Quy trình nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam năm 2026 gồm 6 bước: kiểm tra chính sách mặt hàng, ký hợp đồng và thanh toán, xin giấy phép hoặc đăng ký kiểm tra chuyên ngành nếu có, nhận thông báo hàng đến, khai và thông quan tờ khai hải quan, rồi nhận hàng và lưu hồ sơ. Nhiều người mới nghĩ quy trình nhập khẩu hàng hóa chỉ bắt đầu khi hàng cập cảng. Thực tế, phần lớn lô hàng bị kẹt là vì bỏ sót việc ở hai bước đầu.
Bài viết này đi qua từng bước của quy trình nhập khẩu hàng hóa theo đúng thứ tự Lê Nguyễn Logistics đang làm cho khách hàng. Nội dung cập nhật theo Nghị định 292/2026/NĐ-CP (thay Nghị định 69/2018/NĐ-CP từ 05/09/2026) và Thông tư 121/2025/TT-BTC về nộp chứng từ điện tử.
Nội dung chính:
- 1. Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa 6 bước
- 2. Việc cần làm trước khi hàng lên tàu
- 3. Hồ sơ trong quy trình nhập khẩu hàng hóa
- 4. Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu
- 5. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
- 6. Quy trình nhập khẩu 1 lô hàng thực tế
- 7. Những lỗi hay gặp trong quy trình nhập khẩu hàng hóa
- 8. Câu hỏi thường gặp
- 9. Kết luận
1. Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa 6 bước
Quy trình nhập khẩu hàng hóa chia thành hai nửa. Nửa đầu là việc giấy tờ và thương mại, làm trước khi hàng rời nước xuất khẩu. Nửa sau là việc hải quan và giao nhận, làm khi hàng đã về cảng. Bảng dưới tóm tắt cả 6 bước, người phụ trách và chứng từ đầu ra của từng bước.
| Bước | Việc chính | Ai làm | Chứng từ có được |
|---|---|---|---|
| 1 | Kiểm tra chính sách mặt hàng, tra mã HS và thuế | Người nhập khẩu, đại lý hải quan | Mã HS, mức thuế dự kiến, danh sách giấy phép cần có |
| 2 | Đàm phán, ký hợp đồng, chọn điều kiện Incoterms, thanh toán | Người mua và người bán | Hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list |
| 3 | Xin giấy phép hoặc đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu mặt hàng thuộc diện) | Người nhập khẩu | Giấy phép, giấy đăng ký kiểm tra |
| 4 | Nhận thông báo hàng đến, đóng phí, lấy lệnh giao hàng | Hãng tàu, forwarder, người nhập khẩu | Arrival notice, vận đơn, lệnh giao hàng |
| 5 | Khai tờ khai, phân luồng, nộp thuế, thông quan | Người khai hải quan | Tờ khai đã thông quan, chứng từ nộp thuế |
| 6 | Đưa hàng ra khỏi cảng, nhận hàng, lưu hồ sơ | Người nhập khẩu, nhà vận tải | Bộ hồ sơ lô hàng lưu tối thiểu 5 năm |
Bước 1 đến bước 3 của quy trình nhập khẩu hàng hóa quyết định lô hàng có nhập được hay không, mất bao nhiêu thuế. Bước 4 đến bước 6 quyết định hàng về kho nhanh hay chậm, phát sinh bao nhiêu phí lưu bãi. Nếu bạn đã quen quy trình xuất khẩu, có thể đối chiếu với bài chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa từ A-Z để thấy hai chiều khác nhau ở đâu.
2. Việc cần làm trước khi hàng lên tàu
Đây là phần đầu của quy trình nhập khẩu hàng hóa mà nhiều doanh nghiệp làm qua loa, nhưng lại là phần không sửa được khi hàng đã về. Chúng tôi tách thành ba việc.
2.1. Kiểm tra chính sách nhập khẩu của mặt hàng
Từ 05/09/2026, danh mục hàng cấm nhập khẩu và hàng nhập khẩu theo giấy phép áp dụng theo Nghị định 292/2026/NĐ-CP ngày 22/07/2026, thay cho Nghị định 69/2018/NĐ-CP. Danh mục mới chuẩn hóa theo AHTN 2022 và có 23 nhóm hàng cấm nhập khẩu, trong đó có thuốc lá điện tử.
Cách kiểm tra nhanh: xác định mã HS trước, sau đó đối chiếu mã đó với danh mục của bộ quản lý chuyên ngành. Bài khi nào cần xin giấy phép nhập khẩu và bài kiểm tra chuyên ngành hàng hóa xuất nhập khẩu hướng dẫn chi tiết phần này.
2.2. Tra mã HS và tính thuế dự kiến
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa, mã HS quyết định thuế nhập khẩu, thuế GTGT và chính sách quản lý. Hàng nhập khẩu chịu thuế GTGT theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15; nhóm hàng đủ điều kiện được giảm còn 8% theo Nghị quyết 204/2025/QH15, áp dụng đến hết 31/12/2026. Muốn biết công thức và ví dụ có số, xem bài cách tính thuế xuất nhập khẩu. Nếu hàng có xuất xứ từ nước có hiệp định thương mại với Việt Nam, hãy yêu cầu người bán cấp C/O ngay từ đầu, ví dụ giấy chứng nhận xuất xứ form E cho hàng Trung Quốc.
2.3. Ký hợp đồng và chọn điều kiện giao hàng
Điều kiện Incoterms trên hợp đồng quyết định ai thuê tàu, ai mua bảo hiểm và ai chịu phí tại cảng đến. Mua theo FOB thì bạn tự thuê tàu, chủ động được lịch và cước. Mua theo CIF thì người bán thuê tàu, nhưng phí local charge tại Việt Nam thường cao hơn. Nói cách khác, Incoterms quyết định bạn bắt đầu tham gia quy trình nhập khẩu hàng hóa từ khâu nào. Đọc thêm bài Incoterms 2020 trước khi chốt điều kiện.
Chưa chắc mặt hàng của bạn có thuộc diện cấm, cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành không? Nhắn mô tả hàng qua Zalo 0909 742 035, chúng tôi phản hồi trong 2 giờ làm việc.
3. Hồ sơ trong quy trình nhập khẩu hàng hóa
Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC ngày 18/12/2025 (hiệu lực từ 01/02/2026), người khai hải quan nộp, xác nhận và sử dụng chứng từ trong hồ sơ hải quan qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.
| Chứng từ | Khi nào cần | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tờ khai hải quan nhập khẩu | Mọi lô hàng | Khai trên hệ thống VNACCS/VCIS |
| Hóa đơn thương mại (commercial invoice) | Khi người mua phải thanh toán cho người bán | Nộp bản chụp điện tử |
| Vận đơn (bill of lading, air waybill) | Hàng đi đường biển, hàng không, đường sắt, đa phương thức | Số vận đơn phải khớp manifest |
| Packing list, hợp đồng | Chuẩn bị sẵn | Hải quan có thể yêu cầu khi kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm hóa |
| Giấy phép nhập khẩu | Hàng thuộc danh mục phải có giấy phép | Xin trước khi mở tờ khai |
| Giấy đăng ký hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành | Hàng thuộc diện kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm | Theo quy định của từng bộ |
| Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) | Khi muốn hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt | Nộp bản gốc hoặc C/O điện tử |
| Tờ khai trị giá | Hàng thuộc diện phải khai trị giá | Khai cùng tờ khai hải quan |
Ba chứng từ thương mại cần soạn khớp nhau từng con số: hóa đơn thương mại, packing list và vận đơn bill of lading. Danh sách đầy đủ theo từng trường hợp có trong bài bộ hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu.
Hồ sơ là phần tốn thời gian nhất của quy trình nhập khẩu hàng hóa nếu chuẩn bị muộn. Thiếu chứng từ nào trong bảng trên đều có hướng xử lý. Gọi 0909 742 035 để chúng tôi xem bộ hồ sơ của bạn trước khi hàng về.
4. Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu
Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu là bước 5 trong sơ đồ ở mục 1, và là phần có thời hạn pháp lý rõ nhất. Căn cứ chính là Luật Hải quan 54/2014/QH13 và Thông tư 38/2015/TT-BTC đã sửa đổi.
Bước 1. Khai tờ khai hải quan
Người khai nhập thông tin tờ khai hải quan lên hệ thống VNACCS/VCIS: mã loại hình, mã HS, trị giá, xuất xứ, số vận đơn, số container. Thời hạn nộp tờ khai là trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu. Tờ khai hải quan đã đăng ký có giá trị làm thủ tục trong 15 ngày. Hàng mua bán thông thường khai theo mã loại hình A11 hoặc A12, xem bài mã loại hình nhập khẩu A11, A12. Một số lỗi khai sai sẽ khiến tờ khai bị trả về, xem lý do tờ khai hải quan bị hệ thống từ chối.
Bước 2. Phân luồng tờ khai
Sau khi đăng ký tờ khai hải quan, hệ thống tự phân luồng dựa trên mức độ rủi ro của doanh nghiệp và mặt hàng:
- Luồng xanh: miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Luồng vàng: cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ, không kiểm tra thực tế hàng.
- Luồng đỏ: kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa (kiểm hóa).
Theo Luật Hải quan, cơ quan hải quan tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ chậm nhất 2 giờ làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ, và hoàn thành kiểm tra thực tế chậm nhất 8 giờ làm việc kể từ khi người khai xuất trình đủ hàng. Gặp luồng đỏ thì nên đọc trước bài các bước cần làm khi bị kiểm hóa luồng đỏ.
Bước 3. Nộp thuế và thông quan
Doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các khoản thuế khác (nếu có) qua ngân hàng phối hợp thu. Hệ thống ghi nhận số tiền nộp, tờ khai chuyển trạng thái thông quan. Lệ phí làm thủ tục hải quan là 20.000 đồng mỗi tờ khai theo Thông tư 14/2021/TT-BTC. Hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành có thể được đưa về bảo quản trước, chờ có kết quả kiểm tra mới hoàn tất thủ tục.
Bước 4. Thanh lý tờ khai và đưa hàng ra khỏi cảng
Tờ khai hải quan đã thông quan được đối chiếu với danh sách container hoặc hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát. Người nhập khẩu xuất trình lệnh giao hàng để lấy hàng, sau đó lưu toàn bộ hồ sơ. Luật Hải quan cho phép kiểm tra sau thông quan trong vòng 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai, nên bộ hồ sơ cần giữ đủ trong khoảng thời gian này.
Bốn bước trên nghe đơn giản, nhưng chỉ cần một mã HS sai hoặc một số container lệch là tờ khai phải khai bổ sung. Không muốn tự khai tờ khai? Xem dịch vụ khai báo hải quan của Lê Nguyễn Logistics.
5. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển có thêm phần giao nhận tại cảng mà hàng air không có. Cách làm khác nhau tùy hàng nguyên container (FCL) hay hàng lẻ (LCL). Nếu chưa rõ hai hình thức này, xem bài so sánh hàng FCL và hàng LCL.
5.1. Hàng nguyên container (FCL)
- Nhận arrival notice (thông báo hàng đến) từ hãng tàu hoặc forwarder, thường 1–3 ngày trước khi tàu cập.
- Đóng phí local charge (THC, phí chứng từ, phí vệ sinh container…) và nộp vận đơn gốc hoặc xác nhận telex release.
- Nhận lệnh giao hàng điện tử EDO.
- Khai và thông quan tờ khai như mục 4.
- Đổi lệnh, đóng phí nâng hạ tại cảng, kéo container về kho.
- Rút hàng và trả container rỗng về bãi theo chỉ định của hãng tàu, trong thời gian miễn phí lưu container.
5.2. Hàng lẻ (LCL)
Hàng lẻ được đóng chung container với hàng của chủ khác, về Việt Nam sẽ được dỡ vào kho CFS. Bạn nhận arrival notice và lệnh giao hàng từ công ty gom hàng (consolidator), đóng phí kho CFS, rồi làm thủ tục hải quan và lấy hàng tại kho. Phí hàng lẻ tính theo CBM, xem cách quy đổi tại bài CBM là gì.
Điểm cần nhớ của quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là thời gian miễn phí lưu bãi và lưu container. Hồ sơ hải quan chưa xong khi hết thời gian miễn phí thì phí phát sinh tính theo ngày. Các khoản phí tại cảng đến được giải thích trong bài local charge là gì. Hàng đi đường hàng không bỏ được phần container và chứng từ chính là air waybill, xem bài nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.
Cần ước tính chi phí cảng và thời gian lấy hàng cho lô hàng đường biển của bạn? Gửi invoice và packing list về marketing@lenguyentst.com.vn, chúng tôi tính trong ngày.
6. Quy trình nhập khẩu 1 lô hàng thực tế
Để hình dung quy trình nhập khẩu 1 lô hàng từ đầu đến cuối, dưới đây là ví dụ minh họa một lô máy móc nguyên container 20 feet, mua theo FOB Thượng Hải, về cảng Cát Lái. Mốc thời gian là cách chúng tôi thường lên kế hoạch, thực tế phụ thuộc lịch tàu và kết quả phân luồng.
| Thời điểm | Việc làm |
|---|---|
| Trước khi ký hợp đồng | Tra mã HS, kiểm tra máy có thuộc diện kiểm tra chất lượng hay không, tính thuế dự kiến |
| Ngày ký hợp đồng | Chốt FOB, yêu cầu người bán cấp C/O form E, thống nhất mẫu invoice và packing list |
| Khi hàng đóng xong | Đặt chỗ tàu qua forwarder, nhận bản nháp vận đơn và kiểm tra tên người nhận, mô tả hàng |
| Tàu chạy | Nhận bộ chứng từ scan, khai trước thông tin tờ khai để rà lỗi |
| 1–3 ngày trước khi tàu cập | Nhận arrival notice, đóng local charge, lấy EDO |
| Ngày tàu cập | Truyền tờ khai hải quan chính thức, nhận kết quả phân luồng |
| Sau phân luồng | Luồng xanh: nộp thuế, thông quan. Luồng vàng hoặc đỏ: nộp hồ sơ, chờ kiểm tra, có thể kiểm hóa |
| Sau thông quan | Kéo container về kho, rút hàng, trả rỗng, lưu hồ sơ |
Với lô hàng luồng xanh và chứng từ khớp, phần thủ tục tại cảng thường xong trong 1–2 ngày làm việc. Quy trình nhập khẩu 1 lô hàng kéo dài thêm khi bị kiểm hóa, khi hàng phải chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành, hoặc khi C/O có lỗi phải giải trình.
7. Những lỗi hay gặp trong quy trình nhập khẩu hàng hóa
Làm quy trình nhập khẩu hàng hóa cho khách mới nhập lần đầu, chúng tôi thấy bốn lỗi lặp lại nhiều nhất.
Lỗi 1: Đặt hàng rồi mới kiểm tra chính sách. Hàng về mới biết cần giấy phép hoặc kiểm tra chất lượng, trong khi container đã tính phí lưu bãi. Cách tránh: làm bước 1 của sơ đồ trước khi ký hợp đồng.
Lỗi 2: Chứng từ không khớp nhau. Số kiện, trọng lượng hoặc mô tả hàng trên invoice, packing list và vận đơn lệch nhau làm tờ khai dễ bị luồng vàng, luồng đỏ. Cách tránh: duyệt bản nháp vận đơn trước khi hãng tàu phát hành.
Lỗi 3: C/O sai thông tin. C/O ghi sai mã HS, sai số hóa đơn hoặc tiêu chí xuất xứ thì không được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt. Cách tránh: gửi mẫu cho người bán và kiểm tra bản nháp C/O trước khi cấp.
Lỗi 4: Khai sai số container hoặc số vận đơn. Tờ khai hải quan không khớp manifest thì hàng không qua được khu vực giám sát. Bài xử lý khi tờ khai bị sai số container hướng dẫn cách khai bổ sung.
Những lỗi này đều là bài học chúng tôi rút ra qua nhiều năm làm hàng, xem thêm về đội ngũ tại trang giới thiệu Lê Nguyễn Logistics. Đang vướng đúng một trong các lỗi trên? Gọi 0909 742 035, chúng tôi đã xử lý nhiều ca tương tự.
8. Câu hỏi thường gặp
Quy trình nhập khẩu hàng hóa gồm mấy bước?
Gồm 6 bước: kiểm tra chính sách và mã HS, ký hợp đồng và thanh toán, xin giấy phép hoặc đăng ký kiểm tra chuyên ngành nếu có, nhận thông báo hàng đến và lệnh giao hàng, khai và hoàn tất tờ khai, nhận hàng và lưu hồ sơ. Riêng phần thủ tục hải quan gồm 4 bước nhỏ: khai tờ khai, phân luồng, nộp thuế và thông quan, đưa hàng ra khỏi cảng.
Nhập khẩu hàng hóa cần những giấy tờ gì?
Tối thiểu gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại và vận đơn. Tùy mặt hàng, cần thêm giấy phép nhập khẩu, giấy đăng ký hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành, C/O nếu muốn hưởng thuế ưu đãi đặc biệt. Packing list và hợp đồng nên chuẩn bị sẵn vì hải quan có thể yêu cầu khi kiểm tra.
Thời hạn khai hải quan hàng nhập khẩu là bao lâu?
Theo Luật Hải quan 54/2014/QH13, tờ khai hàng nhập khẩu nộp trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu.
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không khác gì đường biển?
Phần thủ tục hải quan giống nhau. Khác ở giao nhận: hàng air dùng air waybill, nhận hàng tại kho hàng không, không có bước lấy và trả container.
Doanh nghiệp có tự làm thủ tục nhập khẩu được không?
Được. Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa cần chữ ký số, đăng ký tài khoản khai báo hải quan và phần mềm khai báo. Với doanh nghiệp nhập không thường xuyên, thuê đại lý hải quan thường tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro khai sai.
Lệ phí làm thủ tục hải quan nhập khẩu là bao nhiêu?
Lệ phí hải quan là 20.000 đồng mỗi tờ khai theo Thông tư 14/2021/TT-BTC. Khoản này khác với thuế nhập khẩu, thuế GTGT và phí dịch vụ của hãng tàu, cảng hay đại lý.
9. Kết luận
Quy trình nhập khẩu hàng hóa thuận lợi hay không phụ thuộc nhiều nhất vào ba bước đầu: kiểm tra chính sách, tra mã HS và soạn chứng từ khớp nhau. Làm đúng phần đó, quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu và phần giao nhận tại cảng sẽ nhẹ hơn rất nhiều.
Nếu cần một đơn vị đi cùng bạn qua toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa, Lê Nguyễn Logistics nhận làm từ bước tra mã HS đến khi hàng về kho. Theo dõi fanpage Lê Nguyễn Logistics để nhận cập nhật chính sách xuất nhập khẩu mới nhất.
Lê Nguyễn Logistics
Hotline / Zalo: 0909 742 035
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Website: https://lenguyentst.com.vn/
