Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc nắm rõ cách kiểm tra tình trạng tờ khai hải quan là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ thông quan, tránh phát sinh chi phí lưu kho và đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra suôn sẻ. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình tra cứu tờ khai hải quan, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng liên quan đến thủ tục khai báo hải quan, bộ chứng từ và vai trò của công ty vận tải trong quá trình này.
1. Tại Sao Cần Kiểm Tra Tình Trạng Tờ Khai Hải Quan?
Việc tra cứu tình trạng tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp:
- Theo dõi tiến độ thông quan: Biết được tờ khai đã được tiếp nhận, đang chờ thông quan hay đã thông quan.
- Kiểm tra thông tin khai báo: Đối chiếu thông tin trên tờ khai với thực tế để phát hiện và điều chỉnh kịp thời sai sót.
- Quản lý nghĩa vụ tài chính: Xác định tình trạng nộp thuế, phí liên quan để tránh bị xử phạt do chậm trễ.
- Phối hợp hiệu quả với công ty vận tải: Đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng thời gian và địa điểm.
2. Hướng Dẫn Cách Kiểm Tra Tình Trạng Tờ Khai Hải Quan
2.1. Tra Cứu Trực Tuyến Trên Cổng Thông Tin Điện Tử Tổng Cục Hải Quan
Để tra cứu tình trạng tờ khai hải quan, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan tại địa chỉ: https://www.customs.gov.vn
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu thông tin tờ khai hải quan”.
Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin yêu cầu:
- Số tờ khai
- Mã số thuế doanh nghiệp
- Số CMND/CCCD của người đại diện pháp luật
- Mã xác nhận (Captcha)
Bước 4: Nhấn “Lấy thông tin” để hệ thống hiển thị kết quả tra cứu, bao gồm:
- Trạng thái tờ khai: Đã tiếp nhận, đang xử lý, đã thông quan, bị từ chối…
- Ngày giờ tiếp nhận tờ khai
- Tình trạng nộp thuế, phí
- Thông tin về lô hàng: Số lượng kiện, trọng lượng, phương thức vận chuyển…
2.2. Tra Cứu Thông Qua Công Ty Vận Tải
Trong nhiều trường hợp, công ty vận tải có thể hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu tình trạng tờ khai thông qua hệ thống quản lý vận đơn của họ. Doanh nghiệp cần cung cấp mã vận đơn hoặc thông tin liên quan để nhận được hỗ trợ kịp thời.
3. Những Lưu Ý Khi Kiểm Tra Tình Trạng Tờ Khai
- Đảm bảo thông tin chính xác: Nhập đúng số tờ khai, mã số thuế và số CMND/CCCD để tránh sai sót trong quá trình tra cứu.
- Kiểm tra định kỳ: Thường xuyên kiểm tra tình trạng tờ khai để phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
- Phối hợp với công ty vận tải: Thông báo kịp thời cho công ty vận tải về tình trạng tờ khai để điều chỉnh kế hoạch giao nhận hàng hóa.
- Lưu trữ bộ chứng từ đầy đủ: Đảm bảo bộ chứng từ liên quan đến lô hàng được lưu trữ đầy đủ và chính xác để phục vụ cho việc tra cứu và xử lý các vấn đề liên quan đến tờ khai.
4. Vai Trò Của Thủ Tục Khai Báo Hải Quan và Bộ Chứng Từ
Thủ tục khai báo hải quan là bước quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, yêu cầu doanh nghiệp cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến lô hàng. Việc khai báo chính xác giúp:
- Rút ngắn thời gian thông quan: Tránh bị kiểm tra lại hoặc yêu cầu bổ sung thông tin.
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Tránh bị xử phạt do khai báo sai hoặc thiếu thông tin.
- Tối ưu hóa chi phí: Tránh phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi do chậm trễ trong quá trình thông quan.
Bộ chứng từ bao gồm các tài liệu như hợp đồng thương mại, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ… Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ chứng từ giúp:
- Hỗ trợ quá trình khai báo hải quan: Cung cấp thông tin cần thiết để hoàn tất thủ tục khai báo.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu tờ khai: Đối chiếu thông tin trên tờ khai với thực tế để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót.
5. Kết Luận
Việc nắm vững cách kiểm tra tình trạng tờ khai hải quan là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu quản lý hiệu quả quy trình thông quan, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí. Bên cạnh đó, việc thực hiện đúng thủ tục khai báo hải quan, chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ và phối hợp chặt chẽ với công ty vận tải sẽ đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng thời gian và địa điểm, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
>> Xem thêm:
- Thủ tục hành chính mới lĩnh vực xuất nhập khẩu năm 2025
- 4 Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Về Các Thủ Tục Xuất Khẩu Hàng
- Mỹ Áp Thuế Đối Ứng Tới 84%: 4 Điều Doanh Nghiệp Xuất Khẩu Việt Nam Phải Làm Ngay
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LÊ NGUYỄN CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ:
- Khai Báo Hải Quan
- Vận Tải Đường Biển
- Vận Tải Đường Hàng Không
- Vận Tải Nội Địa
- Vận Chuyển Hàng Tiểu Ngạch Trung Quốc – Việt Nam
- Bảo Hiểm Hàng Hóa Quốc Tế
- Dịch Vụ Phụ Trợ Và Tư Vấn
- Vận chuyển dự án công trình
