Lỗi không tiếp nhận chứng từ hải quan thường xảy ra trong giai đoạn nộp hồ sơ điện tử hoặc khi kết nối hệ thống VNACCS bị lỗi. Bài viết này tổng hợp hướng dẫn chi tiết cách xử lý lỗi theo Công văn 3946, phù hợp cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, sử dụng dịch vụ hải quan, và các bên liên quan đến thủ tục kê khai chứng từ.
1. Nhận biết lỗi không tiếp nhận chứng từ và nguyên nhân thường gặp
Lỗi không tiếp nhận chứng từ hải quan là khi hệ thống VNACCS báo trạng thái không tiếp nhận file đính kèm hoặc hồ sơ bị từ chối không rõ lý do. Đây là lỗi phổ biến và gây chậm trễ nghiêm trọng trong quá trình thông quan, ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng và chi phí lưu kho, lưu bãi.
Nguyên nhân có thể do định dạng file không đúng, sai mã loại chứng từ, ký số lỗi hoặc đường truyền mất kết nối tại thời điểm gửi hồ sơ. Một số trường hợp lỗi hệ thống do cập nhật phần mềm hoặc bảo trì định kỳ, đặc biệt vào cuối tháng hoặc cuối quý.
Doanh nghiệp cần truy cập hệ thống, tra cứu trạng thái tờ khai và ghi nhận mã lỗi cụ thể để phân loại. Việc nhận diện đúng loại lỗi sẽ giúp xử lý nhanh hơn, giảm nguy cơ bị kéo dài thời gian thông quan.
Trong nhiều trường hợp, người khai báo chủ quan và không kiểm tra lại kỹ sau khi ký số hoặc đính kèm file, dẫn đến chứng từ gửi đi nhưng hệ thống không nhận. Vì vậy, quy trình nội bộ cũng cần được rà soát kỹ để tránh lỗi phát sinh do thao tác người dùng.
2. Hướng dẫn chi tiết xử lý lỗi theo Công văn 3946/TCHQ-GSQL
Công văn 3946 đưa ra 3 trường hợp lỗi phổ biến và cách khắc phục tương ứng. Trường hợp 1: Nếu chứng từ bị từ chối, doanh nghiệp được phép nộp bản giấy tại chi cục hải quan nơi làm thủ tục. Cần đính kèm văn bản giải trình lý do không nộp được chứng từ điện tử.
Trường hợp 2: Nếu chứng từ đã gửi nhưng chưa cập nhật trạng thái, doanh nghiệp cần kiểm tra lại đường truyền, định dạng và ký số. Sau đó gửi lại trên hệ thống hoặc liên hệ cán bộ xử lý để xác nhận. Đặc biệt lưu ý kiểm tra thời gian hiệu lực của chữ ký số, vì nhiều lỗi phát sinh do chứng thư số hết hạn.
Trường hợp 3: Nếu hệ thống không tiếp nhận nhưng doanh nghiệp có đủ căn cứ đã gửi, có thể gửi văn bản kèm bản sao chứng từ đến chi cục để xác minh. Việc cung cấp hình ảnh màn hình, nhật ký hệ thống hoặc log gửi chứng từ sẽ giúp làm rõ lỗi phát sinh từ phía nào.
Việc ghi rõ mã lỗi, thời gian gửi và file đính kèm trong văn bản giải trình là yêu cầu bắt buộc. Điều này giúp hải quan xử lý đúng trường hợp và không yêu cầu nộp lại nhiều lần. Đồng thời, doanh nghiệp nên lưu hồ sơ lỗi để làm minh chứng khi cần truy cứu hoặc giải trình sau này.
3. Các lưu ý kỹ thuật và quy trình phối hợp khi gặp lỗi hệ thống
Khi gặp lỗi không tiếp nhận chứng từ hải quan, doanh nghiệp nên phối hợp với cán bộ hải quan theo hướng minh bạch, chủ động và chuyên nghiệp.
Nên giữ lại file chứng từ, biên bản gửi hệ thống, và ảnh chụp màn hình nếu có báo lỗi, để làm bằng chứng trong quá trình giải trình.
Một số chi cục hải quan có tiếp nhận email giải trình qua địa chỉ chính thức. Doanh nghiệp nên lưu lại mọi trao đổi và xác nhận bằng văn bản.
Nếu lỗi xảy ra nhiều lần, nên đánh giá lại hệ thống nội bộ, thiết bị ký số hoặc phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan để tối ưu quy trình.
4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục nhập khẩu máy hút bụi công nghiệp – từ A đến Z.
- Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ, chính xác.
- Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
- Xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp: lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận chuyển có chi phí hợp lý, thời gian giao nhanh.
- Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
- Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng – không cần lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.
- Xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu, từ vướng mắc hồ sơ đến các yêu cầu đặc biệt từ hải quan.
- Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ – giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính.
- Bảo hành quy trình, hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển, giao nhận hoặc thông quan hàng hóa.
Chúng tôi không chỉ là một đơn vị giao nhận – mà là đối tác phòng XNK chiến lược, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.
Kết luận
Lỗi không tiếp nhận chứng từ hải quan là vấn đề kỹ thuật thường gặp nhưng có thể xử lý nhanh nếu doanh nghiệp nắm rõ quy trình theo Công văn 3946. Trong bối cảnh số hóa toàn diện thủ tục XNK, việc phối hợp tốt với hải quan và sử dụng dịch vụ hải quan uy tín sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả vận hành.
>> Xem thêm:
- Tờ khai hải quan xuất khẩu và 4 lưu ý quan trọng.
- ECOSYS cấp C/O từ tháng 5/2025: 4 điều doanh nghiệp xuất khẩu cần cập nhật ngay
- Bộ Công Thương Ra Mắt Website Xuất Xứ Hàng Hóa: 4 Bước Doanh Nghiệp Cần Biết Để Tận Dụng Tối Đa
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
