Ngày nay, khi việc giao thương buôn bán với nước ngoài dần trở nên phổ biến, thì các cá nhân và doanh nghiệp thường xuyên xuất – nhập khẩu các lô hàng hóa đến các quốc gia khác. Và khi thực hiện điều này, thủ tục chứng từ là yếu tố không thể bỏ qua. Tuy nhiên, đối với những người mới chưa hoặc chân ướt chân ráo mới vào nghề, hẳn còn đang hoang mang về phạm trù chứng từ.
Vậy chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Hồ sơ hải quan đối với hàng hoá xuất và nhập khẩu như thế nào là đúng? Có bao nhiêu loại chứng từ cần có trong bộ hồ sơ? Ngay bây giờ, hãy cùng Lê Nguyễn Logistics tìm hiểu một số kiến thức về chứng từ nhé!
1. Chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Chức năng?
Trong quá trình làm thủ tục xuất – nhập khẩu hàng hóa, các giấy tờ chứng từ đã trở thành một bộ phận quan trọng đối với từng cá nhân, doanh nghiệp. Vì vậy, bộ chứng từ xuất – nhập khẩu chính là thủ tục hoàn thiện những giấy tờ để cá nhân, doanh nghiệp hoàn thành việc nhập hoặc xuất một lô hàng.
Khái niệm
Nói một cách dễ hiểu, bộ chứng từ xuất – nhập khẩu chính là việc tổng hợp những chứng từ liên quan đến các hoạt động xuất – nhập các loại hàng hóa. Theo đó, một bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ bao gồm đầy đủ các chứng từ về bảo hiểm, thanh toán, giao thông, hàng hóa, vận tải và thanh toán để chứng minh một sự việc. Hay để làm căn cứ giúp cá nhân dễ dàng thanh toán, nhận hàng và khiếu nại, hoặc trong trường hợp được bồi thường nếu mâu thuẫn giữa hai bên có xảy ra và không tìm được tiếng nói chung.
Bộ chứng từ xuất – nhập khẩu có chức năng gì?
Như đã nêu ở mục trên, bộ chứng từ sẽ bao gồm nhiều loại chứng từ nhỏ. Mỗi loại chứng từ sẽ có nhiệm vụ và chức năng riêng. Nhưng nhìn chung, bộ chứng từ xuất – nhập khẩu đều có chức năng chủ yếu là giúp quá trình thanh toán toán tiền hàng được minh bạch và rành mạch hơn. Từ đó, bộ chứng từ sẽ hỗ trợ cho các cá nhân, doanh nghiệp trong những trường hợp muốn khiếu nại, đổi trả hàng hóa khi nhà nhập khẩu và nơi xuất khẩu phát sinh những mâu thuẫn khó giải quyết.
Ngoài ra, vì thời hạn làm thủ tục hải quan có thể đến 15 ngày nên bạn cần chuẩn bị trước bộ hồ sơ hoàn chỉnh tránh mất thời gian.
2. 8+ chứng từ cần có trong bộ hồ sơ xuất – nhập khẩu tại Việt Nam
Hiện nay tại Việt Nam, các cá nhân, doanh nghiệp muốn hoàn thành chứng từ xuất – nhập khẩu hàng hóa, sẽ phải lựa chọn những giấy tờ chứng từ riêng phù hợp với nhu cầu, mục đích và điều kiện riêng. Tuy nhiên, việc lựa chọn các loại giấy tờ chứng từ như thế nào, và làm sao cho đúng và tiện lợi thì không phải ai cũng biết bởi một bộ chứng từ có hơn 12 loại chứng từ khác nhau.
Các hàng hóa xuất – nhập khẩu là rất đa dạng, cho nên người chọn chứng từ còn phải tùy thuộc vào loại mặt hàng xuất – nhập khẩu của mình cũng như nắm rõ các quy định của từng loại hàng là hoàn toàn khác nhau. Điều này gây hoang mang đến người làm thủ tục và có thể ảnh hưởng đến toàn bộ qua trình xuất – nhập khẩu. Song, với những thông tin chia sẻ này, Giaonhan247 hi vọng sẽ giúp ích được cho bạn!
2.1. Chứng từ bắt buộc
Trước tiên, khi tiến hành chọn các loại chứng từ dành cho hàng hóa, ắt hẳn những chứng từ mà người dùng phải lựa chọn và khai báo chính là các loại chứng từ bắt buộc. Hiện nay, có 5 loại chứng từ bắt buộc chính, gồm:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hợp đồng thương mại chính là chứng từ đầu tiên bạn sẽ phải làm ngay khi thực hiện quá trình mua bán hàng hóa. Đây là văn bản thỏa thuận giữa 2 bên. Hợp đồng thương mại là chứng từ quan trọng để 2 bên có thể căn cứ để xác định các rủi ro, chi phí và trách nhiệm của nhau có liên quan đến quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa. Đây là chứng từ có thể được người bán hoặc người mua phát hành.
Lưu ý rằng, hợp đồng thương mại là chứng từ ràng buộc cả 2 bên mua và bán phải thỏa thuận và thanh toán với nhau. Vì vậy, đây không phải chứng từ cần xuất trình khi thông quan.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invocie)
Hóa đơn thương mại là loại chứng từ có nhiệm vụ dùng để thanh toán, hóa đơn này được người xuất khẩu hàng hóa (bên bán) phát hành trong trường hợp yêu cầu người nhập hành hóa (bên mua) phải thanh toán các khoản tiền cho hàng hóa đã bán theo thỏa thuận. Từ đó, bộ phận hải quan sẽ dựa vào hóa đơn thương mại để kê khai giá trị hàng hóa. Vì vậy, đây là chứng từ quan trọng phải có trong suốt quá trình thanh toán và lưu trữ về sau.
Vì chức năng chính của hóa đơn thương mại là thanh toán, nên khi thực hiện, hóa đơn phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung như: phương thức thanh toán, đơn giá, tổng tiền, thông tin ngân hàng,…Lưu ý khi làm chứng từ này, bạn phải đảm bảo số tiền giao dịch và số tiền trong hóa đơn phải khớp với nhau.
Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn là chứng từ được dùng với mục đích xác nhận hàng hóa xuất nhập khẩu được xếp lên các phương tiện vận tải nào. Chứng từ này sẽ do bên đơn vị vận chuyển phát hành, bên mua và bên bán có thể theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa thông qua thẻ phát hành vận đơn.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Ngay sau quá trình đóng hàng và kiểm kê hàng hóa nhập khẩu hoành thành, thì phiếu đóng gói hàng hóa sẽ được lập ra. Loại chứng từ này được hải quan dùng để làm căn cứ xác định và đánh giá thực tế quá trình xuất – nhập khẩu của công ty có đúng như khai báo không.
Đây là loại chứng từ được được bên bán phát hành cho bên mua khi đã hoàn thành các thủ tục xuất và giao hàng. Dựa vào chứng từ này, người mua có thể kiểm kê được số lượng thực của hàng hóa. Ngoài ra, hải quan sẽ biết được kế hoạch khai thác hàng hóa, bố trí phương tiện vận trải, nhân lực và kho bãi nếu hàng được nhập về.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan là chứng từ kê khai hàng hóa xuất – nhập khẩu với cơ quan hải quan. Nếu được thông quan hàng hóa sẽ có đủ điều kiện để xuất – nhập khẩu sang nước khác. Khi làm chứng từ này bạn sẽ phải làm 2 lần để đối chiếu là tờ khai xuất khẩu và tở khai nhập khẩu. Tùy vào mức độ và danh mục từng hàng hóa.
2.2. Chứng từ thường có
Bên cạnh những chứng từ bạn bắt buộc phải có ra, thì sẽ có một số loại chứng từ xuất – nhập khẩu mà bạn có thể thường xuyên sử dụng như:
Thư tín dụng (L/C)
Thư tín dụng là thư do ngân hàng phát hàng theo yêu cầu của bên mua với cam kết sau khi nhập khẩu sẽ trả tiền đủ và đúng hạn cho bên bán.
Chứng thư bảo hiểm (Insurace Certificate)
Khác với thư tín dụng, đây là hợp đồng bảo hiểm do người xuất và nhập tự nguyện mua hoặc bắt buộc phải mua. Chứng thư bảo hiểm sẽ bao gồm giấy chứng nhận bảo hiểm và đơn bảo hiểm. Tùy theo điều kiện giao hàng là CIF hay FOB, mà việc mua bảo hiểm sẽ do 1 trong 2 bên mua và bán thực hiện.
Chứng nhận xuất xứ (C/O)
Loại chứng từ này được sử dụng với mục đích cung cấp các thông tin về xuất xứ hàng hóa. Đây là chứng từ quan trọng cho bên mua để được xin miễn giảm thuế hoặc ưu đãi đặc biệt.
Chứng thư kiểm dịch (PC – Phytosanitary Certificate)
Đây là loại chứng từ được cơ quan kiểm dịch chứng nhận và cấp giấy, nhằm hạn chế sự lây lan dịch bệnh giữa các nước. Đây là chứng từ bắt buộc đối với một số nước nhập khẩu các hàng hóa có nguồn gốc từ động – thực vật.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo một số chứng từ xuất – nhập khẩu khác:
- Chứng nhận vệ sinh
- Chứng nhận kiểm định
- Chứng nhận kiểm định chất lượng
- …
Hy vọng, qua những thông tin hữu ích mà Lê Nguyễn Logistics đã chia sẻ ở trên. Có thể giúp bạn hiểu và tìm được các loại chứng từ phù hợp và cần có trong bộ hồ sơ xuất – nhập khẩu nhé! Nếu có bất cứ thắc mắc nào, hãy nhanh chóng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ ngay bạn nhé!
Xem thêm: Chuẩn bị bộ chứng từ vận tải theo phương thức thanh toán L/C
Liên hệ
Hotline/ Zalo: 0813892889
Address: 131/6 Đường số 8, P. Linh Xuân, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
Email: thuytrinh@lenguyentst.com.vn
Gmail: thuytrinh10b@gmail.com
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ LÊ NGUYỄN CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ:
> Vận chuyển hàng hóa quốc tế đường biển
> Vận chuyển hàng hóa quốc tế đường hàng không
> Vận chuyển hàng đóng ghép container, hàng kho CFS – CFS
> Dịch vụ khai báo hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu
> Dịch vụ vận chuyển nội địa bằng xe tải, xe đầu kéo đến kho, xưởng khách hàng
> Dịch vụ xin giấy phép nhập khẩu, công bố, hợp quy, hợp chuẩn, kiểm định, kiểm tra chất lượng
