Hợp chuẩn hợp quy là gì? Hợp chuẩn là sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn (TCVN, tiêu chuẩn quốc tế) mà doanh nghiệp tự nguyện áp dụng. Hợp quy là sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN), bắt buộc với hàng thuộc diện quản lý.
Chứng nhận hợp quy là việc một tổ chức đánh giá xác nhận sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia. Công bố hợp quy là bước doanh nghiệp tự đứng tên tuyên bố sản phẩm của mình phù hợp quy chuẩn đó.
Với hàng nhập khẩu thuộc diện quản lý, chứng nhận hợp quy và công bố đi liền nhau: thiếu một trong hai, hàng khó thông quan hoặc không được bán ra thị trường.
Từ năm 2026, khung pháp lý về hợp quy đã đổi khá nhiều: Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật sửa đổi có hiệu lực từ 01/01/2026, Thông tư 14/2026/TT-BKHCN thay Thông tư 28/2012/TT-BKHCN từ 25/05/2026.
Bài này giải thích hợp chuẩn hợp quy là gì, chứng nhận hợp quy là gì, giấy chứng nhận hợp quy gồm những gì và cách công bố hợp quy. Bạn cũng sẽ thấy hàng nhập khẩu nào phải làm.
Nội dung bài gồm 9 phần:
- 1. Chứng nhận hợp quy là gì?
- 2. Hợp chuẩn hợp quy là gì, khác nhau ở đâu?
- 3. Phân biệt chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy
- 4. Giấy chứng nhận hợp quy: nội dung, thời hạn và dấu hợp quy
- 5. Phương thức chứng nhận 1, 5, 7 cho hàng nhập khẩu
- 6. Hàng nhập khẩu nào phải chứng nhận hợp quy?
- 7. Quy trình công bố hợp quy theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN
- 8. Những lỗi hay gặp khi làm hợp quy cho hàng nhập khẩu
- 9. Câu hỏi thường gặp về chứng nhận hợp quy
1. Chứng nhận hợp quy là gì?
Chứng nhận hợp quy là hoạt động đánh giá và xác nhận sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Việc đánh giá do tổ chức chứng nhận thực hiện, không phải doanh nghiệp tự làm. Kết quả là một giấy chứng nhận cấp cho sản phẩm cụ thể.
Quy chuẩn kỹ thuật (thường gọi là QCVN) là bộ yêu cầu bắt buộc về an toàn, sức khỏe, môi trường do bộ quản lý ngành ban hành. Vì quy chuẩn mang tính bắt buộc, nên việc chứng nhận cũng bắt buộc với sản phẩm nằm trong phạm vi quy chuẩn đó.
Đây là điểm khác cơ bản so với chứng nhận hợp chuẩn ở mục 2.
Căn cứ pháp lý hiện hành gồm:
- Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11, được sửa đổi bởi Luật số 70/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2026).
- Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa, sửa đổi bởi Luật số 78/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2026), chia sản phẩm thành ba mức rủi ro thấp, trung bình, cao.
- Thông tư 14/2026/TT-BKHCN ngày 09/04/2026 về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp, hiệu lực từ 25/05/2026. Thông tư này thay Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, Thông tư 02/2017/TT-BKHCN và Thông tư 04/2025/TT-BKHCN.
Trong tiếng Anh, giấy chứng nhận hợp quy thường gọi là Certificate of Conformity, viết tắt COC. Nhiều tài liệu cũ vẫn dẫn Thông tư 28/2012/TT-BKHCN. Từ 25/05/2026, bạn nên đối chiếu theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN.
2. Hợp chuẩn hợp quy là gì, khác nhau ở đâu?
Hợp chuẩn hợp quy là cách gọi gộp hai hoạt động đánh giá sự phù hợp. Hợp chuẩn là phù hợp với tiêu chuẩn (TCVN, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn cơ sở). Hợp quy là phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật. Tiêu chuẩn do doanh nghiệp tự nguyện áp dụng; quy chuẩn thì bắt buộc nếu sản phẩm thuộc phạm vi điều chỉnh.
| Tiêu chí | Hợp chuẩn | Hợp quy |
|---|---|---|
| Căn cứ đánh giá | Tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế, khu vực, tiêu chuẩn cơ sở | Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy chuẩn địa phương |
| Tính bắt buộc | Tự nguyện, trừ khi hợp đồng hoặc khách hàng yêu cầu | Bắt buộc với sản phẩm thuộc phạm vi quy chuẩn |
| Mục đích chính | Khẳng định chất lượng, tạo lợi thế bán hàng | Bảo đảm an toàn, sức khỏe, môi trường |
| Ai chọn phương thức đánh giá | Tổ chức chứng nhận hoặc doanh nghiệp công bố | Quy định sẵn trong quy chuẩn kỹ thuật tương ứng |
| Ảnh hưởng tới hàng nhập khẩu | Không phải điều kiện thông quan | Có thể là điều kiện thông quan và lưu thông |
Một sản phẩm có thể cùng lúc làm cả hai. Ví dụ, doanh nghiệp làm hợp quy theo quy chuẩn an toàn, rồi làm thêm chứng nhận hợp chuẩn theo một tiêu chuẩn chất lượng để đưa vào hồ sơ đấu thầu.
Với dân xuất nhập khẩu, việc cần quan tâm trước là hợp quy, vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới lô hàng.
3. Phân biệt chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy
Đây là chỗ nhiều người nhầm nhất. Chứng nhận do bên thứ ba làm và cấp giấy. Công bố do chính doanh nghiệp làm, đăng ký bản công bố lên hệ thống của cơ quan quản lý. Thông thường, doanh nghiệp lấy giấy chứng nhận đó làm căn cứ để công bố.
| Tiêu chí | Chứng nhận | Công bố |
|---|---|---|
| Ai thực hiện | Tổ chức chứng nhận (được chỉ định, thừa nhận hoặc đăng ký) | Doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu, kinh doanh sản phẩm |
| Kết quả | Giấy chứng nhận | Bản công bố đã được đăng ký |
| Căn cứ | Kết quả thử nghiệm mẫu, đánh giá nhà máy hoặc lô hàng | Giấy chứng nhận hoặc kết quả tự đánh giá |
| Nơi thực hiện | Tại tổ chức chứng nhận | Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng |
| Thứ tự | Làm trước | Làm sau, khi đã có căn cứ |
Nói gọn: giấy chứng nhận là “bằng chứng”, bản công bố là “lời cam kết” của doanh nghiệp dựa trên bằng chứng đó. Theo Luật số 70/2025/QH15, căn cứ công bố có thể là kết quả của tổ chức chứng nhận hoặc kết quả tự đánh giá. Dùng căn cứ nào tùy quy chuẩn và mức rủi ro của sản phẩm.
4. Giấy chứng nhận hợp quy: nội dung, thời hạn và dấu hợp quy
Đây là văn bản tổ chức chứng nhận cấp sau khi đánh giá đạt. Trên giấy thường có tên tổ chức chứng nhận, tên doanh nghiệp, tên sản phẩm, kiểu loại hoặc lô hàng. Giấy cũng ghi quy chuẩn áp dụng, phương thức đánh giá, số giấy, ngày cấp và thời hạn hiệu lực.
Thời hạn của giấy chứng nhận
Thời hạn phụ thuộc phương thức đánh giá. Theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, giấy cấp theo các phương thức có giám sát (2, 3, 4, 5, 6) có hiệu lực tối đa 5 năm. Quy định cũ chỉ cho tối đa 3 năm. Giấy cấp theo phương thức 7 và 8 chỉ có giá trị cho đúng lô hàng đã đánh giá.
Dấu hợp quy CR
Sản phẩm đã công bố phải gắn dấu hợp quy (thường gọi là dấu CR) trước khi lưu thông. Dấu được gắn ở vị trí dễ thấy, khó tẩy xóa: trên sản phẩm, bao bì, nhãn hàng hóa. Thông tư 14/2026/TT-BKHCN cho phép thể hiện dấu hợp quy trên nhãn điện tử. Hàng nhập khẩu cũng phải gắn dấu trước khi phân phối.
Dấu hợp quy đi cùng nhãn phụ hàng nhập khẩu bằng tiếng Việt. Hai thứ này hay được làm cùng đợt sau khi hàng về kho.
5. Phương thức chứng nhận 1, 5, 7 cho hàng nhập khẩu
Thông tư 14/2026/TT-BKHCN quy định 8 phương thức đánh giá sự phù hợp. Quy chuẩn kỹ thuật của từng sản phẩm sẽ chỉ định phương thức nào được dùng. Với hàng nhập khẩu, ba phương thức gặp nhiều nhất là 1, 5 và 7.
| Phương thức | Nội dung đánh giá | Phù hợp với | Giá trị giấy chứng nhận |
|---|---|---|---|
| Phương thức 1 | Thử nghiệm mẫu điển hình của kiểu, loại sản phẩm | Doanh nghiệp nhập cùng một model nhiều lần | Cho kiểu, loại sản phẩm đã thử; theo điều kiện ghi trên giấy |
| Phương thức 5 | Thử nghiệm mẫu và đánh giá quá trình sản xuất, sau đó giám sát | Nhà máy ổn định, nhập đều đặn số lượng lớn | Tối đa 5 năm, có giám sát định kỳ |
| Phương thức 7 | Thử nghiệm, đánh giá theo từng lô sản phẩm | Doanh nghiệp nhập lẻ, mỗi lô một kiểu hàng | Chỉ cho lô hàng đã đánh giá |
Cách chọn trong thực tế: nhập một lần hoặc mỗi lần một loại thì chọn phương thức 7, chi phí từng lô thấp nhưng lô nào cũng phải làm lại. Nhập đi nhập lại cùng một nhà máy thì phương thức 5 tốn kém hơn ở lần đầu vì có đánh giá nhà máy, nhưng các lô sau nhanh hơn nhiều.
6. Hàng nhập khẩu nào phải chứng nhận hợp quy?
Hàng phải làm chứng nhận khi sản phẩm nằm trong phạm vi một quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và quy chuẩn đó yêu cầu chứng nhận bởi bên thứ ba. Từ 2026, việc này gắn với cách phân loại theo mức rủi ro của Luật số 78/2025/QH15.
- Rủi ro cao: phải có giấy chứng nhận của tổ chức chứng nhận được chỉ định, công bố dựa trên chứng nhận đó và đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng khi nhập khẩu.
- Rủi ro trung bình và thấp: yêu cầu nhẹ hơn, có thể dựa trên kết quả tự đánh giá hoặc chỉ cần công bố tiêu chuẩn áp dụng, tùy quy định của bộ quản lý ngành.
Danh mục sản phẩm rủi ro thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ được cập nhật theo Thông tư 36/2026/TT-BKHCN, áp dụng từ 01/07/2026. Các bộ khác (Công Thương, Xây dựng, Nông nghiệp và Môi trường…) có danh mục riêng cho mặt hàng mình quản lý.
Nhóm hàng nhập khẩu thường gặp yêu cầu này gồm:
- Đồ chơi trẻ em (xem thêm bài bị giữ hàng vì thiếu chứng nhận hợp quy đồ chơi trẻ em).
- Thiết bị điện, điện tử gia dụng, như bếp từ, nồi cơm điện, máy sấy tóc (ví dụ bài thủ tục nhập khẩu bếp từ).
- Thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin (xem chứng nhận hợp quy thiết bị điện tử nhập khẩu).
- Thép làm cốt bê tông và một số loại thép, vật liệu xây dựng, mũ bảo hiểm, lốp xe.
Cách kiểm tra nhanh: tra mã HS và tên hàng trong danh mục của bộ quản lý, đọc phạm vi điều chỉnh của quy chuẩn tương ứng. Nếu hàng còn thuộc diện cần giấy phép, bạn xem thêm bài khi nào cần xin giấy phép nhập khẩu.
7. Quy trình công bố hợp quy theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN
Đây là bước doanh nghiệp đăng ký bản công bố trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Với hàng nhập khẩu thuộc diện kiểm tra nhà nước, quy trình đầy đủ từ lúc hàng về tới lúc được bán gồm 5 bước.
Bước 1. Xác định quy chuẩn và phương thức. Đối chiếu mã HS, tên hàng với danh mục rủi ro và quy chuẩn kỹ thuật. Ghi lại phương thức đánh giá mà quy chuẩn cho phép.
Bước 2. Đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng. Với hàng rủi ro cao, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký kiểm tra trên Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia. Sau đó mới mở tờ khai hải quan.
Bước 3. Đánh giá và cấp giấy chứng nhận. Tổ chức chứng nhận lấy mẫu (theo phương thức 7) hoặc dùng kết quả đã có (phương thức 1, 5), thử nghiệm và cấp giấy.
Bước 4. Đăng ký bản công bố. Doanh nghiệp điền bản công bố theo mẫu tại Phụ lục của Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, đăng ký trên cơ sở dữ liệu quốc gia. Hồ sơ kèm theo:
- Giấy chứng nhận, nếu công bố dựa trên kết quả của tổ chức chứng nhận.
- Báo cáo tự đánh giá kèm kết quả thử nghiệm, nếu quy chuẩn cho phép tự đánh giá.
Khi hệ thống gặp sự cố, doanh nghiệp được nộp trực tiếp tại cơ quan chuyên môn ở địa phương.
Bước 5. Nộp kết quả, thông quan và gắn dấu. Nộp giấy chứng nhận cho cơ quan kiểm tra để có kết quả đạt, bổ sung vào hồ sơ hải quan. Sau thông quan, gắn dấu hợp quy và nhãn phụ trước khi đưa hàng ra thị trường.
Bản công bố là trách nhiệm của doanh nghiệp: bạn phải duy trì chất lượng như đã công bố, lưu hồ sơ và báo cáo khi phát hiện sản phẩm không phù hợp.
8. Những lỗi hay gặp khi làm hợp quy cho hàng nhập khẩu
Làm hàng cho khách, chúng tôi hay gặp bốn lỗi dưới đây. Lỗi nào cũng làm lô hàng nằm cảng thêm vài ngày và phát sinh phí lưu container.
Thứ nhất, nhầm công bố với chứng nhận. Doanh nghiệp chỉ tự làm bản công bố mà chưa có giấy chứng nhận của tổ chức được chỉ định. Với hàng rủi ro cao, bản công bố như vậy không đủ căn cứ để có kết quả kiểm tra đạt.
Thứ hai, chọn sai phương thức. Nhập một model nhiều lần mà lô nào cũng làm phương thức 7, tốn chi phí lặp lại. Ngược lại, có lô hàng một lần lại làm đánh giá nhà máy, mất thời gian chờ.
Thứ ba, thông tin trên giấy lệch với tờ khai. Tên hàng, model, nhà sản xuất trên giấy chứng nhận khác với invoice hoặc tờ khai hải quan. Cơ quan kiểm tra sẽ yêu cầu giải trình hoặc làm lại. Hàng bị kiểm hóa thì bạn xem thêm các bước khi bị kiểm hóa luồng đỏ.
Thứ tư, dùng căn cứ đã hết hiệu lực. Hồ sơ vẫn ghi Thông tư 28/2012/TT-BKHCN sau ngày 25/05/2026, hoặc giấy chứng nhận đã quá hạn. Hãy kiểm tra thời hạn và căn cứ trong hồ sơ trước mỗi lô.
Nếu bạn chưa chắc mặt hàng của mình thuộc mức rủi ro nào, cần phương thức đánh giá nào, hãy gửi tên hàng, mã HS và catalogue cho chúng tôi. Lê Nguyễn Logistics sẽ tra quy chuẩn, đăng ký kiểm tra chất lượng và lo trọn tờ khai cho lô hàng. Xem chi tiết tại dịch vụ khai báo hải quan.
9. Câu hỏi thường gặp về chứng nhận hợp quy
Chứng nhận hợp quy có bắt buộc không?
Có, nếu sản phẩm thuộc phạm vi một quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và quy chuẩn đó yêu cầu chứng nhận. Sản phẩm không thuộc quy chuẩn nào thì không phải làm hợp quy. Khi đó doanh nghiệp có thể tự nguyện làm chứng nhận hợp chuẩn để khẳng định chất lượng.
Chứng nhận hợp quy tiếng Anh là gì?
Thuật ngữ này thường được dịch là Certification of conformity to technical regulations. Giấy chứng nhận hợp quy gọi là Certificate of Conformity, viết tắt COC. Không nên nhầm COC với C/O (giấy chứng nhận xuất xứ) hay CQ (giấy chứng nhận chất lượng do nhà sản xuất cấp).
Giấy chứng nhận hợp quy có thời hạn bao lâu?
Theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, giấy cấp theo các phương thức có giám sát như phương thức 5 có hiệu lực tối đa 5 năm. Giấy cấp theo phương thức 7 chỉ có giá trị cho đúng lô hàng đã được đánh giá, lô sau phải làm lại.
Công bố hợp quy ở đâu?
Doanh nghiệp đăng ký bản công bố trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Khi hệ thống gặp sự cố, doanh nghiệp được nộp trực tiếp tại cơ quan chuyên môn ở địa phương theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN.
Chứng nhận hợp quy hàng nhập khẩu có cần làm trước khi hàng về không?
Không bắt buộc có giấy trước khi hàng cập cảng. Với hàng rủi ro cao, bạn đăng ký kiểm tra nhà nước trước khi mở tờ khai, sau đó tổ chức chứng nhận lấy mẫu từ lô hàng. Nếu đã có giấy theo phương thức 1 hoặc 5 cho đúng model, thời gian thông quan sẽ ngắn hơn.
Kết luận
Chứng nhận hợp quy là bằng chứng do bên thứ ba cấp, công bố hợp quy là cam kết doanh nghiệp đăng ký dựa trên bằng chứng đó. Hợp chuẩn hợp quy khác nhau ở tính bắt buộc.
Với hàng nhập khẩu, hãy xác định mức rủi ro, chọn đúng phương thức 1, 5 hoặc 7, giữ giấy chứng nhận còn hạn và làm theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN.
Các lô hàng thực tế cần kiểm tra chất lượng mà chúng tôi làm mỗi tuần được cập nhật trên fanpage Lê Nguyễn Logistics. Bạn có thể tìm hiểu thêm về Lê Nguyễn Logistics.
Lê Nguyễn Logistics
Hotline / Zalo: 0909 742 035
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Website: https://lenguyentst.com.vn/
