Tờ khai bị trùng mã vận đơn là một trong những lỗi nghiêm trọng khiến quá trình thông quan bị đình trệ, ảnh hưởng lớn đến lịch giao hàng và chi phí vận tải. Doanh nghiệp cần nắm rõ nguyên nhân, phòng tránh và phối hợp với công ty vận tải uy tín để xử lý triệt để, đảm bảo đúng quy trình thủ tục khai báo hải quan và nộp đủ bộ chứng từ cần thiết.
1. Tờ khai bị trùng mã vận đơn là gì?
Tờ khai bị trùng mã vận đơn xảy ra khi hai hoặc nhiều tờ khai hải quan điện tử cùng khai một mã vận đơn (Master Bill hoặc House Bill), khiến hệ thống hải quan từ chối tiếp nhận dữ liệu. Lỗi này thường phát sinh do:
- Doanh nghiệp khai trùng mã vận đơn đã dùng ở tờ khai trước.
- Đại lý hãng tàu hoặc forwarder gửi nhầm mã vận đơn.
- Mã vận đơn chưa được hãng tàu khai báo manifest đúng cách trên hệ thống hải quan.
- Sử dụng lại mã vận đơn cũ trong các lô hàng mới.
- Nhầm lẫn giữa mã vận đơn gốc và mã vận đơn lẻ.
Việc bị từ chối tiếp nhận do trùng mã vận đơn buộc doanh nghiệp phải hủy hoặc điều chỉnh tờ khai, gây lãng phí thời gian, chi phí và kéo dài quy trình thông quan.
2. 5 lỗi phổ biến gây trùng mã vận đơn khi khai báo hải quan
Lỗi tờ khai bị trùng mã vận đơn bắt nguồn từ các sai sót trong quy trình thủ tục khai báo hải quan và quản lý thông tin logistics. Dưới đây là 5 lỗi phổ biến:
- Khai báo sai loại mã vận đơn: Nhầm giữa Master B/L và House B/L khiến hệ thống nhận diện nhầm dữ liệu, từ đó báo lỗi trùng.
- Sử dụng lại mã vận đơn cũ: Một số doanh nghiệp tái sử dụng mã vận đơn từ các lô hàng trước, dù mã này đã được sử dụng và lưu trên hệ thống.
- Khai trước khi manifest được nộp: Nếu hãng tàu hoặc đại lý chưa khai manifest mà doanh nghiệp đã mở tờ khai, hệ thống sẽ không nhận diện được mã, dễ dẫn đến lỗi trùng.
- Forwarder khai không đồng bộ: Việc forwarder khai báo vận đơn không đồng nhất giữa manifest và thông tin cung cấp cho doanh nghiệp sẽ khiến hệ thống ghi nhận mâu thuẫn dữ liệu.
- Khai sai hoặc thiếu trong bộ chứng từ: Nếu hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hoặc vận đơn khai khác nhau, sẽ khiến mã vận đơn bị xử lý sai khi truyền qua hệ thống hải quan điện tử.
Để tránh các lỗi này, doanh nghiệp cần kiểm tra chéo thông tin giữa bộ chứng từ, đảm bảo forwarder đã nộp manifest đúng mã vận đơn, và chỉ mở tờ khai khi đã đủ điều kiện.
3. Cách xử lý khi tờ khai bị trùng mã vận đơn
Khi hệ thống báo lỗi “mã vận đơn đã được sử dụng trên tờ khai khác”, doanh nghiệp cần phối hợp nhanh chóng với công ty vận tải và cán bộ hải quan để xác minh nguyên nhân. Dưới đây là các bước xử lý:
- Kiểm tra manifest: Đối chiếu manifest do hãng tàu hoặc forwarder khai báo, xác định mã vận đơn chính xác đã được nộp.
- Tra cứu hệ thống hải quan: Đăng nhập hệ thống ECUS hoặc VNACCS để kiểm tra tờ khai nào đang sử dụng mã vận đơn đó.
- Hủy hoặc chỉnh sửa tờ khai lỗi: Nếu xác định doanh nghiệp khai nhầm, cần gửi công văn đề nghị hủy hoặc điều chỉnh, kèm giải trình lý do và bản chụp bộ chứng từ liên quan.
- Liên hệ với forwarder hoặc hãng tàu: Yêu cầu forwarder điều chỉnh manifest nếu sai từ phía họ hoặc xin cấp lại mã vận đơn đúng.
- Đăng ký lại tờ khai mới: Sau khi xử lý lỗi, thực hiện lại bước khai báo với mã vận đơn chính xác để tiếp tục thông quan.
Trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể đề nghị công ty vận tải hỗ trợ gửi công văn, làm việc trực tiếp với hãng tàu và phối hợp giải trình với cơ quan hải quan để rút ngắn thời gian xử lý.
4. Vai trò của công ty vận tải trong việc kiểm soát mã vận đơn
Một công ty vận tải chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các lỗi trùng mã vận đơn thông qua các dịch vụ sau:
- Tư vấn thủ tục khai báo hải quan: Hướng dẫn doanh nghiệp khai đúng loại mã vận đơn, đảm bảo đồng bộ giữa tờ khai và manifest.
- Kiểm tra bộ chứng từ: Rà soát kỹ hóa đơn, vận đơn, packing list để đối chiếu mã vận đơn và thông tin lô hàng.
- Xử lý trục trặc tờ khai: Khi xảy ra lỗi trùng mã vận đơn, công ty vận tải sẽ hỗ trợ doanh nghiệp làm công văn hủy tờ khai, làm việc với forwarder hoặc hãng tàu để xin chỉnh manifest.
- Lưu trữ và đối chiếu dữ liệu: Quản lý lịch sử mã vận đơn đã sử dụng để tránh việc khai nhầm hoặc khai trùng ở các lô hàng sau.
- Kết nối hải quan nhanh chóng: Làm cầu nối trực tiếp với cơ quan chức năng để đảm bảo tiến độ thông quan không bị gián đoạn.
Nhờ có công ty vận tải đồng hành, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình xuất nhập khẩu, giảm thiểu rủi ro sai sót trong khai báo và tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành.
Kết luận
Việc tờ khai bị trùng mã vận đơn không chỉ gây ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng mà còn tiềm ẩn nguy cơ phạt hành chính nếu không xử lý kịp thời. Do đó, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với công ty vận tải, rà soát kỹ bộ chứng từ và thực hiện đúng quy trình thủ tục khai báo hải quan để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ. Chủ động phòng tránh lỗi ngay từ khâu chuẩn bị là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu.
>> Xem thêm:
- Thủ tục hành chính mới lĩnh vực xuất nhập khẩu năm 2025
- 4 Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Về Các Thủ Tục Xuất Khẩu Hàng
- Mỹ Áp Thuế Đối Ứng Tới 84%: 4 Điều Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Việt Nam Phải Làm Ngay
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LÊ NGUYỄN CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ:
- Khai Báo Hải Quan
- Vận Tải Đường Biển
- Vận Tải Đường Hàng Không
- Vận Tải Nội Địa
- Vận Chuyển Hàng Tiểu Ngạch Trung Quốc – Việt Nam
- Bảo Hiểm Hàng Hóa Quốc Tế
- Dịch Vụ Phụ Trợ Và Tư Vấn
- Vận chuyển dự án công trình
