Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi làm THỦ TỤC HẢI QUAN cho hàng hóa gia công?
Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Những Giấy Tờ Gì Khi Làm Thủ Tục Hải Quan Cho Hàng Hóa Gia Công?
Thủ tục hải quan là bước quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, đặc biệt với hàng hóa gia công – loại hình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ để tránh các vấn đề pháp lý.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các loại giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi làm thủ tục hải quan cho hàng hóa gia công, đồng thời giúp tối ưu hóa quy trình để đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng.
Đọc thêm Bán hàng cho Doanh nghiệp chế xuất thực hiện thủ tục hải quan như thế nào?
1. Tổng quan về thủ tục hải quan đối với hàng hóa gia công
Thủ tục hải quan đối với hàng hóa gia công đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về xuất nhập khẩu, đồng thời giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển.
Hàng hóa gia công thường được hiểu là những sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất hoặc gia công từ nguyên liệu nhập khẩu, sau đó xuất khẩu ra nước ngoài hoặc quay lại thị trường trong nước dưới dạng sản phẩm hoàn chỉnh. Đây là hình thức giúp doanh nghiệp tận dụng các ưu đãi thuế quan và hỗ trợ cho ngành sản xuất trong nước.
Với hàng hóa gia công, thủ tục hải quan đặc biệt yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan đến nguyên liệu nhập khẩu, hợp đồng gia công, và sản phẩm gia công xuất khẩu.
Đọc thêm Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu tại đây
Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra tất cả các chứng từ này để đảm bảo rằng hàng hóa được gia công đúng mục đích và không vi phạm các quy định về thuế nhập khẩu và xuất khẩu.
Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa gia công bao gồm các bước như khai báo tờ khai hải quan, nộp các chứng từ liên quan như hợp đồng gia công, phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, và giấy phép xuất nhập khẩu (nếu có).
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải báo cáo định kỳ về việc sử dụng nguyên liệu gia công, tránh trường hợp khai báo không chính xác hoặc không trung thực, dẫn đến việc bị phạt hoặc đình chỉ quyền gia công.
Thủ tục này cũng yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan, từ doanh nghiệp gia công đến cơ quan hải quan và các tổ chức giám sát, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế, nhập khẩu, xuất khẩu.
2. Các loại giấy tờ cần chuẩn bị khi làm thủ tục hải quan
Hợp đồng gia công là tài liệu cốt lõi trong thủ tục hải quan cho hàng hóa gia công. Đây là văn bản pháp lý thể hiện sự thỏa thuận giữa bên đặt gia công và bên nhận gia công, quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên. Hợp đồng gia công cần chi tiết hóa các nội dung như loại nguyên liệu nhập khẩu, sản phẩm đầu ra, định mức tiêu hao, và thời gian gia công.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị bản sao hợp đồng chính thức và các phụ lục liên quan, trong đó cần xác định rõ nguồn gốc nguyên liệu, số lượng, và thông tin vận chuyển. Việc thiếu hoặc không đầy đủ hợp đồng gia công có thể dẫn đến việc hải quan từ chối thông quan hoặc gây chậm trễ trong quy trình.
Hợp đồng gia công phải có trong quy trình làm thủ tục hải quan
Tờ khai hải quan là tài liệu bắt buộc thể hiện thông tin hàng hóa cần thông quan. Doanh nghiệp cần khai báo chi tiết trên Hệ thống VNACCS/VCIS theo quy định của Tổng cục Hải quan. Sau khi hoàn tất khai báo điện tử, bản in tờ khai này sẽ được đính kèm trong bộ hồ sơ hải quan.
Để tránh sai sót, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin khai báo như mã hàng hóa (HS code), trị giá hàng, và mã ưu đãi thuế nếu có. Tờ khai sai lệch có thể gây khó khăn khi kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc dẫn đến phạt hành chính.
Mẫu tờ khai hải quan
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ xác nhận giá trị giao dịch giữa bên mua và bên bán. Doanh nghiệp phải đảm bảo hóa đơn thể hiện đúng thông tin về số lượng, trị giá, và điều kiện giao hàng (Incoterms).
Nếu doanh nghiệp gia công nhập khẩu nguyên liệu từ nhiều nguồn, mỗi nguồn cần có hóa đơn riêng kèm theo để chứng minh giá trị lô hàng. Hóa đơn không khớp với thông tin tờ khai hải quan có thể làm kéo dài thời gian kiểm tra hồ sơ và gây thiệt hại tài chính do phát sinh chi phí lưu kho.
Hóa đơn thương mại có trong thủ tục hải quan
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là tài liệu mô tả chi tiết cách thức đóng gói, số lượng hàng, và đặc điểm của từng mặt hàng trong lô hàng. Phiếu đóng gói phải được lập rõ ràng, cụ thể, bao gồm các thông tin như kích thước kiện hàng, trọng lượng từng kiện, và số lượng hàng hóa trong mỗi kiện.
Giúp hải quan dễ dàng đối chiếu thực tế hàng hóa với tờ khai, tránh xảy ra mâu thuẫn khi kiểm tra. Nếu phiếu đóng gói không đúng hoặc không chi tiết, hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, gây chậm trễ quy trình thông quan.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading) là chứng từ vận chuyển do hãng tàu hoặc đơn vị vận tải cung cấp, xác nhận rằng hàng hóa đã được giao nhận và vận chuyển. Doanh nghiệp cần lưu ý kiểm tra kỹ thông tin trên vận đơn, như tên hàng hóa, cảng đi và cảng đến, để đảm bảo khớp với các tài liệu khác.
Tìm hiểu về Vận đơn theo lệnh (To order Bill of Lading) tại đây
Với vận đơn điện tử, doanh nghiệp cần cung cấp mã vận đơn để hải quan có thể tra cứu trực tiếp trên hệ thống. Sự không đồng nhất thông tin trên vận đơn và các chứng từ khác có thể dẫn đến việc hải quan yêu cầu kiểm tra bổ sung, kéo dài thời gian thông quan.
Vận đơn (Bill of Lading)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là tài liệu xác định nguồn gốc của hàng hóa, giúp doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA). Doanh nghiệp cần lựa chọn đúng mẫu C/O theo quy định của từng hiệp định, như Form D cho ASEAN hoặc Form E cho Trung Quốc.
Mẫu giấy chứng nhận xuất xứ (CO Form)
Khi chuẩn bị C/O, thông tin như mã HS, số lượng hàng hóa, và giá trị phải khớp với tờ khai hải quan và hóa đơn thương mại. Việc thiếu C/O hoặc thông tin không chính xác có thể khiến doanh nghiệp mất cơ hội hưởng ưu đãi thuế, làm tăng chi phí xuất nhập khẩu.
Đọc thêm Chi tiết các mẫu CO tại đây
Chứng từ bảo hiểm là một yếu tố quan trọng nếu hàng hóa được bảo hiểm trong quá trình vận chuyển. Khi thực hiện thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần cung cấp hợp đồng bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm thể hiện thông tin đầy đủ về loại hình bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm và giá trị bảo hiểm của hàng hóa.
Chứng từ này không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển, mà còn là yêu cầu để thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng chứng từ bảo hiểm phải trùng khớp với các thông tin trong hợp đồng và hóa đơn thương mại để tránh sự không nhất quán khi kiểm tra.
Chứng từ bảo hiểm có trong thủ tục hải quan
Báo cáo quyết toán nguyên liệu, vật tư là tài liệu cần thiết đối với các doanh nghiệp gia công khi thực hiện thủ tục hải quan. Theo quy định của Hải quan Việt Nam, doanh nghiệp cần báo cáo định kỳ việc sử dụng nguyên liệu nhập khẩu để gia công và xuất khẩu sản phẩm hoàn chỉnh.
Báo cáo này giúp cơ quan hải quan kiểm soát việc sử dụng nguyên liệu nhập khẩu đúng mục đích và theo đúng hợp đồng gia công. Nếu doanh nghiệp không nộp báo cáo đúng hạn hoặc không khớp với lượng nguyên liệu sử dụng thực tế, có thể dẫn đến việc bị phạt hoặc đình chỉ quyền gia công.
Mẫu báo cáo quyết toán nguyên liệu, vật tư
Chứng từ khác (nếu có): Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị thêm một số chứng từ đặc biệt khác như Giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật, Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm, hoặc Giấy phép kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm.
Những chứng từ này sẽ được yêu cầu khi hàng hóa thuộc danh mục kiểm soát đặc biệt theo các quy định của cơ quan chức năng. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các yêu cầu đối với loại hàng hóa của mình để chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, tránh bị chậm trễ hoặc gặp phải các vấn đề phát sinh khi làm thủ tục hải quan.
Kết luận
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác giấy tờ là yếu tố quyết định sự thành công khi thực hiện thủ tục hải quan cho hàng hóa gia công. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tránh được các rủi ro pháp lý.
Thực hiện thủ tục hải quan hiệu quả không chỉ là trách nhiệm mà còn là lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và tăng cường khả năng hội nhập quốc tế. 🌍
LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
