Invoice trong xuất nhập khẩu là một trong những chứng từ bắt buộc trong hầu hết các giao dịch thương mại quốc tế. Nhưng nếu vì lý do nào đó không có invoice, liệu doanh nghiệp có thể tiến hành khai báo và thông quan được không? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò của invoice, các tình huống ngoại lệ, và cách xử lý đúng để đảm bảo thủ tục hải quan không bị gián đoạn.
1. Invoice Trong Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Tại Sao Lại Quan Trọng?
Invoice trong xuất nhập khẩu (hóa đơn thương mại quốc tế) là tài liệu do bên bán phát hành cho bên mua, ghi rõ nội dung giao dịch: tên hàng, số lượng, giá trị, điều kiện giao hàng (Incoterms), và phương thức thanh toán.
Invoice là căn cứ để:
- Xác định giá trị hàng hóa khi tính thuế nhập khẩu, thuế GTGT.
- Làm hồ sơ thanh toán quốc tế qua ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C, T/T).
- Kê khai thông tin trên tờ khai hải quan điện tử.
- Đối chiếu với hợp đồng mua bán và packing list trong bộ chứng từ.
Thiếu invoice, doanh nghiệp rất dễ bị nghi ngờ gian lận trị giá, sai mã HS, hoặc trốn thuế.
2. Không Có Invoice Có Khai Hải Quan Được Không?
Câu trả lời là: Có, nhưng rất hạn chế. Trong một số trường hợp đặc biệt, hải quan cho phép doanh nghiệp khai báo tạm hoặc thay thế invoice bằng các loại tài liệu khác, ví dụ:
- Invoice proforma: áp dụng khi hàng chưa chính thức giao, thường dùng cho mẫu thử.
- Tờ khai trị giá tự xác định: doanh nghiệp cam kết trị giá và chịu trách nhiệm với thông tin khai báo.
- Tài liệu nội bộ: biên bản điều chuyển tài sản nội bộ đối với hàng không mua bán.
Tuy nhiên, các trường hợp này phải được lý giải rõ ràng và được cơ quan hải quan chấp thuận.
3. Trường Hợp Được Miễn Invoice Trong Bộ Chứng Từ
Một số lô hàng đặc biệt có thể không cần invoice chính thức, ví dụ:
- Hàng viện trợ phi thương mại: như quà tặng, hàng triển lãm, đồ mẫu (hàng không có giá trị thương mại).
- Hàng hóa nhập khẩu phi mậu dịch: hàng nhập khẩu không phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Tài sản cố định điều chuyển nội bộ: giữa công ty mẹ và chi nhánh (không có giao dịch mua bán).
Trong những trường hợp trên, doanh nghiệp có thể khai mã HS phù hợp, chẳng hạn:
- Mã HS 9817.00.10: hàng viện trợ nhân đạo.
- Mã HS 9801.00.00: hàng phi mậu dịch.
- Mã HS 8479.89.39: máy móc nhập khẩu phục vụ nghiên cứu, không nhằm mục đích thương mại.
Dù được miễn invoice, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu thay thế để đảm bảo quá trình thông quan.
4. Rủi Ro Khi Không Có Invoice Trong Xuất Nhập Khẩu
Không có invoice trong xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro:
- Bị cơ quan hải quan nghi ngờ khai sai giá, dẫn đến kiểm tra sau thông quan.
- Phát sinh thuế cao do áp dụng trị giá tính thuế không hợp lý.
- Gây khó khăn cho công ty vận tải khi phải sắp xếp lịch giao hàng hoặc chứng từ vận chuyển không khớp.
- Khó mở L/C hoặc thanh toán quốc tế nếu thiếu chứng từ cần thiết.
Hậu quả có thể khiến lô hàng bị giữ tại cảng, phát sinh lưu kho lưu bãi, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.
5. Giải Pháp Khi Không Có Invoice
Nếu bắt buộc phải nhập khẩu hàng hóa nhưng không thể xuất trình invoice, doanh nghiệp nên:
- Làm việc trước với công ty vận tải hoặc đại lý hải quan để được tư vấn cách khai báo hợp lệ.
- Chuẩn bị bộ chứng từ thay thế, bao gồm hợp đồng, biên bản giao hàng, bảng báo giá, tờ khai trị giá.
- Gửi văn bản giải trình rõ lý do thiếu invoice và đề xuất phương án khai báo cho Chi cục Hải quan.
Việc chủ động, minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tránh bị phạt hoặc kéo dài thời gian thông quan.
6. Cẩn Trọng Trong Việc Ghi Nhận Trị Giá Và Mã HS
Ngay cả khi có invoice, doanh nghiệp vẫn cần xác định chính xác mã HS và trị giá để khai đúng thuế. Việc sai mã HS dễ dẫn đến bị quy vào diện áp thuế chống bán phá giá.
Ví dụ:
- Mã HS 9403.60.90: đồ nội thất bằng kim loại – nằm trong danh sách áp thuế chống bán phá giá từ Trung Quốc.
- Mã HS 7308.90.99: cấu kiện thép – nằm trong diện bị rà soát thường xuyên.
Vì vậy, bên cạnh invoice, doanh nghiệp cần có CO (giấy chứng nhận xuất xứ) để chứng minh hàng không thuộc diện bị áp thuế.
7. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng Xuất Nhập Khẩu Thuê Ngoài Trọn Gói, Tối Ưu Chi Phí Và Quy Trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục nhập khẩu – từ A đến Z.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, gồm:
- Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ, chính xác.
- Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
- Xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận chuyển có chi phí hợp lý, thời gian giao nhanh.
- Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
- Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng – không cần lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.
Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Lê Nguyễn cam kết:
- Xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu, từ vướng mắc hồ sơ đến các yêu cầu đặc biệt từ hải quan.
- Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ – giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính.
- Bảo hành quy trình, hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển, giao nhận hoặc thông quan hàng hóa.
Chúng tôi không chỉ là một đơn vị giao nhận – mà là đối tác phòng XNK chiến lược, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.
>> Xem thêm:
- Thủ tục hành chính mới lĩnh vực xuất nhập khẩu năm 2025
- 4 Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Về Các Thủ Tục Xuất Khẩu Hàng
- Mỹ Áp Thuế Đối Ứng Tới 84%: 4 Điều Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Việt Nam Phải Làm Ngay
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LÊ NGUYỄN CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ:
- Khai Báo Hải Quan
- Vận Tải Đường Biển
- Vận Tải Đường Hàng Không
- Vận Tải Nội Địa
- Vận Chuyển Hàng Tiểu Ngạch Trung Quốc – Việt Nam
- Bảo Hiểm Hàng Hóa Quốc Tế
- Dịch Vụ Phụ Trợ Và Tư Vấn
- Vận chuyển dự án công trình
