Nguyên vật liệu dư thừa trong gia công là vấn đề phát sinh thường xuyên khi doanh nghiệp thực hiện hợp đồng gia công với đối tác nước ngoài. Khi hết hợp đồng, thay đổi mẫu hoặc ngừng sản xuất, doanh nghiệp phải xử lý đúng thủ tục hải quan để tránh rủi ro thuế và vi phạm quy định. Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ các tình huống phổ biến và cách doanh nghiệp cần thực hiện khi xử lý hoặc chuyển nguyên liệu theo quy định 2025.
1. Các tình huống thường gặp làm phát sinh nguyên vật liệu dư thừa trong gia công
Doanh nghiệp có thể gặp nhiều nguyên nhân khác nhau khiến tồn kho lớn hơn so với định mức đã đăng ký. Ba nhóm tình huống sau là phổ biến nhất và yêu cầu doanh nghiệp xử lý kịp thời theo đúng hồ sơ.
-
Hết thời hạn hợp đồng gia công.
Khi hợp đồng kết thúc nhưng nguyên vật liệu chưa sử dụng hết, toàn bộ phần dư này bắt buộc phải đưa vào báo cáo tồn kho và khai báo xử lý theo đúng thủ tục hải quan. Nếu doanh nghiệp không lập hồ sơ kịp thời, cơ quan hải quan có thể đánh giá thiếu minh bạch hoặc yêu cầu kiểm tra chi tiết.
-
Thay đổi mẫu mã hoặc quy cách sản xuất.
Khi bên đặt hàng thay đổi mẫu, phần nguyên liệu đã nhập theo định mức cũ trở thành dư thừa. Trường hợp này, doanh nghiệp cần giải trình nguyên nhân, cập nhật định mức và lựa chọn xử lý nguyên liệu hoặc chuyển nguyên liệu sang hợp đồng khác.
-
Ngừng sản xuất hoặc giảm sản lượng.
Đây là tình huống gây tồn kho lớn nhất. Khi ngừng sản xuất đột ngột, nguyên vật liệu dư thừa trong gia công phải được tổng hợp, kiểm kê, lập bảng kê chi tiết và lựa chọn hình thức xử lý phù hợp. Không được để tồn kho lâu vì dễ phát sinh chênh lệch với báo cáo quyết toán.
2. Quy định hải quan 2025 đối với nguyên vật liệu dư thừa trong gia công
Từ 2025, cơ quan hải quan tăng cường kiểm soát chặt chẽ tồn kho, định mức và báo cáo quyết toán của doanh nghiệp gia công. Vì vậy, doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý đến ba yêu cầu quan trọng:
-
Phải có giải trình rõ ràng về nguyên nhân phát sinh.
Mọi số liệu về tồn kho phải khớp giữa phần mềm quản lý, báo cáo nội bộ và tờ khai nhập khẩu ban đầu. Cơ quan hải quan ưu tiên kiểm tra các trường hợp không có giải trình hoặc giải trình không đầy đủ.
-
Không được tự ý tiêu thụ nội địa khi chưa làm thủ tục.
Nếu doanh nghiệp dùng nguyên vật liệu dư thừa để sản xuất hàng bán nội địa, phải đổi loại hình và nộp thuế theo quy định. Vi phạm quy định này có thể dẫn đến phạt rất nặng.
-
Báo cáo quyết toán phải thể hiện đúng số liệu.
Toàn bộ nguyên vật liệu dư thừa phải được thể hiện rõ trong báo cáo quyết toán năm và phải khớp với dữ liệu trên hệ thống hải quan.
3. Ba phương án xử lý nguyên vật liệu dư thừa trong gia công
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức theo đúng quy định hiện hành:
Tái xuất cho bên cung cấp.
Hình thức này phù hợp với trường hợp hết hợp đồng, thay đổi mẫu hoặc không còn nhu cầu sản xuất. Doanh nghiệp lập tờ khai hàng hóa tái xuất, đính kèm bảng kê nguyên liệu và các chứng từ của hợp đồng gia công.
Chuyển nguyên liệu sang hợp đồng gia công khác.
Nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục sản xuất nhưng chuyển sang đơn hàng mới, có thể chuyển nguyên liệu dư sang hợp đồng mới. Hồ sơ phải có văn bản đề nghị, bảng kê nguyên liệu, số liệu tồn kho và xác nhận của cả hai hợp đồng.
Tiêu hủy nguyên vật liệu không còn giá trị.
Áp dụng khi nguyên liệu bị lỗi, hư hỏng hoặc không phù hợp với thiết kế mới. Doanh nghiệp cần biên bản tiêu hủy, hội đồng chứng kiến và báo cáo gửi cơ quan hải quan theo đúng quy định.
4. Bộ hồ sơ bắt buộc doanh nghiệp phải chuẩn bị
Để tránh thiếu chứng từ hoặc bị yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ:
- Hợp đồng gia công và phụ lục hợp đồng
- Tờ khai hàng hóa liên quan đến nguyên vật liệu
- Bảng kiểm kê nguyên vật liệu dư thừa
- Bảng đối chiếu định mức – tồn kho
- Giải trình lý do phát sinh nguyên vật liệu dư thừa
- Chứng từ nhập khẩu ban đầu
- Hồ sơ tái xuất, chuyển nguyên liệu hoặc tiêu hủy (tùy phương án xử lý)
5. Những rủi ro doanh nghiệp thường gặp khi xử lý nguyên vật liệu dư thừa
Khi xử lý nguyên vật liệu dư thừa trong gia công, nếu doanh nghiệp không tuân thủ đúng quy định, có thể gặp phải các rủi ro pháp lý và quản lý sau:
- Chênh lệch số liệu giữa kho, báo cáo quyết toán và hệ thống hải quan
- Nguyên vật liệu dư thừa không được cập nhật đầy đủ vào báo cáo tồn kho hoặc tờ khai hàng hóa.
- Gây ra tình trạng số liệu kho và số liệu hải quan không khớp, làm tăng nguy cơ bị kiểm tra hoặc phạt hành chính.
- Sai loại hình tờ khai khi thực hiện tái xuất hoặc chuyển nguyên liệu
- Doanh nghiệp áp dụng sai loại hình khai báo (ví dụ nhập khẩu nội địa thay vì tái xuất) sẽ dẫn đến phạt vi phạm quy định hải quan.
- Gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi thuế và quyền sử dụng nguyên liệu trong hợp đồng gia công.
- Định mức nguyên liệu không được cập nhật
- Khi nguyên vật liệu dư không được điều chỉnh vào định mức mới, báo cáo tồn kho sẽ thể hiện số liệu dư không hợp lệ.
- Dễ dẫn đến cơ quan hải quan yêu cầu giải trình chi tiết, ảnh hưởng tiến độ tái xuất hoặc chuyển nguyên liệu.
- Chưa giải trình rõ nguyên nhân phát sinh nguyên liệu dư thừa
- Nếu doanh nghiệp không lập biên bản hoặc báo cáo lý do dư thừa (hết hợp đồng, thay đổi mẫu, ngừng sản xuất…), hải quan có thể yêu cầu kiểm tra thực tế.
- Việc giải trình thiếu chi tiết sẽ làm tăng rủi ro bị phạt hoặc phải nộp bổ sung thuế.
- Hồ sơ xử lý không đầy đủ hoặc không đồng bộ
- Thiếu hợp đồng gia công, bảng kê tồn kho, tờ khai hàng hóa hoặc chứng từ tái xuất/chuyển nguyên liệu.
- Khi hồ sơ không đồng bộ với số liệu trong hệ thống, doanh nghiệp dễ bị đình trệ thủ tục hoặc phạt hành chính.
Lưu ý: Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ ngay khi nguyên vật liệu dư phát sinh, đảm bảo số liệu kho, báo cáo quyết toán và tờ khai hàng hóa đồng nhất, đồng thời cập nhật định mức mới theo từng hợp đồng.
6. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục nhập khẩu sản phẩm nhựa gia dụng – từ A đến Z.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, gồm: làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài để theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ và chính xác; kiểm tra chứng từ, đàm phán điều kiện giao hàng để tối ưu điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C. Đồng thời, chúng tôi xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp, lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận chuyển có chi phí hợp lý, thời gian giao nhanh.
Đặc biệt, Lê Nguyễn Transport & Logistics đảm nhận toàn bộ thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn. Giao hàng tận kho, doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng, không phải lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.
Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Lê Nguyễn cam kết xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu, từ vướng mắc hồ sơ đến các yêu cầu đặc biệt từ hải quan. Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính. Chúng tôi bảo hành quy trình và hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển, giao nhận hoặc thông quan hàng hóa.
Lê Nguyễn Transport & Logistics không chỉ là một đơn vị giao nhận mà còn là đối tác phòng XNK chiến lược, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.
>> Xem thêm:
- Shop Bán Chăn Ga Gối Nệm Năm 2025: Những Rủi Ro Khi Nhập Tiểu Ngạch Có Thể Khiến Doanh Nghiệp Mất Trắng Hàng
- Lý Do Nên Chọn Phòng XNK Thuê Ngoài — Giải Pháp Cho Shop Không Có Kinh Nghiệm Năm 2025
- Những Điều Cần Biết Về Thủ Tục Nhập Khẩu Hóa Chất Ngành Nhựa Năm 2025
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
