Tự khai báo hải quan là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp mới trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nhằm tiết kiệm chi phí dịch vụ. Tuy nhiên, việc này tiềm ẩn không ít rủi ro, đặc biệt nếu doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm hoặc không nắm rõ quy định pháp lý. Cùng điểm qua 5 lỗi thường gặp và giải pháp để hạn chế sai sót khi khai báo.
1. Tự Khai Báo Hải Quan Là Gì? Lợi Ích Và Thách Thức
Tự khai báo hải quan là việc doanh nghiệp tự mình thực hiện các thủ tục khai báo với cơ quan hải quan mà không thuê dịch vụ logistics hay đại lý làm thay. Ưu điểm lớn nhất là tiết kiệm chi phí dịch vụ, chủ động kiểm soát hồ sơ và thời gian xử lý hàng hóa.
Tuy nhiên, việc này đòi hỏi người khai phải am hiểu chuyên sâu về quy trình thủ tục hải quan, cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật và quy định liên quan đến vận tải quốc tế. Với doanh nghiệp không chuyên hoặc không có bộ phận xuất nhập khẩu, nguy cơ sai sót rất cao.
Bên cạnh đó, hệ thống khai báo điện tử thường xuyên thay đổi yêu cầu kỹ thuật, khiến việc tự khai báo hải quan trở nên phức tạp hơn nếu thiếu kinh nghiệm thực tế.
2. Những Lỗi Thường Gặp Khi Tự Khai Báo Hải Quan
Một trong những lỗi thường gặp là khai sai mã HS Code. Đây là lỗi phổ biến nhất dẫn đến mức thuế không chính xác, thậm chí bị xử phạt vì gian lận thương mại. Việc chọn sai mã HS còn ảnh hưởng đến chính sách mặt hàng, dễ bị giữ hàng để kiểm tra.
Thứ hai, doanh nghiệp thường khai thiếu hoặc sai nội dung trên tờ khai: như đơn vị tính, trị giá hóa đơn, tên hàng. Điều này dẫn đến sự không khớp giữa khai báo và hồ sơ, làm kéo dài thời gian thông quan.
Một lỗi thường gặp khác là thiếu chứng từ cần thiết trong hồ sơ hải quan: invoice, packing list, hợp đồng, vận đơn. Thiếu sót này khiến hệ thống hải quan không chấp nhận tờ khai hoặc phải bổ sung sau, mất nhiều thời gian.
Ngoài ra, doanh nghiệp mới tự khai báo hải quan thường bỏ sót việc nộp thuế đúng hạn hoặc không nắm rõ cách sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS. Việc này không chỉ làm gián đoạn quy trình logistics mà còn gây thiệt hại tài chính không đáng có.
Cuối cùng, nhiều doanh nghiệp không kịp cập nhật các thay đổi trong quy định, dẫn đến sử dụng văn bản hết hiệu lực hoặc áp dụng sai chính sách mặt hàng, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lô hàng.
3. Giải Pháp Hạn Chế Rủi Ro Khi Tự Khai Báo Hải Quan
Để giảm thiểu lỗi thường gặp, doanh nghiệp cần xây dựng đội ngũ chuyên trách về xuất nhập khẩu, thường xuyên cập nhật kiến thức pháp lý và kỹ năng nghiệp vụ. Việc tham gia các khóa đào tạo về tự khai báo hải quan là cần thiết để đảm bảo đúng quy trình.
Ngoài ra, nên sử dụng phần mềm khai báo chính hãng, được cập nhật liên tục, đảm bảo tương thích với hệ thống hải quan. Đặc biệt, cần kiểm tra kỹ chứng từ trước khi nộp tờ khai để tránh thiếu sót hoặc sai lệch nội dung.
Với các lô hàng có tính chất phức tạp, có thể xem xét thuê chuyên gia tư vấn hoặc hợp tác với công ty xuất nhập khẩu uy tín trong thời gian đầu. Đây là cách giúp doanh nghiệp học hỏi kinh nghiệm thực tế, hạn chế rủi ro khi vận hành độc lập.
Quan trọng nhất, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm tra chéo nội bộ, đảm bảo mỗi bước trong chuỗi thủ tục hải quan đều được kiểm soát và có phương án dự phòng khi có sự cố phát sinh từ phía cơ quan chức năng.
4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng Xuất Nhập Khẩu Thuê Ngoài Trọn Gói, Tối Ưu Chi Phí Và Quy Trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu – từ A đến Z.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, gồm:
Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ, chính xác.
Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
Xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận chuyển có chi phí hợp lý, thời gian giao nhanh.
Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng – không cần lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.
Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Lê Nguyễn cam kết:
Xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển, từ vướng mắc hồ sơ đến các yêu cầu đặc biệt từ hải quan.
Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ – giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính.
Bảo hành quy trình, hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển, giao nhận hoặc thông quan hàng hóa.
Chúng tôi không chỉ là một đơn vị giao nhận – mà là đối tác phòng XNK chiến lược, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.
>> Xem thêm:
- Dịch vụ chuyển phát nhanh hàng hóa đi Hong Kong: 4 điều bạn cần nắm rõ trước khi gửi hàng
- 4 Bước Cần Biết Về Thủ Tục Xuất Khẩu Mỹ Phẩm Đầy Đủ Và Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp
- Mỹ Áp Thuế Đối Ứng Tới 84%: 4 Điều Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Việt Nam Phải Làm Ngay
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
