Cách xử lý khi bị kiểm hóa là nội dung mà bất kỳ doanh nghiệp nào tham gia xuất nhập khẩu cũng cần nắm rõ. Bởi trong quá trình làm thủ tục thông quan, việc bị kiểm hóa là điều không hiếm gặp – kể cả khi bộ hồ sơ đã đầy đủ. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ về thủ tục hải quan, bộ chứng từ và phối hợp hiệu quả với công ty vận tải, hàng hóa có thể bị giữ lại lâu, phát sinh chi phí kho bãi hoặc bị đánh thuế cao hơn.
1. Kiểm Hóa Là Gì? Vì Sao Doanh Nghiệp Bị Kiểm Hóa?
Kiểm hóa là quá trình cơ quan hải quan trực tiếp kiểm tra thực tế hàng hóa so với khai báo trên tờ khai hải quan. Mục tiêu nhằm xác minh xem hàng hóa có đúng với mô tả, mã HS, xuất xứ hay không.
Có 3 loại kiểm hóa:
- Kiểm tra bằng máy soi (kiểm hóa 100% bằng thiết bị)
- Kiểm tra thủ công 5–10% lô hàng
- Kiểm tra toàn bộ (kiểm hóa 100%)
Doanh nghiệp có thể bị kiểm hóa do:
- Khai sai mã HS
- Khai sai tên hàng, số lượng, trị giá
- Lô hàng thuộc diện rủi ro cao (có tiền sử vi phạm)
- Hàng thuộc nhóm có thuế suất cao hoặc có nguy cơ gian lận
2. Bộ Chứng Từ Cần Chuẩn Bị Khi Bị Kiểm Hóa
Cách xử lý khi bị kiểm hóa hiệu quả nhất là chuẩn bị sẵn bộ chứng từ đầy đủ và chính xác, gồm:
- Tờ khai hải quan điện tử
- Vận đơn (Bill of Lading)
- Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Packing list (Phiếu đóng gói)
- Hợp đồng ngoại thương
- C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có)
- Catalogue, hình ảnh hàng hóa, thông số kỹ thuật
- Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành (nếu áp dụng)
Lưu ý, nếu hàng thuộc nhóm có nguy cơ bị áp thuế chống bán phá giá, như mã HS 9401.61.00 (ghế có khung kim loại bọc đệm), 9403.30.00 (bàn bằng gỗ), cần bổ sung chứng từ chứng minh loại ghế/bàn cụ thể, vật liệu cấu thành, và giá trị thực tế để tránh bị đánh sai thuế.
3. 4 Bước Xử Lý Khi Bị Kiểm Hóa – Doanh Nghiệp Cần Làm Gì?
Cách xử lý khi bị kiểm hóa không nên ứng biến, mà cần tuân thủ đúng quy trình:
3.1 Kiểm tra cảnh báo trên tờ khai
Ngay khi tờ khai hải quan hiện cảnh báo kiểm hóa, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin khai báo, rà soát các lỗi thường gặp như:
- Sai tên hàng
- Mã HS chưa cập nhật mới
- Giá khai báo thấp bất thường so với thị trường
3.2 Phối hợp với công ty vận tải hoặc đại lý khai thuê
Hãy nhanh chóng thông báo tình trạng kiểm hóa cho công ty vận tải hoặc đơn vị khai báo thuê để hỗ trợ thủ tục. Một đơn vị logistics có kinh nghiệm sẽ giúp bạn chuẩn bị lại chứng từ, in kèm hình ảnh mô tả hàng hóa và đề xuất hướng giải trình với hải quan.
3.3 Cung cấp chứng từ và phối hợp kiểm tra
Doanh nghiệp cần cử người trực tiếp đến giám sát quá trình kiểm hóa tại cảng/kho. Đồng thời nộp bổ sung các chứng từ như:
- Chứng minh công dụng hàng hóa
- Chứng minh nguồn gốc xuất xứ (C/O form E, form D…)
- Kết quả giám định (nếu có tranh chấp về bản chất hàng)
Ví dụ: Một lô máy hút bụi công nghiệp, khai mã HS 8508.11.00, bị nghi ngờ là thiết bị điện dân dụng. Doanh nghiệp phải bổ sung catalogue kỹ thuật chứng minh công suất, ứng dụng công nghiệp để đảm bảo phân loại đúng.
3.4 Đề xuất phương án xử lý nếu có bất đồng
Trong trường hợp hải quan không chấp nhận mã HS doanh nghiệp khai báo và áp mã khác có thuế suất cao hơn, doanh nghiệp có quyền:
- Đề xuất giám định độc lập
- Khiếu nại bằng văn bản đến Chi cục Hải quan
- Xin ý kiến phân loại từ Tổng cục Hải quan
4. Những Lưu Ý Pháp Lý Khi Bị Kiểm Hóa
Khi bị kiểm hóa, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm pháp lý sau:
- Không cung cấp thông tin giả, sai lệch: Mọi hành vi khai sai nhằm giảm thuế đều có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế.
- Lưu giữ chứng từ trong 5 năm: Theo quy định pháp luật, toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng cần được lưu giữ và xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra sau thông quan.
- Nắm rõ quy định phân loại mã HS: Ví dụ, cùng là “bàn ghế”, nhưng mã HS cho:
- Ghế bằng nhựa là 9401.80.00
- Ghế khung kim loại có bọc đệm là 9401.61.00
- Bàn bằng gỗ có thể là 9403.30.00 hoặc 9403.60.90 tùy kiểu dáng
Việc nắm rõ mã HS sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác lô hàng có không thuộc diện bị áp thuế hay không, tránh bị áp mã sai dẫn đến kiểm hóa hoặc truy thu.
5. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục nhập khẩu máy hút bụi công nghiệp – từ A đến Z.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, gồm:
- Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ, chính xác.
- Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
- Xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận chuyển có chi phí hợp lý, thời gian giao nhanh.
- Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
- Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng – không cần lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.
Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Lê Nguyễn cam kết:
- Xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu, từ vướng mắc hồ sơ đến các yêu cầu đặc biệt từ hải quan.
- Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ – giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính.
- Bảo hành quy trình, hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển, giao nhận hoặc thông quan hàng hóa.
Chúng tôi không chỉ là một đơn vị giao nhận – mà là đối tác phòng XNK chiến lược, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.
>> Xem thêm:
- Thủ tục hành chính mới lĩnh vực xuất nhập khẩu năm 2025
- 4 Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Về Các Thủ Tục Xuất Khẩu Hàng
- Mỹ Áp Thuế Đối Ứng Tới 84%: 4 Điều Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Việt Nam Phải Làm Ngay
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LÊ NGUYỄN CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ:
- Khai Báo Hải Quan
- Vận Tải Đường Biển
- Vận Tải Đường Hàng Không
- Vận Tải Nội Địa
- Vận Chuyển Hàng Tiểu Ngạch Trung Quốc – Việt Nam
- Bảo Hiểm Hàng Hóa Quốc Tế
- Dịch Vụ Phụ Trợ Và Tư Vấn
- Vận chuyển dự án công trình
