Làm thủ tục hải quan là khâu bắt buộc trong mọi hoạt động xuất nhập khẩu, quyết định trực tiếp đến tiến độ giao hàng, chi phí logistics và khả năng xoay vòng vốn của doanh nghiệp. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra tầm quan trọng của quy trình này khi lô hàng bất ngờ bị dừng thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và làm gián đoạn toàn bộ kế hoạch kinh doanh.
Không ít trường hợp doanh nghiệp cho rằng nguyên nhân xuất phát từ cơ quan chức năng, trong khi gốc rễ lại nằm ở việc chưa kiểm soát tốt hồ sơ hải quan, chưa hiểu đúng quy định quản lý chuyên ngành liên quan đến chất lượng hàng hóa, hoặc chưa cập nhật đầy đủ nghĩa vụ tuân thủ khi làm thủ tục hải quan. Việc nhận diện đúng nguyên nhân sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh rủi ro ngay từ đầu.
1. Không hoàn thành nghĩa vụ thuế – nguyên nhân hàng đầu khiến làm thủ tục hải quan bị gián đoạn
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, nghĩa vụ thuế là yếu tố được hệ thống hải quan kiểm soát tự động và liên tục. Chỉ cần doanh nghiệp còn tồn tại nợ thuế, tiền phạt hoặc khoản truy thu chưa xử lý xong, hệ thống sẽ ngay lập tức ghi nhận trạng thái không đủ điều kiện thông quan.
Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp không chủ động rà soát nghĩa vụ thuế theo chu kỳ, mà chỉ kiểm tra khi chuẩn bị mở tờ khai mới. Điều này dẫn đến tình trạng bị động, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều mã số phụ hoặc thường xuyên phát sinh điều chỉnh thuế. Khi hệ thống VNACCS/VCIS ghi nhận trạng thái chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính, việc mở tờ khai mới sẽ bị chặn hoàn toàn, không phụ thuộc vào mức độ gấp của lô hàng.
Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung chuẩn bị chứng từ cho lô hàng hiện tại mà không kiểm tra tổng thể nghĩa vụ tài chính của các tờ khai trước đó. Khi hệ thống phát hiện nợ thuế, lô hàng mới sẽ bị dừng thông quan, khiến toàn bộ kế hoạch giao hàng bị đảo lộn và phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Việc dừng thông quan do nợ thuế không chỉ làm tăng chi phí lưu kho, lưu bãi mà còn kéo theo chi phí gián tiếp như chậm giao hàng cho khách, vi phạm hợp đồng thương mại hoặc gián đoạn dây chuyền sản xuất. Với các doanh nghiệp sản xuất theo đơn hàng, chỉ cần một lô nguyên liệu bị treo tại cảng cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch vận hành trong nhiều tuần.
Ở góc độ quản lý rủi ro, doanh nghiệp thường xuyên nợ thuế sẽ bị đánh giá mức độ tuân thủ thấp. Khi đó, dù hồ sơ hải quan được chuẩn bị đầy đủ và hàng hóa không phát sinh vấn đề về chất lượng hàng hóa, quy trình xử lý vẫn bị kéo dài do hải quan tăng cường kiểm soát.
Việc bị xếp vào nhóm rủi ro cao khiến doanh nghiệp phải đối mặt với tỷ lệ luồng đỏ cao hơn, thời gian kiểm tra thực tế dài hơn và khả năng bị kiểm tra sau thông quan lớn hơn. Về dài hạn, điều này làm giảm tính chủ động của doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu và làm tăng chi phí logistics trên mỗi đơn vị hàng hóa.
2. Hồ sơ không chuẩn hóa – rủi ro âm thầm khiến doanh nghiệp bị dừng thông quan
Hồ sơ hải quan là nền tảng pháp lý của toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu. Trong bối cảnh hải quan đẩy mạnh số hóa, mọi sai lệch nhỏ trong hồ sơ đều có thể bị hệ thống phát hiện ngay khi doanh nghiệp thực hiện khai báo.
Không giống như trước đây khi nhiều bước kiểm tra còn phụ thuộc vào con người, hiện nay dữ liệu khai báo được đối chiếu tự động với cơ sở dữ liệu giá, mã HS, chính sách mặt hàng và lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp. Chỉ cần một chỉ tiêu không hợp lý, hệ thống có thể đưa ra cảnh báo rủi ro ngay tại thời điểm khai báo.
Các lỗi phổ biến bao gồm khai sai mã HS, mô tả hàng hóa không đúng bản chất, trị giá không phù hợp với giao dịch thực tế. Chỉ cần một điểm bất hợp lý, lô hàng có thể bị dừng thông quan để xác minh, kéo theo thời gian xử lý kéo dài.
Đáng chú ý, nhiều doanh nghiệp lựa chọn mã HS dựa trên kinh nghiệm cũ hoặc tham khảo từ lô hàng của đơn vị khác mà không đánh giá lại bản chất kỹ thuật của sản phẩm. Khi chính sách mặt hàng thay đổi hoặc tiêu chí phân loại được siết chặt, sai sót này dễ trở thành nguyên nhân khiến hồ sơ bị giữ lại để kiểm tra.
Đáng chú ý, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung xử lý giấy tờ mà bỏ qua việc rà soát tính phù hợp tổng thể khi làm thủ tục hải quan. Trong một số trường hợp, dù hàng hóa không có vấn đề về chất lượng hàng hóa, hồ sơ không chuẩn vẫn là nguyên nhân trực tiếp khiến lô hàng không thể thông quan đúng kế hoạch.
Hậu quả của hồ sơ không chuẩn hóa không dừng lại ở một lô hàng. Khi bị ghi nhận sai phạm, doanh nghiệp có thể bị đưa vào danh sách theo dõi, tăng tần suất kiểm tra cho các lô hàng tiếp theo. Điều này khiến chi phí logistics tăng dần theo thời gian và làm giảm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
3. Không đáp ứng yêu cầu quản lý chuyên ngành về chất lượng hàng hóa
Trong những năm gần đây, chất lượng hàng hóa trở thành yếu tố kiểm soát trọng tâm khi doanh nghiệp đưa hàng qua cửa khẩu. Nhiều mặt hàng chỉ được phép thông quan sau khi hoàn tất kiểm tra chuyên ngành theo quy định.
Xu hướng quản lý hiện nay không chỉ tập trung vào số lượng hay trị giá mà còn hướng đến yếu tố an toàn, môi trường và quyền lợi người tiêu dùng. Do đó, danh mục hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành ngày càng được mở rộng, đặc biệt với các nhóm hàng tiêu dùng, thiết bị điện – điện tử, máy móc và thực phẩm.
Các trường hợp thường gặp bao gồm hàng phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc xin giấy phép nhập khẩu. Nếu doanh nghiệp chưa hoàn tất thủ tục liên quan, lô hàng sẽ bị dừng thông quan, dù đã hoàn thành nhiều khâu chuẩn bị khác.
Nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp thời gian thực hiện kiểm tra chuyên ngành, cho rằng chỉ cần bổ sung hồ sơ là có thể thông quan ngay. Tuy nhiên, trên thực tế, quá trình lấy mẫu, thử nghiệm và trả kết quả có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, đặc biệt trong mùa cao điểm nhập khẩu.
Điểm đáng lưu ý là không ít doanh nghiệp chỉ phát hiện vướng mắc khi hàng đã về cảng. Lúc này, dù hồ sơ hải quan đã sẵn sàng, việc chậm đăng ký kiểm tra chuyên ngành vẫn khiến quá trình làm thủ tục hải quan bị kéo dài và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi đáng kể.
Về lâu dài, việc không chủ động nghiên cứu chính sách quản lý chuyên ngành sẽ khiến doanh nghiệp luôn ở thế bị động, phụ thuộc vào tình huống phát sinh. Điều này không chỉ làm tăng chi phí mà còn ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục nhập khẩu sản phẩm nhựa gia dụng – từ A đến Z.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, gồm: làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài để theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ và chính xác; kiểm tra chứng từ, đàm phán điều kiện giao hàng để tối ưu điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C. Đồng thời, chúng tôi xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp, lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận chuyển có chi phí hợp lý, thời gian giao nhanh.
Đặc biệt, Lê Nguyễn Transport & Logistics đảm nhận toàn bộ thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn. Giao hàng tận kho, doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng, không phải lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.
Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Lê Nguyễn cam kết xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu, từ vướng mắc hồ sơ đến các yêu cầu đặc biệt từ hải quan. Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính. Chúng tôi bảo hành quy trình và hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển, giao nhận hoặc thông quan hàng hóa.
Lê Nguyễn Transport & Logistics không chỉ là một đơn vị giao nhận mà còn là đối tác phòng XNK chiến lược, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.
Xem thêm:
CÁC LỖI KHAI BÁO HẢI QUAN THƯỜNG BỊ KIỂM TRA KỸ DỊP TẾT: 4 VẤN ĐỀ DOANH NGHIỆP PHẢI TRÁNH
Đối chiếu nguyên vật liệu với Hải quan: 5 sai sót khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế
QUY TRÌNH HẢI QUAN KIỂM TRA SAU THÔNG QUAN ĐỊNH MỨC: 4 BƯỚC DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0909742035
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
