuật định kỳ. Các lỗi này đã được Tổng cục Hải quan ghi nhận trong các đợt bảo trì tháng 3 và tháng 5/2025.
2.5 Sử dụng sai loại tờ khai cho hình thức nhập khẩu
Ví dụ, doanh nghiệp dùng tờ khai loại E11 (nhập khẩu kinh doanh) thay vì E13 (nhập khẩu thuê gia công) có thể bị từ chối do sai hình thức khai báo.
3. Hướng Dẫn Khắc Phục Khi Bị Từ Chối Tờ Khai
3.1 Kiểm tra kỹ bộ chứng từ trước khi nộp
Trước khi gửi hồ sơ điện tử, cần rà soát bộ chứng từ: Hóa đơn thương mại, Vận đơn, C/O, Packing List, hợp đồng… đảm bảo mỗi file đúng định dạng PDF có thể đọc, rõ nội dung, đặt tên file theo chuẩn.
3.2 Đối chiếu chính xác mã HS và nhóm sản phẩm
Doanh nghiệp nên tra cứu chính xác mã HS dựa trên mô tả hàng hóa. Ví dụ:
- 9401.61.00: Ghế khung gỗ bọc đệm
- 9403.60.90: Đồ nội thất khác bằng gỗ
- 9403.30.00: Đồ nội thất bằng kim loại Nếu không chắc, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc đơn vị làm thủ tục hải quan thuê ngoài để tránh khai sai mã.
3.3 Liên hệ Chi cục Hải quan khi lỗi do hệ thống
Khi lỗi không rõ nguyên nhân và hồ sơ đã đúng, doanh nghiệp cần lập công văn gửi Chi cục Hải quan hoặc hỗ trợ kỹ thuật VNACCS để được mở lại phiên khai hoặc xử lý thủ công.
3.4 Đào tạo nhân viên khai báo chuyên sâu
Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên nên đầu tư đào tạo nhân viên về khai báo VNACCS, đặc biệt là quy tắc đặt tên tệp, mã phân loại chứng từ và nhóm mã HS thường dùng theo loại hình kinh doanh.
3.5 Nhờ hỗ trợ từ công ty logistics hoặc công ty vận tải chuyên ngành
Các đơn vị chuyên làm dịch vụ có thể hỗ trợ bạn xử lý nhanh các lỗi kỹ thuật và hướng dẫn nộp lại hồ sơ đúng chuẩn. Đây là giải pháp tiết kiệm thời gian và tránh lặp lại lỗi không đáng có.
4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng Xuất Nhập Khẩu Thuê Ngoài Trọn Gói, Tối Ưu Chi Phí Và Quy Trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục – từ A đến Z.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, gồm:
- Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ, chính xác.
- Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu Incoterms, phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
- Xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận tải có chi phí hợp lý.
- Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru.
- Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và sử dụng – không cần lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.
Với kinh nghiệm dày dặn trong ngành, Lê Nguyễn cam kết:
- Xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu.
- Chi phí rõ ràng, minh bạch – không phụ phí ẩn.
- Bảo hành quy trình, hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển, giao nhận hoặc thông quan.
Chúng tôi không chỉ là một đơn vị giao nhận – mà là đối tác phòng XNK chiến lược, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.
>> Xem thêm:
- Thủ tục hành chính mới lĩnh vực xuất nhập khẩu năm 2025
- 4 Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Về Các Thủ Tục Xuất Khẩu Hàng
- Mỹ Áp Thuế Đối Ứng Tới 84%: 4 Điều Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Việt Nam Phải Làm Ngay
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LÊ NGUYỄN CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ:
- Khai Báo Hải Quan
- Vận Tải Đường Biển
- Vận Tải Đường Hàng Không
- Vận Tải Nội Địa
- Vận Chuyển Hàng Tiểu Ngạch Trung Quốc – Việt Nam
- Bảo Hiểm Hàng Hóa Quốc Tế
- Dịch Vụ Phụ Trợ Và Tư Vấn
- Vận chuyển dự án công trình
