Lưu ý quan trọng khi làm tờ khai hải quan hàng xuất khẩu giúp doanh nghiệp tránh sai sót, xử lý đúng quy trình, rút ngắn thời gian thông quan.

Lưu ý quan trọng khi làm tờ khai hải quan hàng xuất khẩu là yếu tố then chốt để tránh những rủi ro và sai lệch khi thực hiện giao dịch với đối tác quốc tế. Nếu lỏng lẻo hoặc sai sót trong việc khai báo, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, giữ hàng, thậm chí bị xử phạt

1. Nội dung bắt buộc trong tờ khai hải quan xuất khẩu

Một trong những lưu ý quan trọng khi làm tờ khai hải quan hàng xuất khẩu chính là đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định. Những thông tin trên tờ khai xuất khẩu thường bao gồm: tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, địa điểm giao nhận hàng hóa, cảng đi và đến, mã HS code, đơn giá FOB, phương thức thanh toán.

Thông tin không rõ ràng hoặc thiếu sót có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả về. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp mất thời gian chỉnh sửa, cập nhật, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và uy tín với khách hàng quốc tế.

Khai sai mã HS code, số lượng hàng hoặc đơn vị tính là những lỗi thường gặp khi báo hải quan. Các lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến quá trình thông quan mà còn khiến doanh nghiệp có thể bị xử lý hành chính hoặc truy thu thuế.

Ngoài ra, thông tin trên tờ khai hải quan xuất khẩu còn cần khớp với hợp đồng thương mại, hóa đơn, packing list. Nếu có sai khác, hệ thống hải quan điện tử sẽ tự động gắn cờ cảnh báo và yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, sửa chữa.

Một lưu ý khác là thời gian hiệu lực của tờ khai. Mỗi tờ khai chỉ có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định, nếu doanh nghiệp không tiến hành xuất hàng trong thời gian này, tờ khai sẽ hết hạn và phải làm lại từ đầu.

2. Các lỗi thường gặp khi khai tờ khai hải quan

Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vướng phải các lỗi thường gặp khi báo hải quan như: khai sai người nhận hàng, sai địa chỉ giao hàng, sai điều kiện giao hàng quốc tế (Incoterms), hoặc khai thiếu phụ phí trong hóa đơn thương mại.

Nhiều trường hợp doanh nghiệp khai sai mã loại hình trên tờ khai hải quan xuất khẩu, ví dụ: thay vì “B11 – Xuất kinh doanh”, lại khai “B13 – Xuất tạm”. Sai mã loại hình sẽ ảnh hưởng đến cả hệ thống lưu trữ, thống kê và hoàn thuế.

Một sai lầm khác thường gặp là quên đính kèm chứng từ bắt buộc như vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), hợp đồng mua bán, đặc biệt trong trường hợp xin ưu đãi thuế theo FTA. Việc này làm gián đoạn thủ tục và có thể khiến lô hàng bị giữ tại cảng.

Doanh nghiệp cũng cần đặc biệt cẩn trọng với các trường thông tin định danh, chẳng hạn như mã số thuế, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính — mọi dữ liệu đều phải chính xác tuyệt đối.

Ngoài ra, nếu không cập nhật kịp thời các quy định mới từ cơ quan hải quan, doanh nghiệp có thể áp dụng sai mẫu biểu hoặc quy trình khai báo đã lỗi thời. Điều này dễ dẫn đến việc bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu sửa đổi.

Một lỗi nghiêm trọng nữa là nhập liệu thiếu kiểm tra chéo giữa các chứng từ. Ví dụ: tổng giá trị FOB trên hóa đơn không khớp với số liệu khai báo trên hệ thống sẽ làm phát sinh nghi ngờ từ phía hải quan.

3. Thủ tục làm tờ khai hải quan xuất khẩu đúng quy định

Thủ tục làm tờ khai hải quan xuất khẩu được thực hiện theo quy trình điện tử thông qua hệ thống hải quan một cửa quốc gia. Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số và phần mềm khai hải quan do Tổng cục Hải quan cấp phép.

Bước đầu tiên là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ: hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói (packing list), vận đơn, giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý), và giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Tất cả chứng từ phải nhất quán với thông tin trên tờ khai hải quan xuất khẩu.

Doanh nghiệp truy cập hệ thống VNACCS/VCIS để kê khai. Sau khi nộp tờ khai điện tử, hệ thống sẽ phân luồng: xanh (miễn kiểm tra), vàng (kiểm tra hồ sơ), đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa). Tùy theo mức độ luồng, doanh nghiệp tiếp tục bổ sung hoặc trình diện hàng hóa tại kho.

Trong quá trình khai báo, nếu phát hiện sai sót sau khi tờ khai đã được tiếp nhận, doanh nghiệp cần lập công văn giải trình và thực hiện khai sửa đổi bổ sung theo đúng quy định của Tổng cục Hải quan.

Sau khi thông quan, toàn bộ dữ liệu từ tờ khai hải quan xuất khẩu sẽ được lưu vào hệ thống phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan, quyết toán thuế và làm căn cứ báo cáo tài chính. Vì vậy, tính chính xác trong từng dòng dữ liệu là rất quan trọng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ khai báo trong ít nhất 5 năm để phục vụ cho công tác thanh tra hoặc kiểm tra sau thông quan. Đây là một yêu cầu pháp lý bắt buộc, không nên xem nhẹ.

Một gợi ý hiệu quả dành cho các doanh nghiệp mới chính là hợp tác với các đơn vị cung cấp dịch vụ khai hải quan xuất khẩu chuyên nghiệp. Các đơn vị này sẽ hỗ trợ toàn diện từ việc chuẩn bị chứng từ, kiểm tra tính chính xác đến xử lý các tình huống phát sinh thực tế.

4.Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục nhập khẩu máy hút bụi công nghiệp – từ A đến Z.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, gồm:

• Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ, chính xác.
• Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
• Xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận chuyển có chi phí hợp lý, thời gian giao nhanh.
• Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
• Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng – không cần lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.

Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Lê Nguyễn cam kết:

• Xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu, từ vướng mắc hồ sơ đến các yêu cầu đặc biệt từ hải quan.
• Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ – giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính.
• Bảo hành quy trình, hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển, giao nhận hoặc thông quan hàng hóa.

Chúng tôi không chỉ là một đơn vị giao nhận – mà là đối tác phòng XNK chiến lược, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.

>> Xem thêm: 

• Thủ Tục Nhập Khẩu Thép Và Những Lưu Ý Quan Trọng
• Thuê Gia Công Toàn Bộ Các Công Đoạn Sản Xuất Hàng Hóa Xuất Khẩu: Những Quy Định Cần Lưu Ý
• Chính Sách Mới Của Singapore Doanh Nghiệp Việt Nam Cần Lưu Ý [Mới nhất 2025]

Liên hệ tư vấn miễn phí

Hotline: 0961296889 

Email: marketing@lenguyentst.com.vn

Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn

CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LÊ NGUYỄN CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ:

• Khai Báo Hải Quan
• Vận Tải Đường Biển
• Vận Tải Đường Hàng Không
• Vận Tải Nội Địa
• Vận Chuyển Hàng Tiểu Ngạch Trung Quốc – Việt Nam
• Bảo Hiểm Hàng Hóa Quốc Tế
• Dịch Vụ Phụ Trợ Và Tư Vấn
• Vận chuyển dự án công trình