Thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ là hình thức đặc thù trong hoạt động thương mại, cho phép hàng hóa được giao và nhận ngay trong lãnh thổ Việt Nam nhưng vẫn được công nhận là hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là thủ tục được nhiều doanh nghiệp FDI, gia công, sản xuất trong khu chế xuất và khu công nghiệp sử dụng phổ biến.
1. Hiểu đúng về thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ
Thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ được áp dụng khi hàng hóa được giao từ doanh nghiệp này cho doanh nghiệp khác nhưng một trong hai bên có yếu tố xuất nhập khẩu như sử dụng nguyên liệu nhập khẩu, gia công cho nước ngoài hoặc thuộc khu phi thuế quan.
Theo quy định hiện hành, hàng hóa xuất nhập khẩu tại chỗ vẫn phải thực hiện khai báo hải quan điện tử như các lô hàng xuất nhập khẩu thông thường. Điều này giúp cơ quan hải quan quản lý chặt chẽ và đảm bảo đúng đối tượng, mục đích giao dịch.
Để tránh sai sót, doanh nghiệp cần phân biệt rõ xuất nhập khẩu tại chỗ với hình thức tiêu thụ nội địa hay xuất khẩu bình thường. Việc hiểu sai bản chất có thể dẫn đến khai báo sai và bị xử phạt hành chính.
Một điểm quan trọng là thủ tục này chỉ áp dụng khi có sự xác nhận đồng thời từ bên bán và bên mua trong hệ thống hải quan. Nếu chỉ một phía kê khai mà không có xác nhận đối ứng, giao dịch sẽ không được công nhận hợp lệ.
Do đó, cả hai bên liên quan phải có sự phối hợp chặt chẽ về thời gian, dữ liệu và thông tin khai báo để đảm bảo hệ thống ghi nhận đúng và đồng bộ.
2. Các bước thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu tại chỗ
Doanh nghiệp cần thực hiện 4 bước chính như sau:
- Bước 1: Hai bên mua – bán thỏa thuận hợp đồng xuất nhập khẩu tại chỗ, nêu rõ điều kiện giao hàng, đối tượng xuất – nhập và mã số thuế.
- Bước 2: Doanh nghiệp xuất khẩu lập tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS và khai mã loại hình E42.
- Bước 3: Doanh nghiệp nhập khẩu tiếp nhận hàng hóa, xác nhận thực nhập và phản hồi trên hệ thống điện tử.
- Bước 4: Doanh nghiệp in tờ khai, lập hóa đơn, lưu chứng từ phục vụ quyết toán và báo cáo theo quy định.
Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc xử lý nhiều giao dịch cùng lúc, nên phân quyền rõ ràng trong bộ phận xuất nhập khẩu để tránh chồng chéo và nhầm lẫn giữa các tờ khai tại chỗ và tờ khai tiêu dùng.
Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ khai báo hải quan, quy trình sẽ được tối ưu hơn nhờ tư vấn đúng loại hình, kiểm tra lỗi kỹ thuật và hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh trong khai báo.
Một số trường hợp phát sinh có thể bao gồm: hệ thống không hiển thị thông tin phản hồi từ bên nhập, sai mã loại hình, sai mã doanh nghiệp hoặc sai mã phân luồng. Khi đó, cán bộ khai báo cần có kỹ năng tra cứu, điều chỉnh và phối hợp với hải quan địa phương để kịp thời xử lý.
3. Những lưu ý quan trọng khi khai báo hải quan điện tử
Việc khai báo hải quan điện tử cho hình thức tại chỗ yêu cầu tờ khai phải có đầy đủ thông tin về mã số thuế, mã loại hình, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán và mô tả hàng hóa chính xác.
Doanh nghiệp cần lưu ý thời gian khai báo và xác nhận nhập khẩu đúng tiến độ. Nếu bên nhập khẩu không xác nhận hàng trong thời gian quy định, hệ thống sẽ tự động hủy tờ khai xuất khẩu và gây ảnh hưởng đến báo cáo thuế, kế toán.
Đối với doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu, việc cập nhật kịp thời định mức nguyên vật liệu, hợp đồng gia công, chứng từ nhập khẩu đầu vào là điều bắt buộc. Các chứng từ này phải khớp với nội dung trên tờ khai tại chỗ để tránh sai lệch khi thanh tra sau thông quan.
Ngoài ra, việc phân loại đúng loại hình xuất khẩu E42, E44, hoặc NPL (nguyên phụ liệu) là điều quan trọng để tránh sai thuế suất và bị truy thu sau này. Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường khai sai mã loại hình do không cập nhật chính sách mới, dẫn đến bị xử phạt.
Sử dụng dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu để kiểm soát tốt quy trình, giảm rủi ro, và tiết kiệm thời gian xử lý. Đặc biệt với những doanh nghiệp chưa có bộ phận khai báo riêng hoặc không thường xuyên làm hồ sơ tại chỗ.
4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu tại chỗ
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận XNK riêng hoặc gặp khó khăn trong quá trình thủ tục hải quan, Lê Nguyễn Transport & Logistics là lựa chọn đáng tin cậy. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi cung cấp dịch vụ khai báo hải quan trọn gói từ A đến Z cho các loại hình xuất nhập khẩu, đặc biệt là tại chỗ.
- Hỗ trợ kiểm tra chứng từ, tư vấn mã HS, loại hình chính xác.
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với hải quan khi có vướng mắc.
- Kê khai điện tử nhanh chóng, chính xác, hạn chế sai sót.
- Giao nhận hàng tận nơi, hỗ trợ in tờ khai, hóa đơn, lưu chứng từ.
Chúng tôi đặc biệt chú trọng tính chính xác và đồng nhất thông tin giữa các bên trong quy trình khai báo. Hệ thống kiểm soát nội bộ của Lê Nguyễn đảm bảo đối chiếu thông tin từng dòng hàng, định mức, đơn giá, mã doanh nghiệp để tờ khai được thông qua suôn sẻ.
Dịch vụ của Lê Nguyễn giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro vi phạm hành chính. Chúng tôi cam kết minh bạch quy trình, báo giá rõ ràng và đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ.
Kết luận
Thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ là hình thức hợp pháp, thuận tiện nhưng yêu cầu doanh nghiệp cần hiểu đúng, khai báo đầy đủ và tuân thủ theo quy trình hải quan. Để tránh sai sót và bị xử phạt, các công ty nên chủ động tìm hiểu quy định hoặc sử dụng dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp để đảm bảo thông quan thuận lợi và tiết kiệm chi phí.
Trong thời đại số hóa, việc chủ động sử dụng khai báo hải quan điện tử và các phần mềm hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt thông tin, tránh lỗi phát sinh và duy trì uy tín trong chuỗi cung ứng quốc tế. Đó cũng chính là nền tảng để phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại.
>> Xem thêm:
- Quy trình kiểm tra xác định xuất xứ hàng hóa xuất nhập khẩu 2025
- Tờ khai hải quan xuất khẩu và 4 lưu ý quan trọng.
- ECOSYS cấp C/O từ tháng 5/2025: 4 điều doanh nghiệp xuất khẩu cần cập nhật ngay
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
