Công bố mỹ phẩm là điều kiện pháp lý bắt buộc trước khi đưa hàng về Việt Nam, tuy nhiên rất nhiều doanh nghiệp vẫn chủ quan hoặc hiểu sai quy trình, dẫn đến việc hàng bị giữ tại cảng và phát sinh chi phí không đáng có liên quan đến thông tin hồ sơ.
Việc thiếu hoặc sai sót hồ sơ hải quan nhập khẩu và không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kiểm định ngay từ đầu có thể khiến lô mỹ phẩm không được thông quan, thậm chí bị xử phạt hoặc buộc tái xuất theo quy định hiện hành.
1. Không thực hiện công bố mỹ phẩm trước khi nhập khẩu – lỗi pháp lý nghiêm trọng nhưng rất phổ biến
Theo Luật Dược 2016, Nghị định 93/2016/NĐ-CP và Thông tư 06/2011/TT-BYT, mỹ phẩm nhập khẩu chỉ được phép lưu hành tại Việt Nam khi đã hoàn tất thủ tục công bố mỹ phẩm hợp lệ với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp nhập khẩu mỹ phẩm gặp lỗi ngay từ khâu đầu tiên do chưa nắm rõ yêu cầu về thông tin hồ sơ hoặc cho rằng chỉ cần làm thủ tục khi hàng về đến cảng. Cách hiểu này hoàn toàn sai và tiềm ẩn rủi ro pháp lý lớn. Khi cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ hải quan nhập khẩu, nếu phát hiện lô hàng chưa được công bố, hàng hóa sẽ bị dừng thông quan ngay lập tức.
Ngoài ra, việc chưa hoàn tất hồ sơ kiểm định liên quan đến thành phần, nhãn mác, công thức sản phẩm cũng khiến doanh nghiệp không thể bổ sung hồ sơ kịp thời trong thời gian lưu container tại cảng. Điều này làm phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, phí DEM/DET và kéo dài thời gian xử lý, ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh.
Ở góc độ quản lý rủi ro, lỗi không thực hiện công bố mỹ phẩm trước khi nhập khẩu thường xuất phát từ ba nguyên nhân chính: doanh nghiệp mới tham gia thị trường, thay đổi nhà cung cấp nước ngoài nhưng không cập nhật hồ sơ, hoặc giao toàn bộ quy trình cho đối tác logistics không chuyên sâu về pháp lý mỹ phẩm. Đây là những sai lầm mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể tránh nếu được tư vấn đúng ngay từ đầu.
2. Hệ quả khi nhập khẩu mỹ phẩm chưa công bố: không chỉ là phạt tiền
Việc không hoàn tất công bố mỹ phẩm trước khi hàng về không đơn thuần chỉ dừng lại ở mức xử phạt hành chính. Trên thực tế, hệ quả kéo theo thường nghiêm trọng hơn rất nhiều, đặc biệt đối với doanh nghiệp nhập khẩu số lượng lớn hoặc hàng có tính thời vụ cao.
Trước hết, khi kiểm tra hồ sơ hải quan nhập khẩu, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu xuất trình số tiếp nhận công bố còn hiệu lực. Nếu không có, doanh nghiệp buộc phải làm công bố bổ sung trong tình trạng “bị động”, trong khi hàng đã nằm tại cảng. Lúc này, mọi sai sót nhỏ trong thông tin hồ sơ như tên sản phẩm, nhà sản xuất, thành phần INCI không khớp đều có thể khiến hồ sơ bị trả về và phải chỉnh sửa nhiều lần.
Thứ hai, việc thiếu hồ sơ kiểm định hoặc kết quả đánh giá an toàn thành phần có thể khiến cơ quan quản lý nghi ngờ sản phẩm nằm ngoài phạm vi mỹ phẩm. Khi đó, lô hàng có nguy cơ bị chuyển sang diện kiểm tra chuyên ngành khác, kéo dài thời gian xử lý và làm tăng chi phí đáng kể.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn đối mặt với nguy cơ bị xử phạt theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP với mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng, kèm theo biện pháp khắc phục hậu quả như buộc tái xuất hoặc tiêu hủy hàng hóa. Trong nhiều trường hợp, dù đã hoàn tất công bố mỹ phẩm sau đó, doanh nghiệp vẫn không thể cứu được tiến độ kinh doanh do thời gian xử lý quá lâu.
3. Quy trình đúng khi thực hiện công bố mỹ phẩm trước nhập khẩu
Để tránh toàn bộ các rủi ro nêu trên, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình chuẩn, trong đó công bố mỹ phẩm phải được xem là bước bắt buộc trước khi ký hợp đồng vận chuyển hoặc mở tờ khai nhập khẩu. Dưới đây là các bước thực hiện đúng theo thực tế triển khai:
Bước 1: Rà soát sản phẩm và phạm vi quản lý
Doanh nghiệp cần xác định rõ sản phẩm có thuộc phạm vi mỹ phẩm hay không, dựa trên công dụng, thành phần và hướng dẫn sử dụng. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin hồ sơ và cơ quan tiếp nhận công bố.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ công bố đầy đủ
Bộ hồ sơ cần được chuẩn hóa ngay từ đầu, bao gồm phiếu công bố, giấy ủy quyền của nhà sản xuất, bảng thành phần chi tiết và các tài liệu kỹ thuật liên quan. Việc chuẩn bị không đồng bộ sẽ gây khó khăn khi kết nối với hồ sơ hải quan nhập khẩu sau này.
Bước 3: Kiểm tra thành phần và hồ sơ kiểm định
Doanh nghiệp cần đối chiếu thành phần với các danh mục cấm/hạn chế sử dụng theo quy định của Bộ Y tế. Hồ sơ kiểm định trong bước này đóng vai trò then chốt để tránh việc sản phẩm bị đánh giá sai phạm vi hoặc bị yêu cầu kiểm tra bổ sung.
Bước 4: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả công bố
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần theo dõi sát tiến độ xử lý và kịp thời điều chỉnh nếu có yêu cầu bổ sung. Chỉ khi đã có số tiếp nhận công bố mỹ phẩm, doanh nghiệp mới nên tiến hành các bước nhập khẩu tiếp theo.
Bước 5: Đồng bộ hồ sơ khi làm thủ tục nhập khẩu
Khi mở tờ khai, toàn bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu cần khớp tuyệt đối với nội dung đã công bố, từ tên sản phẩm, nhãn mác đến thông tin nhà sản xuất. Sự đồng bộ này giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và hạn chế tối đa rủi ro bị kiểm tra sau thông quan.
4. Lê Nguyễn Transport & Logistics – Phòng xuất nhập khẩu thuê ngoài trọn gói, tối ưu chi phí và quy trình
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hoặc muốn tối ưu nguồn lực, thuê ngoài là lựa chọn hiệu quả. Lê Nguyễn Transport & Logistics với hơn 10 năm kinh nghiệm chính là đơn vị đáng tin cậy để bạn giao phó toàn bộ thủ tục nhập khẩu sản phẩm nhựa gia dụng – từ A đến Z.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ XNK thuê ngoài trọn gói, gồm: làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài để theo dõi tiến độ sản xuất, yêu cầu chứng từ đầy đủ và chính xác; kiểm tra chứng từ, đàm phán điều kiện giao hàng để tối ưu điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán quốc tế như T/T, L/C. Đồng thời, chúng tôi xây dựng giải pháp vận chuyển phù hợp, lựa chọn tuyến đường, phương tiện và hãng vận chuyển có chi phí hợp lý, thời gian giao nhanh.
Đặc biệt, Lê Nguyễn Transport & Logistics đảm nhận toàn bộ thủ tục hải quan: kê khai chính xác, xử lý hồ sơ nhanh, thông quan hàng hóa trơn tru, không phát sinh chi phí ẩn. Giao hàng tận kho, doanh nghiệp chỉ cần kiểm đếm và đưa vào sử dụng, không phải lo xử lý giấy tờ hay liên hệ nhiều bên.
Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Lê Nguyễn cam kết xử lý linh hoạt mọi tình huống phát sinh trong quá trình nhập khẩu, từ vướng mắc hồ sơ đến các yêu cầu đặc biệt từ hải quan. Chi phí rõ ràng, minh bạch, không phụ phí bất ngờ giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch tài chính. Chúng tôi bảo hành quy trình và hỗ trợ nếu có rủi ro trong vận chuyển, giao nhận hoặc thông quan hàng hóa.
Lê Nguyễn Transport & Logistics không chỉ là một đơn vị giao nhận mà còn là đối tác phòng XNK chiến lược, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi chặng đường phát triển.
Xem thêm:
Liên hệ tư vấn miễn phí
Hotline: 0909742035
Email: marketing@lenguyentst.com.vn
Facebook: www.facebook.com/www.lenguyentst.com.vn
