Xuất nhập khẩu là một quy trình phức tạp với nhiều yêu cầu về thủ tục và chứng từ. Những sai sót trong quá trình chuẩn bị chứng từ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, từ việc làm chậm trễ quá trình giao hàng cho đến việc phải chịu phạt do vi phạm quy định pháp lý. Dưới đây là 10 sai sót phổ biến khi chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu và cách phòng tránh.Theo dõi bài viết cùng Lê Nguyễn Transport & Logistics.
1. Thông Tin Sai Lệch Trên Hóa Đơn Thương Mại
Sai Sót: Khi lập hoá đơn điện tử sẽ có thể xảy ra nhiều sai sót: như tên người mua,mã số thuế, địa chỉ, hoặc mô tả hàng hóa, có thể gây hiểu lầm và làm chậm quá trình thông quan.Sai nội dung hàng hoá là lỗi thường hay mắc lỗi nhất. Thông tin về số lượng, giá trị hàng hóa cũng cần phải chính xác để tránh xung đột với các chứng từ khác.
Cách Phòng Tránh: Kiểm tra cẩn thận thông tin trước khi xuất hóa đơn.Để đảm bảo thông tin nhất quán có thể tham khảo các tài liệu và hợp đồng liên quan.
xem thêm:Commercial Invoice Là Gì? Hóa đơn thương mại
2. Sai Sót Về Tên và Địa Chỉ Trên Vận Đơn (Bill of Lading)
Sai Sót: Sai sót trong tên người nhận hoặc địa chỉ trên vận đơn có thể khiến hàng hóa không được giao đúng địa chỉ hoặc bị giữ tại cảng.
Cách Phòng Tránh: Kiểm tra kỹ thông tin với người mua và đơn vị vận chuyển trước khi hoàn tất vận đơn. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, cần phải cập nhật ngay và xác nhận với các bên liên quan.
3. Sai Lệch Về Số Lượng Hàng Hóa
Sai Sót: Số lượng hàng hóa khai báo không đúng với số lượng thực tế có thể khiến hàng hóa bị giữ lại để kiểm tra, hoặc tệ hơn, bị phạt do khai sai.
Cách Phòng Tránh: Kiểm tra lại với nhà cung cấp trước khi xác nhận chứng từ để chắc chắn về số lượng hàng hóa, thống nhất chứng từ phù hợp với thực tế.
4. Thiếu Chứng Từ Yêu Cầu
Sai Sót: Một số loại hàng hóa cần có giấy chứng nhận đặc biệt (như giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu), nếu thiếu sẽ không thể thông quan.
Cách Phòng Tránh: Trước khi đối chiếu và tiến hành thủ tục cần tìm hiểu rõ yêu cầu của từng thị trường và loại hàng hoá.
5. Mô Tả Hàng Hóa Không Chính Xác
Sai Sót: Mô tả hàng hóa không chính xác hoặc quá chung chung có thể gây ra sự nhầm lẫn, khiến hàng hóa bị kiểm tra lại hoặc thậm chí bị từ chối nhập khẩu.
Cách Phòng Tránh: Cung cấp mô tả chi tiết và chính xác, bao gồm mã HS, thành phần, công dụng của hàng hóa. Hãy chắc chắn rằng mô tả trên tất cả chứng từ đều thống nhất.
xem thêm:3 yếu tố cần lưu ý khi vận chuyển hàng hóa đặc biệt
6. Sai Lệch Mã HS (Harmonized System Code)
Sai Sót: Việc sử dụng sai mã HS có thể dẫn đến sai lệch về thuế và gây khó khăn trong việc thông quan hàng hóa.
Cách Phòng Tránh: Tìm hiểu kỹ mã HS cho từng loại hàng hóa, có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia hoặc các đơn vị tư vấn xuất nhập khẩu để lựa chọn mã chính xác.
7. Thông Tin Về Điều Kiện Giao Hàng (Incoterms) Không Chính Xác
Sai Sót: Điều kiện giao hàng (như FOB, CIF) nếu không rõ ràng hoặc bị hiểu sai có thể dẫn đến tranh chấp về trách nhiệm và chi phí giữa người bán và người mua.
Cách Phòng Tránh: Xác định rõ và thống nhất điều kiện giao hàng trong hợp đồng mua bán, sau đó phản ánh chính xác điều kiện này trên các chứng từ như vận đơn, hóa đơn.
8. Không Kiểm Tra Hạn Sử Dụng Của Giấy Tờ
Sai Sót: Một số chứng từ có hạn sử dụng, ví dụ như giấy phép nhập khẩu hoặc giấy chứng nhận kiểm dịch. Nếu không chú ý đến hạn này, bạn có thể gặp khó khăn trong quá trình thông quan.
Cách Phòng Tránh: Theo dõi hạn sử dụng của tất cả các chứng từ và cập nhật kịp thời nếu cần. Lập lịch kiểm tra định kỳ để đảm bảo giấy tờ luôn còn hiệu lực.
9. Không Ký Xác Nhận và Đóng Dấu
Sai Sót: Các chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ nếu thiếu chữ ký và con dấu hợp lệ sẽ không được cơ quan hải quan chấp nhận.
Cách Phòng Tránh: Đảm bảo rằng tất cả các chứng từ đều được ký và đóng dấu đầy đủ trước khi gửi đi. Kiểm tra kỹ từng trang của chứng từ để tránh bỏ sót.
10. Sử Dụng Ngôn Ngữ Không Phù Hợp
Sai Sót: Một số chứng từ yêu cầu phải sử dụng ngôn ngữ cụ thể (như tiếng Anh hoặc tiếng của nước nhập khẩu). Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp có thể khiến chứng từ không được chấp nhận.
Cách Phòng Tránh: Nắm rõ yêu cầu về ngôn ngữ của thị trường nhập khẩu và đảm bảo các chứng từ được dịch chính xác và được công chứng nếu cần thiết.
Kết Luận
Chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu là một bước quan trọng và đòi hỏi sự cẩn thận, chính xác. Những sai sót, dù nhỏ, cũng có thể gây ra hậu quả lớn, làm ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu. Để tránh những sai sót trên, người thực hiện cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, hiểu rõ yêu cầu và luôn kiểm tra đối chiếu cẩn thận trước khi nộp chứng từ.
Chỉ khi có sự chính xác trong chuẩn bị chứng từ, bạn mới có thể đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí.
