Quy định mới về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu là một trong những nội dung pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để thực hiện đúng luật và tránh rủi ro khi kê khai thuế. Hóa đơn xuất khẩu không chỉ là chứng từ kế toán mà còn là căn cứ xác định nghĩa vụ thuế và quản lý rủi ro.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp đầy đủ những thay đổi mới nhất liên quan đến quy định mới về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp cách áp dụng thực tế.
1. Quy định mới về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu: Những điểm đáng lưu ý
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định mới về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu đã có những điều chỉnh quan trọng.
Đầu tiên, thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu không còn cứng nhắc như trước. Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn sau khi hàng hóa được thông quan.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng hóa đơn chỉ hợp lệ nếu được lập trong vòng 24 giờ kể từ khi hàng ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.
Việc nắm rõ quy định mới về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu giúp tránh bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế đầu vào hoặc truy thu.
Trường hợp vi phạm thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính lên tới 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
2. Hướng dẫn áp dụng quy định mới trong quá trình tạo hóa đơn
Trong thực tế, quá trình tạo hóa đơn xuất khẩu cần đồng bộ giữa bộ phận xuất nhập khẩu, kế toán và logistics.
Căn cứ xác định thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hàng hóa thực tế xuất khẩu – tức là khi hải quan xác nhận hoàn thành thủ tục.
Doanh nghiệp cần tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành, tránh sai sót trong số hóa đơn, ngày hóa đơn và mã đơn hàng.
Hệ thống quản lý hóa đơn điện tử phải đồng bộ với thời điểm thông quan được ghi nhận trên tờ khai xuất khẩu.
Một số đơn vị áp dụng phần mềm ERP có thể lập hóa đơn điện tử tự động sau khi nhận được tín hiệu từ hệ thống hải quan.
Việc này vừa giúp đảm bảo đúng quy định mới về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu, vừa tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ nội bộ.
3. Những vướng mắc thường gặp và cách xử lý khi lập hóa đơn xuất khẩu
Dưới đây là 3 tình huống phổ biến khiến doanh nghiệp bị sai thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu:
Thứ nhất, lập hóa đơn quá sớm trước khi hàng được thông quan – đây là lỗi thường gặp với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm.
Thứ hai, lập hóa đơn điện tử nhưng không gửi được qua cổng truyền dữ liệu do lỗi mạng hoặc chưa ký số kịp thời.
Thứ ba, dữ liệu trên hóa đơn không khớp với tờ khai xuất khẩu – ví dụ về đơn giá, tên hàng, quy cách hoặc mã HS.
Để giải quyết, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau: rà soát quá trình tạo hóa đơn, kiểm tra dữ liệu từ hệ thống ERP, đối chiếu với hồ sơ hải quan.
Trong trường hợp hóa đơn đã phát hành sai thời điểm, có thể lập biên bản điều chỉnh theo mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm Nghị định 123/2020.
Với doanh nghiệp có giao dịch thường xuyên, cần xây dựng quy trình nội bộ phối hợp giữa xuất nhập khẩu, kế toán và IT để giám sát hóa đơn điện tử.
Điều này đảm bảo luôn tuân thủ quy định mới về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu mà không lo rủi ro xử phạt.
4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả.
Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu – từ A đến Z.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, gồm:
- Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài: theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ, chính xác.
- Kiểm tra chứng từ và đàm phán điều kiện giao hàng: tối ưu Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C.
Chúng tôi còn hỗ trợ doanh nghiệp:
- Xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp: chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận chuyển có chi phí hợp lý, thời gian giao nhanh.
- Thực hiện thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn.
Dịch vụ trọn gói của Lê Nguyễn còn gồm:
- Giao hàng tận kho: doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng – không cần lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.
- Xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu, từ vướng mắc hồ sơ đến yêu cầu đặc biệt từ hải quan.
Với năng lực chuyên môn cao, chúng tôi giúp doanh nghiệp:
- Tuân thủ đúng quy định mới về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu, tránh sai sót và rủi ro thuế.
- Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phụ phí – giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính.
Lê Nguyễn không chỉ là đơn vị logistics – mà là đối tác chiến lược phòng xuất nhập khẩu của doanh nghiệp bạn trên hành trình phát triển bền vững.
Kết luận
Việc cập nhật quy định mới về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu.
Từ quy trình lập hóa đơn, kiểm soát dữ liệu đến phối hợp nội bộ – mỗi khâu đều ảnh hưởng đến tính pháp lý của hóa đơn.
Với sự hỗ trợ từ các đơn vị chuyên nghiệp như Lê Nguyễn Transport & Logistics, doanh nghiệp có thể yên tâm tuân thủ đúng quy định và tối ưu hóa hoạt động XNK.
>> Xem thêm:
- 02 Cách kiểm tra mã HS code chính xác cho hàng hóa doanh nghiệp cần biết
- 5 Cách Tra Cứu Nợ Thuế Tờ Khai Hải Quan Chính Xác Và Nhanh Chóng
- 4 Bước Cần Biết Về Thủ Tục Xuất Khẩu Hạt Điều Sang Mỹ Để Tránh Rủi Ro
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
