Cách kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp pháp hay không (Hướng dẫn chi tiết năm 2025)

Kiểm tra hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp xác định hóa đơn đầu vào có hợp pháp, hợp lệ hay không. Bài viết hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, tra cứu thông tin trên cổng Tổng cục Thuế và sử dụng phần mềm kiểm tra hóa đơn điện tử mới nhất năm 2025.

Kiểm tra hóa đơn điện tử là bước quyết định để doanh nghiệp tránh rủi ro thuế và đảm bảo tính hợp pháp trong giao dịch. Bạn có biết chỉ cần vài phút tra cứu trên cổng Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm kiểm tra hóa đơn điện tử là có thể biết hóa đơn đó có hợp lệ? Bài viết này sẽ hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ, cách kiểm tra thông tin hóa đơn điện tử chi tiết và những lưu ý khi dùng phần mềm kiểm tra hóa đơn điện tử.

Mục Lục

1. Vì sao cần kiểm tra hóa đơn điện tử trước khi kê khai thuế

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, kiểm tra hóa đơn điện tử không chỉ là thủ tục kế toán mà còn là bước quan trọng để đảm bảo minh bạch và tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Một hóa đơn không hợp pháp có thể khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng, bị truy thu, thậm chí xử phạt hành chính.

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ giúp doanh nghiệp:

Phát hiện sớm hóa đơn giả hoặc hóa đơn chưa được cơ quan thuế cấp mã.
Đối chiếu thông tin người bán – người mua, mã số thuế, số hóa đơn và ngày phát hành.
Đảm bảo hồ sơ kế toán hợp pháp, tránh sai sót trong hoàn thuế VAT.

Vì sao cần kiểm tra hóa đơn điện tử trước khi kê khai thuế

2. Tiêu chí nhận biết hóa đơn điện tử hợp pháp

2.1. Hóa đơn điện tử hợp pháp cần đáp ứng những điều kiện nào

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, một hóa đơn điện tử hợp pháp phải đảm bảo:

Có đầy đủ các trường thông tin bắt buộc: tên, mã số thuế, địa chỉ người bán – người mua, hàng hóa – dịch vụ, đơn giá, thuế suất, tổng tiền.
Có chữ ký số hợp lệ của người bán (và người mua nếu có).
Có mã của cơ quan thuế hoặc được cơ quan thuế chấp thuận trước khi sử dụng.
Được lưu trữ đúng định dạng XML, không chỉnh sửa sau khi phát hành.

2.2. Những dấu hiệu nhận biết hóa đơn không hợp pháp

Doanh nghiệp nên cảnh giác nếu phát hiện:

Hóa đơn không có mã cơ quan thuế, hoặc mã không thể tra cứu.
Tên doanh nghiệp, mã số thuế, hoặc địa chỉ không khớp với đăng ký kinh doanh.
Hóa đơn không thể mở bằng phần mềm đọc file XML, hoặc có dấu hiệu chỉnh sửa.
Khi tra cứu trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn không hiển thị thông tin trùng khớp.

3 cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp pháp phổ biến nhất 2025

3.1. Tra cứu trực tiếp trên cổng Tổng cục Thuế

Đây là cách chính xác nhất và được khuyến nghị áp dụng cho mọi doanh nghiệp.
Các bước thực hiện:

Truy cập: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Chọn “Tra cứu một hóa đơn”.
Nhập thông tin: Mã số thuế người bán, mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, tổng tiền.
Bấm “Tìm kiếm”.
Đối chiếu thông tin hiển thị. Nếu hiện trạng thái “Đã cấp mã hóa đơn” – hóa đơn hợp pháp.

Cách này giúp kiểm tra thông tin hóa đơn điện tử nhanh chóng, miễn phí, được Tổng cục Thuế xác nhận tính chính xác.

3.2. Kiểm tra hóa đơn qua mã QR

Hiện nay, theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, mỗi hóa đơn điện tử hợp lệ đều có mã QR.
Bạn chỉ cần:

Dùng camera điện thoại hoặc ứng dụng eTax Mobile để quét mã QR trên hóa đơn.
Kết quả sẽ dẫn đến trang tra cứu chính thức, hiển thị thông tin chi tiết của hóa đơn.

Phương pháp này rất phù hợp với kế toán hoặc người kiểm tra nhanh hóa đơn khi đi công tác, mua hàng.

3.3. Sử dụng phần mềm kiểm tra hóa đơn điện tử chuyên dụng

Các phần mềm như meInvoice, EasyInvoice, Fast e-Invoice, Viettel Invoice, MISA đều có tính năng kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng file .xml hoặc mã tra cứu.
Chỉ cần tải hóa đơn lên, hệ thống sẽ tự động đối chiếu với dữ liệu của Tổng cục Thuế và trả về kết quả “Hợp lệ” hoặc “Không hợp lệ”.

Ưu điểm:

Kiểm tra hàng loạt hóa đơn cùng lúc.
Phát hiện sai lệch chữ ký số, định dạng XML, mã cơ quan thuế.
Tự động lưu lịch sử kiểm tra phục vụ báo cáo kế toán – kiểm toán.

3 cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp pháp phổ biến nhất 2025

4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục nhập khẩu sản phẩm nhựa gia dụng – từ A đến Z.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, gồm: làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài để theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ và chính xác; kiểm tra chứng từ, đàm phán điều kiện giao hàng để tối ưu điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C. Đồng thời, chúng tôi xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp, lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận chuyển có chi phí hợp lý, thời gian giao nhanh.

Đặc biệt, Lê Nguyễn Transport & Logistics đảm nhận toàn bộ thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn. Giao hàng tận kho, doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng, không phải lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.

Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Lê Nguyễn cam kết xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu, từ vướng mắc hồ sơ đến các yêu cầu đặc biệt từ hải quan. Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính. Chúng tôi bảo hành quy trình và hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển, giao nhận hoặc thông quan hàng hóa.

Lê Nguyễn Transport & Logistics không chỉ là một đơn vị giao nhận mà còn là đối tác phòng XNK chiến lược, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.

>> Xem thêm:

Thủ Tục Nhập Khẩu Giấy A4 2025: 4 Bước, Thuế & Hồ Sơ

Cách Kiểm Tra Tình Trạng Tờ Khai Hải Quan: Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp 2025

4 điều doanh nghiệp cần biết khi xử lý xuất xứ nguyên liệu không hóa đơn