Để tránh bị kiểm tra lại cơ sở sản xuất trong năm 2025, doanh nghiệp cần chuẩn hóa đầy đủ bộ hồ sơ, minh bạch về địa điểm sản xuất, và chứng minh rõ ràng năng lực sản xuất thực tế. Khi dữ liệu thiếu nhất quán hoặc hồ sơ không phản ánh đúng hoạt động tại nhà xưởng, Hải quan rất dễ đưa doanh nghiệp vào diện giám sát trọng điểm. Dưới đây là 5 nhóm hồ sơ quan trọng nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để vận hành an toàn.
1. Hồ sơ pháp lý xác nhận cơ sở sản xuất hợp lệ
Nhóm hồ sơ này chứng minh doanh nghiệp có địa điểm sản xuất rõ ràng, hợp pháp và đang vận hành đúng ngành nghề đăng ký. Hải quan thường kiểm tra tính đầy đủ và mức độ nhất quán của bộ hồ sơ pháp lý để đảm bảo doanh nghiệp không khai báo sai hoặc sử dụng nhà xưởng ảo.
Hồ sơ cần có trong nhóm pháp lý
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thể hiện ngành nghề sản xuất liên quan.
- Hợp đồng thuê nhà xưởng hoặc chứng từ chứng minh quyền sở hữu.
- Sơ đồ tổng thể cơ sở sản xuất, thể hiện đầy đủ khu vực sản xuất, kho nguyên liệu, kho thành phẩm và văn phòng.
- Hóa đơn điện – nước từ 3 đến 6 tháng gần nhất để chứng minh hoạt động liên tục của nhà xưởng.
- Hồ sơ môi trường và phòng cháy chữa cháy theo quy định.
Hồ sơ pháp lý rõ ràng là điều kiện đầu tiên để doanh nghiệp hạn chế nguy cơ bị yêu cầu kiểm tra lại cơ sở sản xuất.
2. Hồ sơ năng lực sản xuất phản ánh đúng khả năng vận hành của doanh nghiệp
Đây là nhóm tài liệu quan trọng nhất trong bộ hồ sơ cơ sở sản xuất, bởi Hải quan dựa vào đây để đánh giá khả năng doanh nghiệp có thể thực hiện đơn hàng theo sản lượng đã khai báo. Năng lực sản xuất phải được thể hiện bằng dữ liệu thực tế, không chỉ bằng lời khai.
Các tài liệu thể hiện năng lực sản xuất
Máy móc – thiết bị
- Danh mục máy móc kèm công suất, số lượng, năm sản xuất.
- Hình ảnh máy móc tại xưởng và hồ sơ bảo trì định kỳ.
Năng suất sản xuất
- Năng suất từng công đoạn và năng suất tổng dây chuyền.
- Công suất tối đa được thiết kế và công suất thực tế đang vận hành.
Nhân sự sản xuất
- Danh sách lao động trực tiếp sản xuất.
- Hợp đồng lao động, bảng chấm công và sơ đồ bố trí nhân sự theo dây chuyền.
Hồ sơ năng lực sản xuất phải đồng nhất và phù hợp với quy mô của cơ sở sản xuất; nếu có chênh lệch lớn, doanh nghiệp rất dễ bị kiểm tra thực địa.
3. Hồ sơ địa điểm sản xuất và bố trí mặt bằng rõ ràng, nhất quán
Địa điểm sản xuất là yếu tố quan trọng để chứng minh doanh nghiệp thực sự sản xuất tại vị trí đã khai báo. Hải quan thường kiểm tra sự phù hợp giữa sơ đồ mặt bằng, diện tích xưởng, bố trí công đoạn và năng lực sản xuất thực tế.
Những hồ sơ doanh nghiệp cần hoàn thiện
- Sơ đồ mặt bằng chi tiết (layout) thể hiện rõ các khu vực chính trong cơ sở sản xuất.
- Hình ảnh cập nhật theo từng khu vực, có ghi chú và mốc thời gian.
- Mô tả chức năng từng khu vực trong cơ sở sản xuất: khu sản xuất, kho NPL, kho thành phẩm, khu đóng gói…
- Bảng mô tả diện tích sử dụng và khả năng đáp ứng sản lượng.
Hồ sơ minh bạch giúp chứng minh địa điểm sản xuất phù hợp với năng lực sản xuất và quy mô hàng hóa doanh nghiệp khai báo.
4. Hồ sơ nguyên vật liệu và báo cáo tồn kho đầy đủ, khớp số liệu
Quản lý nguyên vật liệu là phần cốt lõi để đánh giá tính tuân thủ của doanh nghiệp. Sự nhất quán giữa báo cáo tồn kho, hệ thống ERP và dữ liệu tại cơ sở sản xuất là yếu tố quyết định việc doanh nghiệp có bị nghi ngờ gian lận hay không.
Tài liệu cần đảm bảo chính xác
- Báo cáo nhập – xuất – tồn theo từng mã nguyên liệu.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và chứng từ chuyển kho nội bộ.
- Biên bản kiểm kê định kỳ, kèm hình ảnh hoặc dữ liệu ERP.
- Tem, nhãn nguyên liệu theo mã nhận diện thống nhất nội bộ và trên tờ khai.
Nếu số liệu tồn kho không khớp với diện tích lưu kho hoặc năng lực sản xuất, doanh nghiệp có nguy cơ rất cao bị kiểm tra lại cơ sở sản xuất.
5. Hồ sơ sản xuất thực tế và phế liệu – phế phẩm minh bạch
Để chứng minh quá trình sản xuất là có thật, doanh nghiệp cần duy trì hồ sơ đầy đủ về hoạt động sản xuất và lượng phế liệu – phế phẩm phát sinh tại cơ sở sản xuất.
Hồ sơ cần có trong nhóm này
- Nhật ký vận hành máy móc theo từng ca sản xuất.
- Phiếu xuất nguyên liệu đưa vào sản xuất.
- Phiếu nhập kho thành phẩm sau khi hoàn thiện.
- Hình ảnh hoặc video ghi nhận công nhân vận hành máy.
- Sổ theo dõi phế liệu – phế phẩm, biên bản tiêu hủy hoặc hóa đơn bán phế liệu.
Hồ sơ sản xuất rõ ràng giúp chứng minh doanh nghiệp sử dụng nguyên liệu đúng mục đích, tránh nguy cơ bị đánh giá gian lận sản xuất hoặc thất thoát nguyên liệu.
Khi doanh nghiệp chuẩn hóa đầy đủ 5 nhóm hồ sơ gồm:
(1) Hồ sơ pháp lý, (2) Hồ sơ năng lực sản xuất, (3) Hồ sơ địa điểm sản xuất, (4) Hồ sơ nguyên vật liệu và báo cáo tồn kho, (5) Hồ sơ sản xuất thực tế và phế liệu – phế phẩm, doanh nghiệp gần như loại bỏ được rủi ro bị kiểm tra lại cơ sở sản xuất.
Một bộ hồ sơ cơ sở sản xuất được xây dựng đầy đủ, nhất quán và cập nhật định kỳ cũng là minh chứng mạnh mẽ cho năng lực sản xuất, uy tín và khả năng đáp ứng đơn hàng của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng toàn cầu.
6. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục nhập khẩu sản phẩm nhựa gia dụng – từ A đến Z.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, gồm: làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài để theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ và chính xác; kiểm tra chứng từ, đàm phán điều kiện giao hàng để tối ưu điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C. Đồng thời, chúng tôi xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp, lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận chuyển có chi phí hợp lý, thời gian giao nhanh.
Đặc biệt, Lê Nguyễn Transport & Logistics đảm nhận toàn bộ thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn. Giao hàng tận kho, doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng, không phải lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.
Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Lê Nguyễn cam kết xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu, từ vướng mắc hồ sơ đến các yêu cầu đặc biệt từ hải quan. Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính. Chúng tôi bảo hành quy trình và hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển, giao nhận hoặc thông quan hàng hóa.
Lê Nguyễn Transport & Logistics không chỉ là một đơn vị giao nhận mà còn là đối tác phòng XNK chiến lược, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.
>> Xem thêm:
- Những Điều Cần Biết Về Thủ Tục Nhập Khẩu Hóa Chất Ngành Nhựa Năm 2025
- Các Rủi Ro Thường Gặp Khi Nhập Khẩu Đèn LED Và Cách Phòng Tránh (Cập Nhật 2025)
- PO (Purchase Order) là gì? Những thông tin cần biết về PO
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0961296889
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
