Tờ khai chính ngạch và phi mậu dịch là hai hình thức phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa chúng không chỉ nằm ở mục đích mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến thủ tục khai báo hải quan, loại bộ chứng từ cần chuẩn bị, thời gian xử lý cũng như chi phí logistics. Việc hiểu rõ sự phân biệt giữa hai loại tờ khai sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn phương án phù hợp với từng tình huống thực tế, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
1. Tổng Quan Về Tờ Khai Chính Ngạch Và Phi Mậu Dịch
Tờ khai chính ngạch là loại tờ khai áp dụng cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa mang tính thương mại, có phát sinh giao dịch mua bán, hợp đồng và thường gắn liền với việc thanh toán quốc tế. Loại tờ khai này bắt buộc phải thông qua hệ thống VNACCS và tuân thủ đầy đủ thủ tục khai báo hải quan.
Ngược lại, tờ khai phi mậu dịch áp dụng cho các lô hàng không mang mục đích thương mại. Đây thường là quà biếu, hàng mẫu, hành lý cá nhân, thiết bị cho văn phòng đại diện hoặc các lô hàng không phát sinh giao dịch mua bán.
Tùy từng loại hình, hồ sơ cần nộp, phương thức kiểm tra, thủ tục thông quan cũng sẽ khác biệt đáng kể.
2. 4 Khác Biệt Chính Giữa Tờ Khai Chính Ngạch Và Phi Mậu Dịch
2.1 Mục đích và bản chất pháp lý
- Tờ khai chính ngạch: Phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, thương mại có giá trị cao, hợp đồng mua bán rõ ràng. Do đó, loại hình này chịu sự giám sát chặt chẽ của hải quan và các cơ quan liên quan.
- Tờ khai phi mậu dịch: Phục vụ cho các mục đích cá nhân, phi thương mại. Đây có thể là quà tặng, quà lưu niệm, thiết bị văn phòng được gửi sang để dùng thử, không mua bán.
Việc hiểu rõ bản chất giúp doanh nghiệp chọn đúng loại tờ khai, tránh bị xử phạt do khai báo sai mục đích.
2.2 Hồ sơ và bộ chứng từ cần nộp
Về cơ bản, bộ chứng từ của tờ khai chính ngạch bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn thương mại
- Vận đơn
- Phiếu đóng gói
- Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có)
- Các giấy phép chuyên ngành (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý)
Trong khi đó, tờ khai phi mậu dịch có bộ hồ sơ đơn giản hơn, thường bao gồm:
- Văn bản giải trình lý do nhập/xuất phi mậu dịch
- Invoice nội bộ (nếu có)
- Vận đơn
- Các chứng từ liên quan (nếu cần)
Do bộ chứng từ của phi mậu dịch đơn giản hơn nên thời gian xử lý cũng thường nhanh hơn.
2.3 Quy trình thủ tục khai báo hải quan
- Tờ khai chính ngạch phải khai báo qua hệ thống điện tử, chịu kiểm tra thực tế hoặc giấy tờ tùy mức độ rủi ro.
- Tờ khai phi mậu dịch thường được phép nộp trực tiếp hoặc thông qua hệ thống đơn giản hóa, ít khi bị kiểm tra thực tế nếu giải trình hợp lý.
Tuy nhiên, với cả hai hình thức, doanh nghiệp nên phối hợp với công ty vận tải và đơn vị khai thuê hải quan để tránh sai sót khi truyền dữ liệu.
2.4 Trách nhiệm và kiểm soát hậu kiểm
Tờ khai chính ngạch chịu trách nhiệm pháp lý cao hơn do có phát sinh giao dịch tài chính, nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ chứng minh nguồn gốc. Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và chính xác.
Trong khi đó, tờ khai phi mậu dịch ít bị thanh tra hậu kiểm trừ trường hợp nghi ngờ trục lợi thương mại.
3. Doanh Nghiệp Cần Làm Gì Khi Chọn Sai Loại Tờ Khai?
3.1 Hậu quả khi chọn sai tờ khai
Việc khai nhầm giữa tờ khai chính ngạch và phi mậu dịch có thể dẫn đến:
- Bị hải quan yêu cầu khai lại tờ mới → mất thời gian, chi phí
- Hàng bị treo tại cảng → phát sinh phí lưu bãi
- Nguy cơ bị phạt hành chính hoặc xử lý vi phạm nếu cố tình khai sai
3.2 Giải pháp khắc phục
Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần:
- Gửi công văn giải trình cho hải quan
- Xin hủy tờ khai cũ nếu chưa thông quan
- Chuẩn bị lại bộ chứng từ phù hợp với mục đích thực tế
- Phối hợp với công ty vận tải để điều chỉnh lịch trình giao hàng
Đồng thời, nên rà soát lại quy trình nội bộ để tránh lỗi tương tự trong các lô hàng kế tiếp.
3.3 Tư vấn từ đơn vị logistics chuyên nghiệp
Sự tư vấn từ các đơn vị logistics uy tín sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn loại hình tờ khai phù hợp ngay từ đầu. Các công ty vận tải chuyên trách thường có kinh nghiệm thực tiễn trong xử lý các tình huống phát sinh, đảm bảo quá trình thông quan suôn sẻ.
4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Tư Vấn Tờ Khai Và Thủ Tục Hải Quan Chính Xác
Nếu doanh nghiệp đang phân vân lựa chọn giữa tờ khai chính ngạch và phi mậu dịch, Lê Nguyễn Transport & Logistics chính là đối tác lý tưởng:
- Tư vấn phân biệt rõ loại hình xuất/nhập khẩu phù hợp
- Chuẩn hóa và rà soát bộ chứng từ đầy đủ trước khi khai báo
- Thực hiện thủ tục khai báo hải quan điện tử chính xác, đúng thời hạn
- Phối hợp với các công ty vận tải để đảm bảo thời gian giao nhận và chi phí tối ưu
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành logistics và khai báo hải quan, Lê Nguyễn luôn đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hàng hóa được thông quan an toàn và nhanh chóng.
>> Xem thêm:
- Thủ tục hành chính mới lĩnh vực xuất nhập khẩu năm 2025
- 4 Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Về Các Thủ Tục Xuất Khẩu Hàng
- Mỹ Áp Thuế Đối Ứng Tới 84%: 4 Điều Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Việt Nam Phải Làm Ngay
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LÊ NGUYỄN CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ:
- Khai Báo Hải Quan
- Vận Tải Đường Biển
- Vận Tải Đường Hàng Không
- Vận Tải Nội Địa
- Vận Chuyển Hàng Tiểu Ngạch Trung Quốc – Việt Nam
- Bảo Hiểm Hàng Hóa Quốc Tế
- Dịch Vụ Phụ Trợ Và Tư Vấn
- Vận chuyển dự án công trình
